วิธีสำรองอีเมล ผู้ติดต่อ และอื่นๆ ใน Outlook

สำหรับมืออาชีพหลายๆ คน Microsoft Outlook เป็นศูนย์กลางของขั้นตอนการทำงานของพวกเขา ในกรณีนี้ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าไฟล์ของแอปพลิเคชัน — บันทึกอีเมล ผู้ติดต่อ และปฏิทิน — ได้รับการสำรองข้อมูลเป็นระยะไปยังตำแหน่งที่ปลอดภัย ในทำนองเดียวกัน หากคุณกำลังย้ายไปยังพีซีเครื่องใหม่ การโหลดไฟล์เดียวซ้ำได้ง่ายกว่าการผ่านกระบวนการที่น่าเบื่อในการตั้งค่าบัญชีอีเมลของคุณอีกครั้ง โชคดีที่ Outlook ทำให้การสำรองข้อมูลบัญชีและการตั้งค่าของคุณด้วยตนเองเป็นเรื่องง่าย และนำเข้าใหม่อีกครั้งเพื่อให้ตั้งค่าได้ง่าย คำแนะนำด้านล่างใช้กับ Office 2010, Office 2013 และ Office 2016

การสำรองไฟล์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: หากต้องการเริ่มสำรองไฟล์ของคุณใน Outlook 2013 และ 2016 ให้คลิก ไฟล์ เมนูและเลือก เปิดและส่งออก จากเมนูด้านซ้ายมือ

ขั้นตอนที่ 2: คลิก นำเข้าส่งออก เพื่อเปิดตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออก ซึ่งจะนำคุณออกจากระบบเมนูที่เป็นมิตรกับการสัมผัสด้วย วิธีที่ดีที่สุดคือมีแป้นพิมพ์และเมาส์หรือทัชแพดแบบธรรมดาสำหรับขั้นตอนต่อไปนี้ ใน Outlook 2010 คลิก ไฟล์, เลือก ตัวเลือก, และคลิก ขั้นสูง.

ขั้นตอนที่ 3: คลิก ส่งออก เพื่อเปิดตัวช่วยสร้าง ขั้นตอนต่อไปนี้จะเหมือนกันสำหรับ Outlook ทั้งสามเวอร์ชัน

ขั้นตอนที่ 4: เลือก ส่งออกเป็นไฟล์ จากรายการการดำเนินการแล้วคลิก ต่อไป, ซึ่งจะส่งผลให้มีทางเลือกสองทาง เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) และคลิก ต่อไป อีกครั้ง. ในหน้าจอถัดไป ให้เลือกไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณต้องการสำรองข้อมูล โดยส่วนใหญ่ คุณจะต้องสร้างการสำรองข้อมูลไฟล์ทั้งหมดสำหรับบัญชีเดียว ในการดำเนินการนี้ เพียงคลิกที่อยู่อีเมลที่เชื่อมโยงกับบัญชี รายการแรกในรายการ แล้วคลิก ต่อไป. ทำให้เเน่นอน รวมโฟลเดอร์ย่อย ได้รับการตรวจสอบเพื่อให้คุณเก็บข้อมูลทั้งหมดได้

ขั้นตอนที่ 5: หากคุณต้องการควบคุมสิ่งที่สำรองไว้ได้มากขึ้น ให้คลิกโฟลเดอร์เมลแต่ละโฟลเดอร์ ส่วนรายชื่อติดต่อหรือปฏิทิน หรือตัวเลือกอื่นๆ ในรายการ ตามค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์ทั้งหมดภายในโฟลเดอร์ที่เลือกจะถูกสำรองข้อมูลด้วยเช่นกัน หากต้องการปิดใช้งานพฤติกรรมนี้ ให้ยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องที่ทำเครื่องหมายไว้ รวมโฟลเดอร์ย่อย. หากต้องการลบข้อความอีเมลบางข้อความออกจากข้อมูลสำรอง เช่น อีเมลที่ส่งถึงหรือจากที่อยู่ส่วนตัวของคุณ ให้คลิก ตัวกรอง. บนหน้าจอนี้ คุณสามารถสร้างการค้นหาด้วยคำ หัวเรื่องหรือฟิลด์เนื้อหา ถึงหรือจากที่อยู่ หรือเวลา ตัวกรองขั้นสูงเพิ่มเติม รวมถึงขนาด ธง และการให้คะแนนความสำคัญ มีให้ใช้งานผ่านทาง มทางเลือกแร่ และ ขั้นสูง แท็บ เมื่อคุณตั้งค่าตัวกรองเสร็จแล้ว คลิก ตกลง เพื่อกลับไปยังเมนูส่งออก

ขั้นตอนที่ 6: หน้าจอถัดไปให้คุณเลือกตำแหน่งและชื่อไฟล์สำรองข้อมูลของคุณ คลิก เรียกดูจากนั้นนำทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการ ตั้งชื่อไฟล์ แล้วคลิก ตกลง. หน้าต่างเบราว์เซอร์จะปิดลง

ขั้นตอนที่ 7: คลิก เสร็จ. คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านให้กับไฟล์นี้เพื่อความปลอดภัยเป็นพิเศษ หรือปล่อยทั้งสองฟิลด์ว่างไว้หากคุณไม่ต้องการกำหนดรหัสผ่าน จากนั้นคลิก ตกลง เพื่อสร้างไฟล์สำรอง โปรดทราบว่าอาจใช้เวลาสักครู่หากคุณมีอีเมลจำนวนมากจัดเก็บไว้ใน Outlook

