งานของ Outlook ช่วยคุณจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำที่สำคัญของคุณ
เครดิตรูปภาพ: รูปภาพ Andreas Rodriguez / iStock / Getty
คุณสามารถผสานรวมวิธีการของ David Allen's Getting Things Done กับ Microsoft Outlook 2013 โดยใช้หมวดหมู่ แฟล็กติดตามผล และลำดับความสำคัญ แม้ว่าคุณจะสามารถกำหนดค่า Outlook บนพีซีของคุณเพื่อปรับใช้วิธีการ GTD ได้ด้วยตนเอง แต่ Add-in ของ Outlook หลายตัวก็มีเครื่องมือการรวม GTD ขั้นสูง คุณสามารถสร้างงานได้โดยตรงจากรายการ Outlook อื่นๆ ของคุณ เช่น อีเมลและการนัดหมาย จากนั้นมอบหมายงานให้กับโครงการและรายการการดำเนินการเพื่อช่วยให้คุณดำเนินการในกล่องขาเข้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
กำหนดค่า Outlook สำหรับ GTD. ด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 1
ป้อนแต่ละโครงการของคุณลงใน Outlook เป็นหมวดหมู่ เพื่อให้คุณสามารถเชื่อมโยงรายการต่างๆ กับโครงการเฉพาะได้ คลิกขวาที่อีเมล การนัดหมาย หรืองาน คลิก "จัดหมวดหมู่" จากนั้นคลิก "หมวดหมู่ทั้งหมด" คลิกปุ่ม "ใหม่…" เพิ่มแต่ละชื่อโครงการและกำหนดสี
วีดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
แปลงรายการ Outlook อื่นๆ เป็นงานตามที่คุณสนใจ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแปลงข้อความอีเมลเป็นงานได้ ลากและวางการนัดหมาย ข้อความเมล ผู้ติดต่อ หรือบันทึกย่อเหนือ "งาน" ในบานหน้าต่างนำทางเพื่อสร้างงานใหม่โดยอัตโนมัติจากเนื้อหาของรายการ
ขั้นตอนที่ 3
กำหนดแฟล็กและลำดับความสำคัญให้กับงานของคุณ เปิดงานแล้วคลิกคำสั่งในกลุ่มติดตามผลของ ribbon หน้าแรกในงานเพื่อเพิ่มแฟล็ก คลิกปุ่ม "ลำดับความสำคัญ" ในกลุ่มแท็กเพื่อทำเครื่องหมายรายการเป็น "ความสำคัญสูง" คุณสามารถใช้ตัวบ่งชี้นี้เพื่อทำเครื่องหมายรายการการดำเนินการของคุณตามระเบียบวิธี GTD
ขั้นตอนที่ 4
ดูรายการงานของคุณตามโครงการ วันที่ หรือความสำคัญ คลิก "งาน" ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกแท็บ "ดู" เลือกจากตัวเลือกมุมมองที่มีอยู่ในกล่องดรอปดาวน์ในกลุ่มการจัดเรียง ตัวอย่างเช่น เลือก "หมวดหมู่" เพื่อจัดเรียงงานของคุณตามโครงการ "วันที่เริ่มต้น" หรือ "วันที่ครบกำหนด" เพื่อจัดเรียงงานของคุณตามวันที่ หรือ "ลำดับความสำคัญ" เพื่อจัดเรียงงานของคุณตามลำดับความสำคัญ
การใช้โปรแกรมเสริม NetCentrics GTD Outlook
ขั้นตอนที่ 1
ดาวน์โหลดและติดตั้งโปรแกรมเสริม Getting Things Done Outlook โดย NetCentrics รุ่นทดลองใช้ฟรี Add-in นี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อลดความซับซ้อนในการประมวลผลรายการ Outlook ตามวิธีการของ David Allen
ขั้นตอนที่ 2
เลือกจากการดำเนินการหลักในแถบเครื่องมือ NetCentrics เพื่อประมวลผลรายการ Outlook ของคุณเป็นงาน ตัวอย่างเช่น เลือกการกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งจากกลุ่ม Getting Things Done ของ Ribbon หน้าแรก: "Action" "Next Action" "Delegate" "Defer" หรือ "สักวันหนึ่ง" เมื่อคุณเลือกหนึ่งในคำสั่งเหล่านี้จากรายการเมล งานจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องและการดำเนินการจะถูกกำหนดให้กับ งาน.
ขั้นตอนที่ 3
จัดการโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ทั้งหมดของคุณโดยใช้ Project Central คลิกปุ่ม "Project Central" ในกลุ่ม Getting Things Done ของ Ribbon หน้าแรก คุณสามารถใช้หน้าต่างนี้เพื่อช่วยคุณจัดระเบียบงานในโครงการเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 4
สร้างรายงานโครงการ คลิกปุ่มเมนู "โครงการ" ใน Project Central แล้วคลิก "สร้างรายงาน… ." เลือกตัวเลือกที่จะรวมไว้ในรายงานของคุณ ตัวอย่างเช่น เลือก "Due Date" จากเมนูดรอปดาวน์ Sort Tasks By คลิก "ตกลง" เพื่อสร้างรายงานของคุณ คลิกปุ่มพิมพ์เพื่อพิมพ์รายงานของคุณ โดยมีไอคอนคล้ายเครื่องพิมพ์กำกับอยู่
การใช้ TaskCracker สำหรับ Add-in ของ Outlook
ขั้นตอนที่ 1
ดาวน์โหลดและติดตั้ง TaskCracker for Outlook รุ่นทดลองใช้ฟรี 30 วัน TaskCracker ช่วยให้คุณจัดระเบียบรายการ Outlook ของคุณโดยใช้การแสดงภาพงานและโครงการของคุณด้วยอินเทอร์เฟซแบบลากแล้ววาง
ขั้นตอนที่ 2
คลิกที่คำสั่ง "Open TaskCracker" ในกลุ่ม Open ของริบบิ้น TaskCracker หรือคุณสามารถคลิก "TaskCracker" ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างโฟลเดอร์ทางด้านซ้าย
ขั้นตอนที่ 3
จัดระเบียบงานของคุณตามลำดับความสำคัญ คลิกที่งาน ลากไปยังส่วนอื่นภายในหน้าจอ TaskCracker จากนั้นปล่อยเพื่อกำหนดงานตามลำดับความสำคัญนั้น คุณสามารถใช้วิธีนี้เพื่อกำหนดการดำเนินการให้กับรายการงานของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเปิดแต่ละงาน
