เคล็ดลับ Microsoft Excel เหล่านี้ช่วยชีวิตเวิร์กโฟลว์ของฉันได้

เมื่อทำงานกับสเปรดชีต ปุ่มลัดและเคล็ดลับที่ช่วยให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้นหรือดีขึ้นนั้นมีคุณค่าอย่างยิ่ง คล้ายกับวิธีการ ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณใน Microsoft Word, Excel มีชุดเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ของตัวเอง

ด้วยรายการเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์นี้ คุณสามารถขจัดงานที่น่าเบื่อ ดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาด และ แทรกกราฟ หรือตารางด้วยการคลิก ใช้อย่างใดอย่างหนึ่งหรือใช้ทั้งหมดเพื่อทำให้งาน Excel ประจำวันของคุณเป็นเรื่องง่าย

ดำเนินการวางการดำเนินการพิเศษ

คัดลอกและวาง เป็นการกระทำง่ายๆ ที่คนส่วนใหญ่รู้วิธีใช้ อย่างไรก็ตาม Excel มีตัวเลือกพิเศษในการวางหลายตัวเลือกที่ให้คุณวางข้อมูลและทำสมการพื้นฐานได้ในเวลาเดียวกัน

ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเพิ่ม ลบคูณหรือหารทุกค่าในช่วงเซลล์ด้วยตัวเลขเฉพาะโดยใช้การวางแบบพิเศษ

ขั้นตอนที่ 1: คัดลอกเซลล์ที่มีตัวเลขที่คุณต้องการใช้ในการคำนวณด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

• คลิกขวาและเลือก สำเนา.
• เลือก สำเนา ในส่วนคลิปบอร์ดของ Ribbon บน บ้าน แท็บ
• ใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl + ค บน Windows หรือ สั่งการ + ค บนเครื่องแมค

ขั้นตอนที่ 2: เลือกเซลล์ที่มีค่าที่คุณต้องการคำนวณ

ขั้นตอนที่ 3: เปิด วางแบบพิเศษ เมนูอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้:

• คลิกขวาและเลือก วางแบบพิเศษ.
• เลือก แปะ > วางแบบพิเศษ ในส่วนคลิปบอร์ดของ Ribbon บน บ้าน แท็บ

ขั้นตอนที่ 4: เมื่อ วางแบบพิเศษ กล่องจะปรากฏขึ้น ให้เลือกการคำนวณที่คุณต้องการดำเนินการ การดำเนินการ ส่วน.

ขั้นตอนที่ 5: คลิก ตกลง.

จากนั้นคุณจะเห็นการอัปเดตข้อมูลของคุณพร้อมกับการคำนวณ คุณไม่ต้องกังวลกับการบวก ลบ การคูณหรือการแบ่งกลุ่มเซลล์ซึ่งเป็นงานที่น่าเบื่อและเพิ่มความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด

เรียนรู้ที่จะรักฟังก์ชั่น

ฟังก์ชันและสูตรสามารถข่มขู่ได้ แต่เมื่อคุณเริ่มใช้งาน คุณจะประทับใจที่มันช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก นอกจากนี้ คุณจะลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการคำนวณด้วยตนเองอีกด้วย

หากคุณไม่เคยใช้ฟังก์ชันมาก่อน คุณสามารถเริ่มต้นด้วยพื้นฐานของผลรวม ค่าเฉลี่ย ต่ำสุด สูงสุด และการนับ

ขั้นตอนที่ 1: เลือกเซลล์ที่คุณต้องการใช้ฟังก์ชัน นี่คือเซลล์ที่มีสูตรอยู่และแสดงผลลัพธ์

ขั้นตอนที่ 2: เลือกลูกศรข้างๆ ผลรวมอัตโนมัติ ใน การแก้ไข ส่วนของริบบิ้นบน บ้าน แท็บ เลือกการคำนวณที่คุณต้องการใช้