การจัดการการสำรองข้อมูล

ไฟล์ PST ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นสามารถย้ายหรือคัดลอกได้เช่นเดียวกับไฟล์อื่นๆ ทำให้ง่ายต่อการรักษาความปลอดภัย เพียงแค่โยนมันลงบนไดรฟ์ USB ลากมันไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรืออัพโหลดมันไปยังคลาวด์เพื่อเก็บบันทึกอีเมลของคุณแยกจากคอมพิวเตอร์ของคุณ โปรดทราบว่าไฟล์มีขนาดค่อนข้างใหญ่ — อีเมล 1,000 ฉบับมีขนาดประมาณ 100MB ในการทดสอบของเรา — ดังนั้นคุณอาจไม่สามารถส่งผ่านช่องทางปกติได้

โปรดจำไว้ว่านี่ไม่ใช่ไฟล์ที่ใช้งานจริง ซึ่งหมายความว่าจะไม่บันทึกหรือสำรองอีเมลใดๆ ที่คุณได้รับหรือส่ง หลังจาก คุณสร้างมันขึ้นมา หากต้องการไฟล์ที่อัปเดตมากขึ้น Outlook จะจัดเก็บอีเมลและการตั้งค่าอื่นๆ ของคุณเป็นไฟล์ PST ในรูปแบบไฟล์ เอกสาร > ไฟล์ Outlook โฟลเดอร์ภายใต้ชื่อผู้ใช้ของคุณ ไฟล์นี้อัปเดตอยู่เสมอ แต่เนื่องจากถูกจัดเก็บไว้ในเครื่อง จึงเสี่ยงที่จะเกิดความล้มเหลวได้ คุณสามารถลดความเสี่ยงในการสูญเสียอีเมล รายการปฏิทิน และรายชื่อติดต่อล่าสุดได้โดยการตั้งค่าโปรแกรมสำรองข้อมูลหรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เพื่อตรวจสอบโฟลเดอร์ไฟล์ Outlook

กำลังนำเข้าข้อมูลสำรอง

ขั้นตอนที่ 1: กระบวนการนำเข้าไฟล์สำรอง PST คล้ายกับการสร้างไฟล์เหล่านั้น ใน Outlook 2013 และ 2016 คลิก ไฟล์ ในหน้าต่าง Outlook หลักแล้วเลือก เปิดและส่งออก จากตัวเลือกมากมาย จากนั้นเลือก นำเข้าส่งออก เพื่อเปิดตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออก ใน Outlook 2010 คลิก ไฟล์, เลือก เปิด” และคลิก นำเข้า. ขั้นตอนด้านล่างนี้ใช้กับ Outlook ทั้งสามเวอร์ชัน

ขั้นตอนที่ 2: คลิก นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น, ติดตามโดย ต่อไป. หลังจากนั้นให้เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook และคลิก ต่อไป อีกครั้ง. คลิก เรียกดูและนำทางไปยังไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้า ไม่ว่าจะบนเครื่องภายใน อุปกรณ์ภายนอก หรือที่ใดที่หนึ่งบนเครือข่ายที่เชื่อมต่อ ใน ตัวเลือก คุณสามารถเลือกแทนที่อีเมลและที่อยู่ติดต่อที่ซ้ำกันด้วยรายการที่นำเข้า อนุญาตให้สร้างรายการที่ซ้ำกัน หรือไม่นำเข้ารายการที่ซ้ำกันก็ได้

ขั้นตอนที่ 3: หากข้อมูลสำรองที่คุณกำลังนำเข้ามาใหม่กว่าอีเมลที่คุณมีใน Outlook ในปัจจุบัน ให้เลือก แทนที่รายการที่ซ้ำกัน. หากข้อมูลสำรองเก่ากว่าอีเมลปัจจุบันใน Outlook ให้เลือก ห้ามนำเข้ารายการที่ซ้ำกัน. โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องเลือก อนุญาตให้สร้างรายการที่ซ้ำกัน เว้นแต่คุณจะรู้ว่าคุณต้องการข้อมูลเฉพาะจากทั้งไฟล์เก่าและไฟล์ใหม่ คลิก ต่อไป เมื่อคุณพร้อมที่จะดำเนินการต่อ

ขั้นตอนที่ 4: ในหน้าจอนี้ ให้เลือกโฟลเดอร์ที่จะนำเข้าและตำแหน่งที่คุณต้องการนำเข้า หากคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากบัญชีเดียว เพียงคลิก ไฟล์ข้อมูล Outlook. คุณยังสามารถเลือกแต่ละโฟลเดอร์หรือกรองไฟล์ได้ เช่นเดียวกับในส่วนด้านบน คลิก เสร็จ เมื่อคุณพร้อม และหากได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่านที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ของคุณ แค่นั้นแหละ! อีเมลและการตั้งค่าอื่นๆ ของคุณจะปรากฏใน Outlook เมื่อกระบวนการนำเข้าเสร็จสิ้น

คำแนะนำของบรรณาธิการ

• อย่าเสียเงินไปกับ MacBook Air เพียงซื้อ Chromebook แทน
• Mac ของคุณทำตัวแปลก ๆ หรือเปล่า? ต่อไปนี้เป็นวิธีรีเซ็ต PRAM และ SMC
• ในไม่ช้าคุณจะสามารถ 'โต้ตอบ' กับอีเมลใน Outlook โดยใช้อิโมจิได้
• วิธีเพิ่ม Zoom ให้กับบัญชี Outlook ของคุณ
• ทำงานจากที่บ้าน? อย่าพลาดข้อเสนอ Microsoft Office 365 ที่โดดเด่นนี้