การใช้มาตรวัดระยะทางของมาตรวัดระยะทางทำให้ติดตามระยะได้ง่ายขึ้น
เครดิตรูปภาพ: Zoonar RF/Zoonar/Getty Images
หากคุณเดินทางไปทำงานบ่อยๆ แม้จะแค่รอบเมืองก็ตาม ค่าใช้จ่ายที่คุณต้องจ่ายนั้นเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ธุรกิจหลายแห่งจ่ายเงินคืนให้กับพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายเหล่านี้ แม้ว่าจะไม่จ่าย คุณก็อาจนำไปหักจากภาษีของคุณได้ วิธีง่ายๆ ในการติดตามระยะทางและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางคือการใช้สเปรดชีต Excel ไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นจากศูนย์ เนื่องจาก Excel 2013 มีเทมเพลตที่มีคุณลักษณะหลากหลาย ซึ่งคุณสามารถเริ่มใช้งานได้ทันที
ขั้นตอนที่ 1
เริ่ม Excel และเลือกแท็บ "ไฟล์" คลิก "ใหม่" พิมพ์ "ไมล์สะสม" ในช่องค้นหาแล้วกด "Enter" คลิกเทมเพลตเพื่อดูตัวอย่าง แล้วคลิก "สร้าง" เพื่อเปิดเวิร์กบุ๊กใหม่ที่มีเทมเพลตที่คุณต้องการใช้ ตัวอย่างเช่น "รายงานค่าใช้จ่ายการเดินทาง" ที่มีสไตล์ประกอบด้วยบันทึกระยะทางและคอลัมน์สำหรับค่าใช้จ่ายอื่นๆ เทมเพลต "บันทึกไมล์สะสมแก๊สพร้อมแผนภูมิ" จะเพิ่มกราฟเส้นที่แสดง MPG ของคุณ และ "รายงานค่าใช้จ่ายการเดินทางพร้อมบันทึกไมล์สะสม" เป็นตารางที่มีความคล่องตัวพร้อมฟังก์ชันในตัวเพื่อคำนวณค่าใช้จ่าย
วีดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
ใส่รายละเอียดการเดินทาง เทมเพลตค่าใช้จ่ายระยะไมล์ส่วนใหญ่มีคอลัมน์หลายคอลัมน์ซึ่งคุณสามารถแสดงรายการข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้ เช่น วันที่ สถานที่ที่คุณเดินทางไปและกลับ วัตถุประสงค์ของการเดินทาง และรายละเอียดอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 3
ป้อนการอ่านมาตรวัดระยะทางตั้งแต่ต้นและสิ้นสุดการเดินทางของคุณ เทมเพลตส่วนใหญ่จะมีคอลัมน์สำหรับตัวเลขแต่ละตัว โดยคำนวณระยะทางสำหรับการเดินทางแต่ละครั้งตามความแตกต่างระหว่างค่าสองคอลัมน์ นอกจากนี้ เทมเพลตจะคำนวณไมล์รวมสำหรับเวิร์กชีตที่ด้านล่างของคอลัมน์ไมล์สะสม
ขั้นตอนที่ 4
เพิ่มฟิลด์ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการติดตามค่าเดินทางอื่นๆ เช่น ค่าอาหาร ค่ารถยนต์ และที่พัก คุณสามารถแทรกคอลัมน์ใหม่ได้ คลิกขวาที่คอลัมน์ถัดจากที่คุณต้องการแทรกคอลัมน์ใหม่ แล้วเลือก "แทรก" Excel แทรกคอลัมน์ใหม่ทางด้านซ้าย เพิ่มคำอธิบายในเซลล์แรกของคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 5
เปลี่ยนรูปลักษณ์ของเวิร์กชีต เลือกแท็บ "เค้าโครงหน้ากระดาษ" แล้วเลือกสีหรือชุดรูปแบบแบบอักษรอื่นเพื่อเปลี่ยนสีและแบบอักษรในเวิร์กชีต คลิกเซลล์ใดก็ได้ในตารางเพื่อเปิดใช้งานแท็บ ออกแบบ ภายใต้ เครื่องมือตาราง แล้วเลือกสไตล์ตารางอื่น หรือเปลี่ยนตัวเลือกสไตล์ตาราง เช่น การเพิ่มหรือเอาแถวหรือคอลัมน์ที่เป็นแถบสีออก
ขั้นตอนที่ 6
คำนวณการชำระคืนไมล์สะสมหากเทมเพลตไม่ทำเช่นนั้น ป้อนอัตราระยะทางในเซลล์ที่ไม่ได้ใช้บนเวิร์กชีต เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแสดงจำนวนเงินที่ชำระคืนแล้วคลิกภายในแถบสูตร ป้อนสูตร "=(เซลล์ที่มีไมล์สะสม) _(อัตราที่มีเซลล์)" เพื่อคำนวณผลรวม ตัวอย่างเช่น หากไมล์สะสมทั้งหมดของคุณอยู่ใน E4 และอัตราของคุณอยู่ใน K4 การป้อน "=E4_K4" จะให้ผลคูณของอัตราไมล์ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 7
คำนวณค่าใช้จ่ายอื่นๆ หากต้องการ หากคุณเพิ่มคอลัมน์สำหรับค่าใช้จ่ายอื่นๆ ให้เลือกเซลล์สุดท้ายในคอลัมน์นั้นแล้วคลิก "ผลรวมอัตโนมัติ" ในกลุ่มการแก้ไขของแท็บหน้าแรก Excel จะคำนวณตัวเลขในคอลัมน์โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณสามารถค้นหายอดรวมของการชำระเงินคืนไมล์สะสมและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ได้ เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแสดงผลรวมและป้อน "=SUM(เซลล์แรก เซลล์ที่สอง)" เพื่อคำนวณผลรวมของคุณ