ขั้นตอนที่ 3: คุณจะเห็น Fการดำเนินการ ปรากฏในเซลล์เพื่อรอค่าที่คุณต้องการใช้

สมมติว่าคุณต้องการเพิ่มค่าในเซลล์ A1 ถึง A5 ลากผ่านช่วงของเซลล์นั้นหรือเพิ่มหลังวงเล็บเปิดในสูตรเป็น A1:A5 อย่าลืมจบสูตรด้วยวงเล็บปิดเหมือนในภาพหน้าจอด้านบน

ขั้นตอนที่ 4: กด เข้า หรือ กลับ สำคัญ.

จากนั้นคุณจะเห็นการคำนวณของคุณดำเนินการตามฟังก์ชันที่คุณเลือก

หากต้องการดูฟังก์ชันทั้งหมดที่มีอยู่ใน Excel โปรดไปที่ สูตร แท็บ จากนั้นใช้ไลบรารีฟังก์ชันใน Ribbon เพื่อเลือกตรรกะ ฟังก์ชั่นเหมือน IF หรือการอ้างอิง ฟังก์ชั่นเหมือน VLOOKUP.

ใช้การวิเคราะห์อย่างรวดเร็วเพื่อเพิ่มรูปแบบ แผนภูมิ ผลรวม และตาราง

Excel ช่วยให้คุณจัดรูปแบบเซลล์โดยอัตโนมัติด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข สร้างแผนภูมิพร้อมคำแนะนำ แทรกตาราง และ ตารางเดือยและรับผลรวม แต่สิ่งที่คุณอาจไม่รู้ก็คือ คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วขนาดนี้ด้วยเครื่องมือวิเคราะห์ที่รวดเร็ว นี่คือวิธีการทำงาน

ขั้นตอนที่ 1: เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งข้างต้น

ขั้นตอนที่ 2: เลือก การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว ปุ่มที่แสดงที่มุมของช่วงเซลล์ หรือคุณสามารถคลิกขวาและเลือกได้ การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว.

จากนั้นคุณจะเห็นกล่องเล็กๆ พร้อมรายการการดำเนินการและตัวเลือกที่ใช้ได้สำหรับแต่ละรายการ ซึ่งจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลในเซลล์ของคุณ ดังนั้นเรามาดูตัวอย่างกัน

ที่นี่เรามีเกรดของนักเรียน และช่วงเซลล์ประกอบด้วยชื่อ เกรดตัวอักษร เกรดที่เป็นตัวเลข และข้อความผ่าน/ไม่ผ่าน เมื่อเราเปิดเครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว เราก็สามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แทรกแผนภูมิ ดูผลรวม สร้างตาราง หรือเพิ่มเส้นแบบประกายไฟได้

ขั้นตอนที่ 3: เพียงเลือกแท็บสำหรับการกระทำที่คุณต้องการ จากนั้นเลือกตัวเลือกสำหรับการกระทำนั้น

บูม! คุณประหยัดเวลาได้มากจากการทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งเหล่านี้ตั้งแต่เริ่มต้น

รูปแบบและสูตรป้อนอัตโนมัติ

Microsoft Excel มีคุณลักษณะป้อนอัตโนมัติที่มีประโยชน์สำหรับการเติมเซลล์ได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถ ป้อนสองสามรายการในรายการเช่นเดือนของปี และเพิ่มรายการที่เหลือโดยการลาก การป้อนอัตโนมัติยังช่วยคุณได้ คัดลอกและวาง สูตรที่คุณสร้างด้วยฟังก์ชันที่กล่าวถึงข้างต้น

เติมลวดลาย: ป้อน (อย่างน้อย) สองรายการ เลือกเซลล์ที่มีรายการที่สอง จากนั้นใช้จุดจับเติม (เครื่องหมายบวกบนเส้นขอบเซลล์) เพื่อลากผ่านเซลล์ที่เหลือ ตามตัวอย่าง คุณสามารถป้อนเดือนมกราคมและกุมภาพันธ์ วันจันทร์และวันอังคาร หรือแม้กระทั่ง A และ B จากนั้นเติมเซลล์ที่เหลือ!

