คุณสามารถเพิ่มการเตือนความจำได้ก็ต่อเมื่อคุณตั้งค่าสถานะอีเมล
เปิด Microsoft Outlook 2013 และคลิกปุ่ม "อีเมลใหม่" เพื่อสร้างอีเมลใหม่ เขียนอีเมลของคุณ คลิก "ติดตามผล" ในกลุ่มแท็กบนแท็บข้อความ แล้วเลือก "เพิ่มการแจ้งเตือน" หน้าต่างกำหนดเองจะปรากฏขึ้น
ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ตั้งค่าสถานะสำหรับฉัน" เพื่อสร้างการเตือนความจำสำหรับตัวคุณเอง เลือกประเภทธงจากช่อง "ตั้งค่าสถานะไปที่" คุณสามารถเลือกแฟล็ก "ติดตามผล" "สำหรับข้อมูลของคุณ" "ส่งต่อ" "ไม่ต้องการคำตอบ" "อ่าน" "ตอบกลับ" "ตอบกลับทั้งหมด" หรือ "ตรวจสอบ" เลือกวันที่เริ่มต้นสำหรับการตั้งค่าสถานะจากช่อง "วันที่เริ่มต้น" และวันที่ครบกำหนดจากช่อง "วันที่ครบกำหนด" แฟล็กช่วยให้ผู้คนสามารถค้นหาอีเมลที่สำคัญได้อย่างรวดเร็ว อีเมลสามารถจัดเรียงตามสถานะแฟล็ก ทำเครื่องหมายที่ช่อง "เตือนความจำ" และเลือกวันที่และเวลาสำหรับการเตือนความจำจากกล่องดรอปดาวน์สองช่อง
ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ตั้งค่าสถานะสำหรับผู้รับ" แล้วเลือกช่อง "เตือนความจำ" เพื่อตั้งค่าสถานะอีเมลสำหรับผู้รับและเพิ่มการเตือนความจำสำหรับพวกเขา เลือกประเภทธงจากช่อง "ตั้งค่าสถานะเป็น" แล้วตั้งค่าวันที่และเวลาสำหรับการเตือนความจำโดยใช้กล่องดรอปดาวน์สองช่อง คลิก "ตกลง" เพื่อเพิ่มการแจ้งเตือนไปยังอีเมล จากนั้นคลิก "ส่ง" เพื่อส่งข้อความ
คลิก "งาน" ที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่าง Outlook 2013 แล้วคลิก "งาน" เพื่อดูงานทั้งหมดของคุณ งานสามารถจัดเรียงตามหัวเรื่อง วันที่ครบกำหนด หมวดหมู่ หรือแฟล็ก
คลิกปุ่ม "งานใหม่" ในกลุ่มใหม่บนแท็บหน้าแรกเพื่อสร้างงานใหม่ จากนั้นคลิกปุ่ม "มอบหมายงาน" ในกลุ่มจัดการงานบนแท็บงาน
เลือกวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนดสำหรับงานจากช่อง "วันที่เริ่มต้น" และ "วันที่ครบกำหนด" เลือกลำดับความสำคัญสำหรับงานจากรายการ "ลำดับความสำคัญ" คุณสามารถเลือกลำดับความสำคัญ "สูง" "ปกติ" หรือ "ต่ำ"
เลือกสถานะของงานจากช่อง "สถานะ" คุณสามารถเลือกสถานะ "ยังไม่เริ่ม" "อยู่ระหว่างดำเนินการ" "เสร็จสิ้น" "กำลังรอคนอื่น" หรือ "รอตัดบัญชี"
ทำเครื่องหมายที่ "เก็บสำเนาที่อัปเดตของงานนี้ไว้ในรายการงานของฉัน" หากคุณต้องการเพิ่มงานในรายการงานของคุณและอัปเดตโดยอัตโนมัติ กาเครื่องหมายที่กล่อง "ส่งรายงานสถานะให้ฉันเมื่องานนี้เสร็จสมบูรณ์" หากคุณต้องการได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้รับทำงานเสร็จสิ้น
เคล็ดลับ
คุณสามารถมีการช่วยเตือนสำหรับทั้งตัวคุณเองและผู้รับในอีเมลเดียวกัน หากเลือกช่อง "ตั้งค่าสถานะสำหรับฉัน" และ "ตั้งค่าสถานะสำหรับผู้รับ"
หากต้องการลบการเตือนความจำและการตั้งค่าสถานะ ให้เปิดอีเมล คลิก "ติดตามผล" จากนั้นเลือก "เพิ่มการเตือนความจำ" ยกเลิกการเลือกช่อง "ตั้งค่าสถานะสำหรับฉัน" และ "ตั้งค่าสถานะสำหรับผู้รับ" เพื่อลบการตั้งค่าสถานะและการเตือนความจำ หากต้องการลบเฉพาะการเตือนความจำ ให้ยกเลิกการเลือกช่อง "เตือนความจำ" โปรดทราบว่าคุณจะไม่มีการเตือนความจำโดยไม่มีธง
หากคุณต้องการส่งงานที่มีอยู่ ให้เปิดแล้วคลิก "มอบหมายงาน" คุณแก้ไขงานก่อนส่งได้
คุณสามารถทำงานซ้ำได้โดยคลิกปุ่ม "การเกิดซ้ำ" ในกลุ่มการเกิดซ้ำ แล้วเลือกตัวเลือกการเกิดซ้ำที่เหมาะสม
งานที่เกิดซ้ำจะยังคงอยู่ในรายการงานของคุณ แต่จะไม่อัปเดต อย่างไรก็ตาม คุณสามารถรับรายงานสถานะสำหรับแต่ละเหตุการณ์ที่เสร็จสิ้น หากคุณทำเครื่องหมายที่ช่อง "ส่งรายงานสถานะให้ฉันเมื่องานนี้เสร็จสมบูรณ์"
คำเตือน
โปรดใช้ความระมัดระวังในการส่งการเตือนความจำด้วยอีเมลของคุณ บางคนอาจอารมณ์เสียเมื่อการแจ้งเตือนหายไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาอยู่ที่ทำงาน ในการหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นนี้ ให้ตั้งค่าสถานะอีเมลสำหรับผู้รับโดยไม่เลือกช่อง "เตือนความจำ"
คุณไม่สามารถมอบหมายงานให้กับหลายคนได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแบ่งงานของคุณออกเป็นงานย่อยๆ หลายงาน และมอบหมายงานแต่ละงานให้กับบุคคลอื่นได้
