วิธีใช้ Google ไดรฟ์

Google Drive เป็นโซลูชันที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์พร้อมพื้นที่เก็บข้อมูล 15GB สำหรับแผนฟรีและแบบชำระเงิน พร้อมพื้นที่เก็บข้อมูลและฟีเจอร์เพิ่มเติม Google Drive เป็นตัวเลือกที่ใช้งานง่ายด้วยอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและการผสานรวมด้วย Google Docs.

หากคุณยังใหม่ต่อการใช้ Google Drive โปรดดูคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อดูวิธีสร้างบัญชี อัปโหลดและดาวน์โหลดเอกสาร แชร์ไฟล์ของคุณ และใช้บริการให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เริ่มต้นใช้งาน

การเข้าถึง Google ไดรฟ์

ขั้นตอนที่ 1: หากคุณยังไม่มี คุณจะต้องมี รับบัญชี Google ก่อนที่จะดำเนินการกับไดรฟ์ สมัครได้ฟรี และการทำเช่นนี้จะทำให้คุณเข้าถึงบริการทั้งหมดของ Google ได้อย่างราบรื่นและซิงโครไนซ์กัน คุณจะต้อง จ่ายค่าธรรมเนียม หากคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลมากกว่า 15GB แต่ไม่ว่าคุณจะเลือกหรือไม่ก็ตามจะไม่ส่งผลต่อความสามารถในการใช้บริการของคุณ กำลังดาวน์โหลด Google Chrome ก็ไม่เสียหายอะไรเช่นกัน เนื่องจากเว็บเบราว์เซอร์ยอดนิยมมีส่วนขยายและเครื่องมือมากมายที่ทำงานร่วมกับ Drive ได้ดี

ขั้นตอนที่ 2: เมื่อคุณลงชื่อสมัครใช้ (หรือลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่มีอยู่) คุณจะสามารถเข้าถึงไดรฟ์ผ่านเบราว์เซอร์หรือแอปมือถือเฉพาะ ซึ่งขณะนี้มีให้บริการสำหรับทั้งสอง 

การนำทาง

เมื่อลงชื่อเข้าใช้ Drive แล้ว ให้คลิกเครื่องหมายบวกหลากสี ใหม่ ปุ่มที่มุมซ้ายบนหรือ ไดรฟ์ของฉันซึ่งอยู่ตรงกลางหน้าจอ ในแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ให้กดวงกลมที่มีเครื่องหมายบวกที่มุมขวาล่าง ซึ่งจะเปิดเมนูที่ให้คุณสร้างหรืออัปโหลดไฟล์ไปยังไดรฟ์ได้ คุณสามารถสร้างสเปรดชีต เอกสารเวิร์ด การนำเสนอสไลด์โชว์ แบบฟอร์ม ภาพวาด และอื่นๆ อีกมากมายผ่านแอปของบุคคลที่สาม

เราจะไม่ลงลึกเกี่ยวกับวิธีการใช้งานโปรแกรมฟรีแต่ละโปรแกรมที่นี่ แต่เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ สำหรับการเรียนรู้วิธีใช้บริการเหล่านี้อย่างรวดเร็ว:

เคล็ดลับ 1: ปุ่มต่างๆ ใน ​​Drive นั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าปุ่มนั้นทำอะไร เพียงเลื่อนเมาส์ไปเหนือปุ่มนั้น หน้าต่างป๊อปอัปควรปรากฏขึ้นเพื่ออธิบายการทำงานของปุ่ม

เคล็ดลับ 2: หากคุณเคยใช้ Microsoft Office เช่น Excel, Word หรือ PowerPoint ซอฟต์แวร์ชีต เอกสาร และสไลด์ของ Google น่าจะดูคุ้นเคย พวกมันทำงานคล้ายกันและน่าจะใช้งานง่ายกว่า คุณจะไม่พบคุณสมบัติขั้นสูงมากมายเหมือนกับในซอฟต์แวร์ของ Microsoft แต่ Drive นั้นให้บริการฟรี ดังนั้นจึงคาดหวังได้

เคล็ดลับ 3: ในขณะที่คุณสามารถไปเรียนประถมได้ เอกสาร, ชีต, หรือ สไลด์ เพื่อดูไฟล์ประเภทนั้นทั้งหมดได้ในที่เดียว การสร้างโฟลเดอร์อาจเป็นวิธีที่ดีกว่าในการจัดระเบียบ หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ ให้คลิกที่ ใหม่ ปุ่มที่มุมซ้ายบน ให้เลือก โฟลเดอร์, และตั้งชื่อไดเร็กทอรีไฟล์ จากนั้น เพียงลากไฟล์ของคุณลงในโฟลเดอร์ที่คุณเลือกจากหน้าไดรฟ์หลัก

คุณยังสามารถติดดาวไฟล์ที่คุณต้องการเข้าถึงในภายหลังได้ด้วยการคลิก เพิ่มดาว ในเมนูของรายการนั้น โปรดจำไว้ว่าเฉพาะผู้ที่เพิ่มรายการนั้นเท่านั้นที่จะดูรายการเหล่านั้นได้ และไม่ใช่โดยผู้ที่คุณแชร์รายการใดรายการหนึ่งด้วย

