ส่วนของอีเมลธุรกิจ

อีเมลได้กลายเป็นรูปแบบสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ แม้ว่าอีเมลส่วนตัวจะไม่เป็นทางการ แต่การส่งอีเมลเพื่อธุรกิจต้องอาศัยความเป็นมืออาชีพและมารยาท ส่วนพื้นฐานของจดหมายธุรกิจแบบกระดาษก็นำไปใช้กับการโต้ตอบทางอินเทอร์เน็ตได้เช่นกัน

ทำให้หัวเรื่องสั้นและถูกต้อง หลีกเลี่ยงการใช้การกำหนดที่อาจเรียกตัวกรองสแปมของผู้รับ เช่น "Re" ซึ่งเป็นคำย่อของ office memo แบบเดิมสำหรับ "Regarding" หรือ "Fwd" ซึ่งหมายถึงข้อความอีเมลที่ส่งต่อ กรอกหัวเรื่องเสมอ การเว้นว่างไว้อาจเตะข้อความของคุณไปยังโฟลเดอร์สแปมได้

ใช้คำทักทายอย่างมืออาชีพสำหรับข้อความอีเมลธุรกิจ "เรียน คุณฟอสเตอร์" สร้างความประทับใจได้ดีกว่า "เฮ้ บ๊อบ" และสะท้อนภาพลักษณ์ของคุณในฐานะนักธุรกิจ เว้นบรรทัดว่างไว้หลังคำทักทาย จากนั้นเริ่มเนื้อหาของอีเมล รูปแบบนี้ทำให้ข้อความทั้งหมดง่ายขึ้นสำหรับผู้รับในการอ่าน

ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์จดหมายธุรกิจมาตรฐานสำหรับเนื้อหาอีเมลของคุณ ใช้ภาษาสุภาพในการขอหรืออธิบายประเด็น หากคุณไม่แน่ใจว่าผู้รับจะจำคุณได้หรือหากคุณกำลังติดต่อกันเป็นครั้งแรก ให้แนะนำตัวเองในบรรทัดแรก "ขอบคุณที่พูดกับฉันเมื่อวันพฤหัสบดีที่แล้วเกี่ยวกับสัญญาของจอห์นสัน" จะเขย่าความทรงจำของผู้รับก่อนที่คุณจะเข้าไปดูรายละเอียดของธุรกิจในมือ

เติมบรรทัดว่างหลังเนื้อหาของอีเมลอีกครั้งเพื่อให้มองเห็นข้อความได้ง่ายขึ้น แล้วลงท้ายข้อความด้วย ลงชื่ออย่างสุภาพ เช่น "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" หรือแม้แต่ "ขอบคุณ" หลังชื่อของคุณ เพิ่มที่อยู่อีเมล โทรศัพท์ ตัวเลข. ตำแหน่งของคุณกับบริษัทและแม้กระทั่งที่อยู่ของสำนักงานหากต้องการ ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลติดต่อทั้งหมดแก่ผู้รับในที่เดียว

ก่อนที่จะกด "ส่ง" ให้อ่านอีเมลซ้ำเพื่อค้นหาปัญหา: ที่อยู่อีเมลของผู้รับถูกต้องหรือไม่ใน "ถึง" ฟิลด์ มีบรรทัดที่เหมาะสมในฟิลด์ "หัวเรื่อง" หรือไม่ และเป็นข้อความที่ปราศจากการสะกด บริบท หรือไวยากรณ์ ข้อผิดพลาด ตรวจสอบลายเซ็นและข้อมูลติดต่อของคุณอีกครั้งด้วย

ใช้เฉพาะข้อความสีดำบนพื้นหลังสีขาว เลือกแบบอักษรธุรกิจ เช่น Times New Roman หรือ Courier อย่าใช้แบบอักษรสี โค้งมน พื้นหลังที่เน้นกราฟิก อีโมติคอน หรือคำแสลงทางอินเทอร์เน็ต เช่น "LOL" (Laughing Out Loud) หลีกเลี่ยงการพิมพ์ข้อความด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ซึ่งถือว่าเป็นการตะโกนในรูปแบบข้อความ หากคุณกำลังส่งอีเมลธุรกิจถึงผู้รับจำนวนมาก ให้ใช้ตัวเลือก Blind Carbon Copy (BCC) ด้วยวิธีนี้ ที่อยู่อีเมลของผู้อ่านแต่ละคนจะได้รับการคุ้มครองและมีโอกาสน้อยที่จะลงเอยในรายการสแปมของใครบางคน