ปิดกั้นวันหยุดใน Outlook เพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณจะไม่อยู่
เครดิตรูปภาพ: รูปภาพ Robert Daly / OJO / Getty Images
ใช้ Microsoft Outlook 2013 บล็อกเวลาวันหยุดในปฏิทินของคุณได้ง่ายๆ โดยจองการนัดหมายด้วยตัวคุณเอง หากสำนักงานของคุณใช้ Microsoft Exchange คุณสามารถปรับแต่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ส่งถึงผู้คนใน .เท่านั้น องค์กรของคุณ ในขณะที่ส่งข้อความอื่นถึงใครก็ตามที่ส่งอีเมลถึงคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ ถ้าคุณไม่ได้ใช้ Exchange คุณยังสามารถส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติไปยังข้อความจาก Outlook ได้ แต่คุณจะต้องเปิดคอมพิวเตอร์ทิ้งไว้ในขณะที่คุณไม่อยู่
เวลาจองในปฏิทินของคุณ
ขั้นตอนที่ 1
เปิดปฏิทินใน Outlook 2013 ลากเคอร์เซอร์ไปตามวันที่คุณจะไปพักร้อนและคลิกขวาที่ช่วงเวลาที่ไฮไลต์ หรือคุณสามารถคลิกปุ่ม "การนัดหมายใหม่" และป้อนเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดในเมนูที่เหมาะสม
วีดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
พิมพ์ "วันหยุด!" หรือชื่ออื่นที่เกี่ยวข้องสำหรับเวลาว่างของคุณในกล่อง "เรื่อง" ป้อนตำแหน่งหากต้องการในช่อง "ตำแหน่ง" "ฮาวาย" ใช้ได้ดีเสมอ แม้ว่าคุณจะอยู่บ้านเพียงสัปดาห์เดียวเพื่อรับชม Netflix
ขั้นตอนที่ 3
คลิกช่อง "แสดงเป็น" ที่อยู่ในกลุ่มตัวเลือกใต้แท็บการนัดหมาย และเลือก "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" เพื่อให้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงปฏิทินของคุณทราบว่าคุณจะไม่อยู่เมื่อใด คลิก "บันทึกและปิด" เพื่อสิ้นสุดแผนวันหยุดของคุณ อย่างน้อยก็เท่าที่เกี่ยวข้องกับปฏิทิน Outlook ของคุณ
ตอบกลับอัตโนมัติด้วย Exchange
ขั้นตอนที่ 1
คลิกเมนู "ไฟล์" ใน Outlook 2013 แล้วเลือก "ตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน)" หากไม่มีตัวเลือกนี้ แสดงว่าคุณไม่มีบัญชี Microsoft Exchange หน้าต่างตอบกลับอัตโนมัติจะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 2
คลิกตัวเลือก "ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ" โปรดทราบว่ามีการเลือกแท็บ "ภายในองค์กรของฉัน"
ขั้นตอนที่ 3
คลิกช่องข้อความขนาดใหญ่แล้วพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งถึงใครก็ได้ในองค์กรของคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ โดยปกติควรจะรวมถึงวันที่คุณจะกลับมา หากมีใครบางคนคอยช่วยเหลือในขณะที่คุณไม่อยู่ คุณสามารถใส่ข้อมูลติดต่อของบุคคลนั้นหรือข้อมูลติดต่อในกรณีฉุกเฉินได้หากต้องการ ใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบเหนือช่องข้อความเพื่อปรับแต่งการจัดรูปแบบเช่นเดียวกับที่คุณทำกับข้อความอีเมล
ขั้นตอนที่ 4
คลิกแท็บ "นอกองค์กรของฉัน" หากคุณต้องการให้ Outlook ตอบกลับบุคคลที่ไม่ได้ทำงานในบริษัทของคุณโดยอัตโนมัติ คลิกตัวเลือก "ตอบกลับอัตโนมัติไปยังบุคคลภายนอกองค์กรของฉัน" เลือกตัวเลือก "ที่อยู่ติดต่อของฉันเท่านั้น" หรือ "ใครก็ตามที่อยู่นอกองค์กรของฉัน" ข้อความที่คุณใช้สำหรับการตอบกลับอัตโนมัติภายในองค์กรของคุณจะปรากฏในช่องข้อความโดยอัตโนมัติ แก้ไขข้อความนี้ตามต้องการหรือลบแล้วเขียนข้อความอื่น
ขั้นตอนที่ 5
คลิกเมนู "เวลาเริ่มต้น" และ "เวลาสิ้นสุด" เพื่อเลือกวันที่และเวลาที่คุณจะเดินทางไปพักผ่อนและจะกลับถึงสำนักงานเมื่อใด Outlook จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติของคุณในช่วงเวลานี้
ขั้นตอนที่ 6
ปิดการตอบกลับอัตโนมัติหากคุณกลับมาก่อนกำหนดโดยคลิกเมนู "ไฟล์" จากนั้นคลิกปุ่ม "ปิด" ใต้ตัวเลือกการตอบกลับอัตโนมัติ
