ส่วนของหัวจดหมาย

หัวจดหมายเป็นเครื่องเขียนที่มีชื่อและที่อยู่ของบุคคลหรือธุรกิจ นอกจากนี้ยังอาจมีโลโก้บริษัท โลโก้ส่วนตัว หรือกราฟิกอื่นๆ เช่น รูปภาพตามฤดูกาล หัวจดหมายใช้เพื่อให้การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรดูเป็นมืออาชีพในการติดต่อทางจดหมายที่เป็นทางการ ตัวอย่างเช่น วิทยาลัยมักรวมตราประทับบนหัวจดหมายเพื่อเป็นสัญญาณการสื่อสารอย่างเป็นทางการจากโรงเรียน

ชื่อบุคคลหรือธุรกิจที่ส่งจดหมายจะปรากฏที่ด้านบนสุดของหัวจดหมาย โดยปกติ ตรงกลาง แต่บางแบบอาจมีด้านซ้ายหรือขวา หรือใช้กับโลโก้ก็ได้ กราฟิก สามารถเพิ่มกราฟิกเพิ่มเติมในหัวจดหมายเพื่อการตกแต่ง

ที่อยู่อาจปรากฏที่ด้านบนใกล้กับชื่อหรือโลโก้ หรือที่ด้านล่างของตัวอักษรในส่วนท้าย ที่อยู่จะประกอบด้วยวิธีการติดต่อที่บุคคลหรือบริษัทต้องการเปิดเผยต่อสาธารณะ เช่น ที่อยู่ทางไปรษณีย์ ที่อยู่อีเมล ที่อยู่เว็บไซต์ และ/หรือโทรศัพท์และหมายเลขแฟกซ์

ในรูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน ชื่อและที่อยู่ของผู้รับจะปรากฏที่ด้านบนของตัวอักษรใต้ข้อมูลหรือโลโก้ของผู้ส่ง คำทักทายถึงผู้รับตามเพื่อเปิดจดหมาย

วันที่ของจดหมายอาจมาก่อนหรือหลังชื่อและที่อยู่ของผู้รับ แต่มาก่อนคำทักทายเสมอ

ส่วนเนื้อหาของกระดาษหัวจดหมายเป็นไปตามคำทักทายและใช้พื้นที่ส่วนใหญ่บนหน้ากระดาษ

ด้านล่างเนื้อความคือส่วนปิดและลายเซ็นของผู้ส่ง หัวจดหมายบางหัวอาจมีภาพกราฟิกของลายเซ็นของผู้ส่ง หากจะส่งจดหมายเป็นไฟล์ทางอีเมลหรือแปลงเป็น PDF (Portable Document Format) เพื่อใช้งานบนเว็บ