การเติมสูตร: เลือกเซลล์ที่มีสูตรและใช้จุดจับเติมเพื่อลากสูตรไปยังเซลล์ที่เหลือ หมายเหตุ: หากคุณใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์แทนที่จะใช้การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ คุณจะต้องปรับสูตรหลังจากกรอกแล้ว

เคล็ดลับ: คุณสามารถเติมเซลล์ที่เหลือให้ตรงกับจำนวนแถวที่เติมไว้แล้วโดยเพียงดับเบิลคลิกที่จุดจับเติม

ป้อนอัตโนมัติเป็นเครื่องมือประหยัดเวลาอย่างมากใน Microsoft Excel

คัดลอกจากแถบสถานะ

แถบสถานะที่ด้านล่างของแอปพลิเคชันมีประโยชน์ในการดูการคำนวณอย่างรวดเร็ว เช่น ผลรวม ค่าเฉลี่ย และการนับ แต่ด้วยความ อัปเดตเป็น Excel สำหรับ Windows ในเดือนมีนาคม 2022คุณสามารถคัดลอกการคำนวณเหล่านี้ได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

แม้ว่าฟีเจอร์นี้อาจยังคงเปิดตัวต่อผู้ใช้และคุณอาจยังไม่เห็น แต่ก็เป็นสิ่งหนึ่งที่คุณต้องจับตามอง

ขั้นตอนที่ 1: ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำเครื่องหมายการคำนวณไว้เพื่อให้ปรากฏในแถบสถานะ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกขวาที่แถบสถานะแล้วเลือกแต่ละรายการเพื่อทำเครื่องหมายถูกไว้ข้างๆ

ขั้นตอนที่ 2: เลือกเซลล์เพื่อแสดงการคำนวณที่คุณต้องการในแถบสถานะ

ขั้นตอนที่ 3: จากนั้นเลือกค่าที่คำนวณได้ในแถบสถานะ ซึ่งจะวางไว้บนคลิปบอร์ดของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: จากนั้นคุณสามารถวางค่าลงในสเปรดชีตหรือแอปพลิเคชันอื่นโดยสิ้นเชิงได้

ความสามารถในการคัดลอกค่าโดยตรงจากคลิปบอร์ดช่วยให้คุณไม่ต้องป้อนสูตรหรือฟังก์ชันด้วยตนเอง แต่ยังคงได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ - เร็วกว่าที่เคย!

ต้องการมากกว่านี้ไหม? ลองดูสิ่งเหล่านี้เพิ่มเติม เคล็ดลับ Excel สำหรับการเรียนรู้สเปรดชีตของคุณ.

คำแนะนำของบรรณาธิการ

• ใช้ออฟฟิศใช่ไหม? พีซีของคุณอาจมีความเสี่ยงเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของ Microsoft
• อย่าสร้าง PowerPoint ขึ้นมาอีกโดยไม่รู้ 3 เทคนิคนี้
• Microsoft กำลังเลิกใช้แบบอักษรเริ่มต้นของ Office นี่คือสิ่งที่สามารถทดแทนได้
• ขณะนี้ Microsoft Word, PowerPoint และ Excel ทำงานได้เร็วขึ้นบน M1 Mac ใหม่ของ Apple
• ทำงานจากที่บ้าน? อย่าพลาดข้อเสนอ Microsoft Office 365 ที่โดดเด่นนี้

อัพเกรดไลฟ์สไตล์ของคุณDigital Trends ช่วยให้ผู้อ่านติดตามโลกแห่งเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วด้วยข่าวสารล่าสุด รีวิวผลิตภัณฑ์สนุกๆ บทบรรณาธิการที่เจาะลึก และการแอบดูที่ไม่ซ้ำใคร