ตอบกลับอัตโนมัติโดยไม่ต้องแลกเปลี่ยน
ขั้นตอนที่ 1
คลิกปุ่ม "อีเมลใหม่" ใน Outlook 2013 พิมพ์ชื่อที่เหมาะสมในบรรทัด "หัวเรื่อง" เช่น "ไม่อยู่สัปดาห์นี้" จากนั้นพิมพ์ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานในช่อง "ข้อความ"
ขั้นตอนที่ 2
เลือก "บันทึกเป็น" จากเมนูไฟล์ คลิกเมนู "บันทึกเป็นประเภท" และเลือก "เทมเพลต Outlook" โดยค่าเริ่มต้น ชื่อไฟล์จะเหมือนกับหัวเรื่องของคุณ แต่คุณสามารถเปลี่ยนได้หากจำเป็น คลิกปุ่ม "บันทึก"
ขั้นตอนที่ 3
คลิกปุ่ม "กฎ" ที่อยู่ในแท็บหน้าแรกของ Ribbon เลือก "จัดการกฎและการแจ้งเตือน" จากเมนูแบบเลื่อนลง หน้าต่างกฎและการแจ้งเตือนจะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 4
คลิกปุ่ม "กฎใหม่" ซึ่งจะเปิดวิซาร์ดกฎใหม่ คลิกตัวเลือก "ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ" ที่อยู่ในส่วนเริ่มต้นจากกฎที่ว่างเปล่า คลิก "ถัดไป" รายการตัวเลือกจะปรากฏขึ้นเพื่อกรองว่าใครควรหรือไม่ควรได้รับข้อความลางานของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุว่าข้อความจะถูกส่งไปยังข้อความเฉพาะเมื่อชื่อของคุณอยู่ในส่วน "ถึง" ไม่ใช่ช่อง "CC" หรือจะระบุให้ตอบกลับเฉพาะข้อความที่มีเสียงสูงเท่านั้น ความสำคัญ
ขั้นตอนที่ 5
เลือกตัวเลือกเพื่อกำหนดว่าใครได้รับหรือไม่ได้รับการตอบกลับอัตโนมัติ หากคุณปล่อยตัวเลือกว่างไว้ การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งไปยังทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณ คลิก "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 6
คลิกตัวเลือก "ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ" ในส่วนขั้นตอนที่ 1 จากนั้นคลิกลิงก์ "เทมเพลตเฉพาะ" ในส่วนขั้นตอนที่ 2 หน้าต่างการนำทางจะเปิดขึ้น คลิกเมนู "ค้นหา" และเลือก "เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์" จากนั้นดับเบิลคลิกเทมเพลตข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่คุณเพิ่งสร้างเมื่อไม่กี่นาทีที่แล้ว
ขั้นตอนที่ 7
คลิกปุ่ม "ถัดไป" ตรวจสอบตัวเลือกของคุณแล้วคลิก "ถัดไป" อีกครั้ง คลิก "เสร็จสิ้น" ปล่อยให้ Outlook ทำงานบนคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคอมพิวเตอร์เข้าสู่โหมดสลีป ปิดเครื่อง หรือปิด Outlook ระบบจะไม่ส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติถึงใครเลย
ขั้นตอนที่ 8
แตะไอคอน "ค้นหา" บนหน้าจอเริ่มของ Windows 8.1 พิมพ์ "สลีป" และเลือก "การตั้งค่าพลังงานและสลีป" คลิก เมนู "สลีป" และเลือก "ไม่เลย" บนแล็ปท็อป จะมีให้เฉพาะใน "เมื่อเสียบปลั๊ก ปิดหลังจาก" เมนู.
ขั้นตอนที่ 9
ปิดการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อคุณกลับจากวันหยุดโดยกลับไปที่ตัวเลือก "จัดการกฎและการแจ้งเตือน" จากปุ่มกฎ คลิกเครื่องหมายถูกข้างกฎเพื่อปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติและคลิก "ใช้" อย่าลืมทำให้การตั้งค่าสลีปของคอมพิวเตอร์กลับสู่ปกติ
เคล็ดลับ
ถ้าสำนักงานของคุณใช้ Microsoft Exchange คุณสามารถกำหนดให้เพื่อนร่วมงานเป็นผู้ได้รับมอบหมายสำหรับอีเมลและปฏิทินของคุณเมื่อคุณไม่อยู่ คลิกแท็บ "ไฟล์" ของ Outlook 2013 เลือก "การตั้งค่าบัญชี" คลิก "มอบสิทธิ์การเข้าถึง" จากนั้นคลิก "เพิ่ม" พิมพ์ชื่อเพื่อนร่วมงานของคุณ เลือกและคลิก "เพิ่ม" จากนั้นคุณสามารถระบุสิ่งที่ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถทำได้ เช่น ยอมรับการประชุมในนามของคุณในสิทธิ์ของผู้รับมอบสิทธิ์ กล่องโต้ตอบ ผู้รับมอบสิทธิ์จะสามารถเข้าถึงบัญชีของคุณได้
