วิธีสแกนและส่งอีเมลเอกสาร

การสแกนและส่งเอกสารส่วนตัวหรือเอกสารทางธุรกิจเป็นไฟล์แนบในอีเมลสามารถประหยัดเวลาและเงินได้ เนื่องจากคุณไม่ต้องกังวลกับค่าพิมพ์หรือค่าไปรษณีย์ แม้ว่าการเลือกรูปแบบไฟล์ที่ถูกต้องจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่กระบวนการก็ไม่ยาก และโดยทั่วไปขั้นตอนการสแกนจะเหมือนกัน ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องสแกนแบบสแตนด์อะโลนหรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น เช่นเดียวกับการแนบเอกสารที่สแกนไปกับอีเมล เนื่องจากโดยทั่วไปขั้นตอนการแนบไฟล์จะเหมือนกันในโปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่

สแกนเนอร์ส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณเลือกระหว่างไฟล์ PDF และ JPEG ไฟล์ PDF เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการสแกนเอกสารที่มีข้อความหรือกราฟิกแบบเวกเตอร์ที่มีจุด เส้น รูปร่าง และส่วนโค้ง การใช้รูปแบบนี้ยังช่วยให้คุณสามารถรวมเอกสารที่มีมากกว่าหนึ่งหน้าเป็นไฟล์เดียวได้ รูปแบบไฟล์ JPEG เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับภาพถ่าย เนื่องจากช่วยให้คุณบีบอัดข้อมูลภาพและลดขนาดไฟล์ขนาดใหญ่ได้

ทำความสะอาดกระจกสแกนเนอร์ด้วยผ้านุ่มที่สะอาด วางเอกสารคว่ำหน้าลงบนกระจกสแกนเนอร์ จัดแนวโดยใช้เครื่องหมายบอกแนวตามขอบแก้วแล้วลดฝาครอบลง เลือก "สแกน" บนเมนูเครื่องพิมพ์ เลือกคอมพิวเตอร์ที่คุณต้องการสแกนเอกสาร เลือกประเภทไฟล์และเริ่มการสแกน อีกวิธีหนึ่งคือเปิดซอฟต์แวร์ที่คุณติดตั้งระหว่างการตั้งค่าและสแกนเอกสารจากคอมพิวเตอร์ของคุณ

เมื่อการสแกนเสร็จสิ้น Windows Explorer หรือ My Documents จะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ การสแกนที่คุณเพิ่งเสร็จสิ้นจะเป็นรายการสุดท้ายในรายการ เปิดและตรวจสอบเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าสแกนถูกต้อง จากนั้นคลิกปุ่ม "บันทึก" เปลี่ยนชื่อไฟล์จากชื่อปัจจุบัน เช่น Scan0001.jpg ให้มีความหมายมากขึ้น เช่น "Company Phone List" และบันทึกไฟล์ไว้ในตำแหน่งที่สะดวก

มีสองวิธีในการแนบเอกสารไปกับอีเมล ในวิธีแรก ให้คลิกขวาที่ชื่อไฟล์จากตำแหน่งปัจจุบัน จากเมนูป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก "ส่งไปที่" จากนั้นเลือก "ผู้รับอีเมล" หน้าต่างข้อความใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมกับเอกสารแนบแล้ว วิธีที่สองคือการเปิดโปรแกรมอีเมลและเขียนข้อความใหม่ เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือกปุ่ม "แนบไฟล์" ที่ด้านบนของหน้าต่างข้อความ ไปที่ตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์เอกสาร เลือกและคลิก "แทรก" ไฟล์จะแนบโดยที่คุณไม่ต้องดำเนินการใดๆ เพิ่มเติม จากนั้นคุณสามารถส่งอีเมลได้