เคล็ดลับ 4: อีกวิธีหนึ่งในการค้นหารายการในไดรฟ์ของคุณอย่างรวดเร็วคือการใช้ ค้นหาในไดรฟ์ การทำงาน. ที่ด้านบนของทุกหน้าจะมีช่องสำหรับค้นหาไฟล์โดยใช้ชื่อหรือประเภทไฟล์ หากคุณกดลูกศรชี้ลงในช่องนี้หรือ เครื่องมือค้นหาเพิ่มเติมคุณสามารถระบุเพิ่มเติมและค้นหาไฟล์ตามเกณฑ์เฉพาะได้ เช่น วันที่หรือคนที่คุณแชร์ไฟล์ด้วย

รับประโยชน์สูงสุดจาก Google ไดรฟ์

การอัพโหลดและแบ่งปันเอกสาร

หากต้องการอัปโหลดเอกสารไปยังไดรฟ์ ให้คลิกอย่างใดอย่างหนึ่ง อัพโหลดไฟล์ หรือ อัปโหลดไฟล์ ปุ่มด้านล่าง ใหม่ หรือ ไดรฟ์ของฉันและเลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ Drive นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการใช้งานส่วนตัว แต่สิ่งที่ทำให้มันแตกต่างจากบริการคลาวด์อื่น ๆ ก็คือเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ทรงพลัง หากคุณต้องการทำงานจากระยะไกลกับใครบางคนในโปรเจ็กต์ คุณสามารถแชร์เอกสารกับพวกเขาและทำการเปลี่ยนแปลงร่วมกันแบบเรียลไทม์

หากต้องการแชร์เอกสารหลังจากที่คุณสร้างแล้ว ให้คลิก แบ่งปัน ที่มุมขวาบน เพิ่มผู้ทำงานร่วมกันโดยใช้ที่อยู่อีเมลของพวกเขา แล้วคลิกสีน้ำเงิน เสร็จแล้ว ปุ่ม. เมื่อได้รับสิทธิ์เข้าถึงแล้ว เอกสารควรแสดงอยู่ใต้ แบ่งปันกับฉัน ในหน้าแดชบอร์ดของไดรฟ์ และลิงก์ไปยังเอกสารที่แชร์จะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายอีเมลของพวกเขาด้วย

คุณสามารถใช้ลิงก์แชร์ได้ที่ด้านล่างของ แบ่งปันกับผู้คนและกลุ่ม เมนูเพื่อส่งไฟล์ทางข้อความหรือบริการส่งข้อความอื่น เพียงคลิกที่ คัดลอกลิงค์ ที่ด้านล่างของเมนูนั้น

ขณะที่อยู่ในเอกสารที่แชร์ คุณสามารถดูได้ว่ามีใครอีกบ้างที่กำลังแก้ไขเอกสารนั้นอยู่โดยดูที่มุมขวาบนของหน้าต่าง ชื่อของผู้ทำงานร่วมกันจะแสดงเป็นสีต่างๆ (หรือพร้อมรูปภาพในบัญชีของพวกเขา) เพื่อให้คุณสามารถแยกความแตกต่างได้อย่างรวดเร็ว เพียงเลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือสีใดก็ได้เพื่อดูว่าสีนั้นหมายถึงใคร

การดาวน์โหลดเอกสารและการเข้าถึงไฟล์แบบออฟไลน์

คุณสมบัติไดรฟ์ที่มีประโยชน์อีกประการหนึ่งคือความสามารถในการดูและแก้ไขไฟล์แม้ว่าคุณจะไม่มีอินเทอร์เน็ตก็ตาม สิ่งที่คุณต้องทำคือดาวน์โหลด Google เอกสารออฟไลน์ ส่วนขยายสำหรับ Google Chrome เมื่อดาวน์โหลดแล้ว — และเปิดใช้งานในของคุณ การตั้งค่าไดรฟ์ — คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้ (เอกสาร ชีต และสไลด์) แม้ในขณะที่คุณเดินทางหรือไม่มีอินเทอร์เน็ตเป็นเวลาสองสามชั่วโมง วงกลมสีเทาที่มีรูปสายฟ้าขวางอยู่ จะปรากฏข้างชื่อไฟล์ของคุณในหน้าต่างไฟล์ เพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อคุณออฟไลน์

ข้อเสียประการหนึ่งคือคุณสามารถเข้าถึงเฉพาะไฟล์ที่คุณสร้างขึ้นและไม่ได้แชร์กับใครเลย คุณต้องเปิด Google Drive ในเบราว์เซอร์ของคุณแล้วจึงจะทำเช่นนั้นได้ คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลแบบออฟไลน์ผ่านแอปมือถือได้เช่นกัน โดยสมมติว่าคุณเปิดฟังก์ชันนี้ไว้ การตั้งค่า ล่วงหน้า

การเพิ่มผู้ทำงานร่วมกันหลายคนผ่าน Google Group

หากคุณต้องการแชร์เอกสารกับคนกลุ่มใหญ่ คุณสามารถหลีกเลี่ยงการป้อนที่อยู่อีเมลแต่ละรายการทีละรายการได้ด้วยการแชร์เอกสารกับทั้ง กลุ่มกูเกิ้ล. ทุกคนในกลุ่มนั้น (รวมถึงคนที่เพิ่มเข้าในกลุ่มในภายหลัง) จะสามารถเข้าถึงสิ่งที่คุณแชร์ได้

การแชร์ไฟล์หลายไฟล์พร้อมกัน

ต้องการแชร์ไฟล์จำนวนมากพร้อมกันหรือไม่ แทนที่จะแชร์แต่ละไฟล์ คุณสามารถย้ายไฟล์เหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์และแชร์โฟลเดอร์นั้นได้ ทุกคนที่คุณแชร์โฟลเดอร์ด้วยจะสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ภายในได้

การแปลงเอกสารที่สร้างด้วยโปรแกรมอื่น

หากคุณมีไฟล์เอกสารที่สร้างในโปรแกรมอื่น แต่จำเป็นต้องแปลงเป็น Google Drive แสดงว่าคุณโชคดี คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว ตราบใดที่เอกสารมีรูปแบบที่ถูกต้อง หลังจากที่คุณย้ายไฟล์ไปที่ Google เอกสาร คุณสามารถแชร์ไฟล์กับผู้ทำงานร่วมกันได้ทันที ในการเริ่มต้น ให้อัปโหลดไฟล์ที่คุณเลือก โอ ปากกาในไดรฟ์แล้วหน้าจอแสดงตัวอย่างเอกสารจะปรากฏขึ้น เลือกเปิดด้วยจากปุ่มเมนูแบบเลื่อนลง Google อาจให้คำแนะนำโดยอัตโนมัติว่าจะเปิดด้วยโปรแกรมใด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทไฟล์ ทำการเลือกจากรายการและแปลงไฟล์เป็นรูปแบบ Google เอกสาร ด้านล่างนี้คือรูปแบบไฟล์ที่คุณสามารถแปลงเป็น Google Drive ได้ในปัจจุบัน

การเปลี่ยนกลับเป็นเอกสารเวอร์ชันเก่า

ข้อเสียที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของโครงการที่ทำงานร่วมกันคือการค้นหาการแก้ไขของผู้ทำงานร่วมกันและแก้ไขหากทำผิดพลาดอาจเป็นเรื่องลำบาก การดำเนินการกับไฟล์สดอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก ซึ่งหลายคนสามารถทำการเปลี่ยนแปลงพร้อมกันได้ Google มีความก้าวหน้าครั้งสำคัญในการลดปัญหาสำหรับผู้ทำงานร่วมกัน ไดรฟ์จะบันทึกเอกสารทุกเวอร์ชันที่อัปเดตเป็นเวลา 30 วันหรือ 100 การแก้ไข ขึ้นอยู่กับว่ากรณีใดจะเกิดขึ้นก่อน คุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัตินี้ทำให้ง่ายต่อการเปลี่ยนกลับเป็นไฟล์เวอร์ชันเก่า แม้ว่าคุณจะต้องเปลี่ยนกลับหลายครั้งก็ตาม

หากต้องการกู้คืนเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า ให้เปิดไฟล์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง คลิก ไฟล์ และ ประวัติเวอร์ชันจากนั้นเลือก ดูประวัติเวอร์ชัน. หน้าจอใหม่จะเปิดขึ้น และแถบจะปรากฏขึ้นทางด้านขวาของเอกสาร แถบนั้นคือกุญแจสำคัญ: โดยจะแสดงรายการการแก้ไขในอดีตทั้งหมดตามลำดับเวลา คลิกที่รายการใดรายการหนึ่งเพื่อดูตัวอย่างการแก้ไขนั้น เมื่อคุณพบการแก้ไขที่ต้องการเปลี่ยนกลับ ให้คลิกสีน้ำเงิน คืนค่าเวอร์ชันนี้ ปุ่มที่ปรากฏที่ด้านบนของหน้าจอและจะเปลี่ยนทันที ประวัติการแก้ไขนี้ยังมีประโยชน์อีกด้วย เนื่องจากแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลงใดบ้าง หากคุณสังเกตเห็นว่าบุคคลหนึ่งมีแนวโน้มที่จะมีปัญหามากกว่า คุณสามารถเปลี่ยนสิทธิ์ในการแก้ไขให้เป็นสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียวได้

คำแนะนำของบรรณาธิการ

• GPT-4: วิธีใช้แชทบอท AI ที่ทำให้ ChatGPT อับอาย
• วิธีแปลงเทป VHS ของคุณเป็น DVD, Blu-ray หรือดิจิทัล
• Google เพิ่งทำให้เครื่องมือรักษาความปลอดภัย Gmail ที่สำคัญนี้ใช้งานได้ฟรีโดยสมบูรณ์
• Wi-Fi ไม่ทำงาน? วิธีแก้ไขปัญหาที่พบบ่อยที่สุด
• Google ย้อนรอยการเปลี่ยนแปลงข้อขัดแย้งใน Google Drive