วิธีทำให้อีเมลมีประสิทธิผลมากขึ้นและเครียดน้อยลง

อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีประโยชน์อย่างปฏิเสธไม่ได้ แต่เมื่อใช้อย่างไม่เหมาะสม อีเมลอาจกลายเป็นตัวกระตุ้นให้เกิดความเครียดที่ดูดเวลา ขโมยความสนใจ และทำงานอยู่ตลอดเวลา ซึ่งเป็นภาระมากกว่าผลประโยชน์ หากคุณพบว่าตัวเองกลัวกล่องจดหมายของคุณทุกวัน ลองดูรายการเทคนิคระดับมืออาชีพที่สามารถช่วยคุณพลิกสคริปต์และเปลี่ยนอีเมลกลับเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ควรจะเป็น

ตั้งค่า (และออกอากาศ) นอกเวลาทำการของคุณ

เพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลเล็ดลอดเข้าสู่ช่วงนอกเวลาทำงานในชีวิตของคุณ เป็นความคิดที่ดีที่จะกำหนดเวลานอกเวลา ไม่ใช่แค่การตั้งใจว่าจะไม่ตรวจสอบอีเมลในช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น วันนั้น หรือแม้แต่โดยการเปิดการตั้งค่าห้ามรบกวนเพื่อบล็อกการแจ้งเตือนทางอีเมล (ซึ่งเป็นความคิดที่ดีเช่นกัน) แต่ยังตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณให้เริ่มทำงานหลังเลิกงานด้วย ชั่วโมง. สิ่งนี้ช่วยจัดการความคาดหวังและจะช่วยสร้างขอบเขตกับเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่จะไม่ปิดกั้นการสื่อสารโดยสิ้นเชิงหากมีเรื่องเร่งด่วนเกิดขึ้น

มันอาจจะน่าตกใจเล็กน้อยในตอนแรกหากคุณคุ้นเคยกับการเช็คอีเมลตลอดเวลาของวัน แต่เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะพบว่า การตรวจสอบอีเมลในช่วงเวลาเฉพาะของวันจะช่วยให้คุณมีสมาธิและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในช่วงเวลาที่คุณบล็อกไว้ ปิด.

ควบคุมจังหวะ

เช่นเดียวกับการไม่ตรวจสอบอีเมลนอกเวลาทำการ ก็ไม่เหมาะที่จะตรวจสอบกล่องจดหมายอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งวัน ไม่ควรใช้อีเมลเป็นแอปพลิเคชันแชทแบบเรียลไทม์ นั่นคือสิ่งที่ Slack และ ทีมไมโครซอฟต์ มีไว้เพื่อ ด้วยเหตุนี้ หากคุณไม่จำเป็นต้องรับอีเมลทันที ก็ควรปรับการตั้งค่ากล่องจดหมายของคุณเพื่อให้ข้อความใหม่เข้ามาตามเวลาที่กำหนดไว้เท่านั้น ไคลเอนต์อีเมลยอดนิยมส่วนใหญ่ในปัจจุบันให้คุณปรับแต่งความถี่ที่กล่องจดหมายของคุณดึงข้อความใหม่ได้ และการลดความถี่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิผลได้อย่างมหัศจรรย์ นอกจากจะทำให้อีเมลมีสิ่งรบกวนสมาธิน้อยลงแล้ว การกำหนดจังหวะอย่างมีกลยุทธ์ยังช่วยให้คุณสามารถบล็อกตารางเวลาส่วนใหญ่ในการติดต่อทางอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นี่คือวิธีการทำ แนวโน้ม และ จดหมาย สำหรับแมค

ยกเลิกการสมัครจากรายการอย่างจริงจัง

อีเมลที่ไม่พึงประสงค์และไม่เกี่ยวข้องจากรายชื่อผู้รับจดหมายเป็นความจริงที่น่ารำคาญในชีวิต แต่หากวิธีการจัดการกับอีเมลเหล่านี้เป็นเพียงการกดปุ่มลบ คุณกำลังสร้างความเสียหายให้กับตัวเอง แทนที่จะลบข้อความเหล่านี้ออกไป การใช้เวลาสองสามวินาทีเพิ่มเติมเพื่อยกเลิกการสมัครรับข้อมูลจากรายชื่ออีเมลทั้งหมดนั้นคุ้มค่าอย่างยิ่ง อาจต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นเล็กน้อย แต่การคลิกพิเศษเหล่านั้นจะตอบแทนเป็นสิบเท่าในอนาคต โดยช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาลบอีเมลที่ไม่ต้องการซึ่งอุดตันกล่องจดหมายของคุณเพิ่มมากขึ้น

โปรแกรมรับส่งอีเมลสมัยใหม่บางโปรแกรมทำให้กระบวนการนี้ง่ายสำหรับคุณ และจะตรวจจับข้อความในรายชื่ออีเมลโดยอัตโนมัติ และเสนอปุ่มยกเลิกการสมัครที่ค้นหาได้ง่าย แม้ว่าโปรแกรมรับส่งอีเมลของคุณจะไม่มีฟีเจอร์นี้ แต่ก็ยังคุ้มค่าที่จะเลื่อนลงไปที่ด้านล่างของข้อความและค้นหาลิงก์ยกเลิกการสมัครด้วยตนเอง หากวิธีอื่นล้มเหลวและไม่มีลิงก์ยกเลิกการสมัคร ก็มักจะคุ้มค่าที่จะส่งอีเมลตอบกลับสั้นๆ ที่ขอให้ผู้ส่ง "โปรดลบฉันออกจากรายการของคุณ"

ใช้ตัวเติมข้อความอัตโนมัติ

คำแนะนำในการเติมข้อความอัตโนมัติ (เช่น การเขียนอัจฉริยะของ Gmail) อาจเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดที่ได้รับการเพิ่มลงในซอฟต์แวร์อีเมลในหน่วยความจำล่าสุด หากคุณไม่คุ้นเคย โดยพื้นฐานแล้วพวกมันจะทำงานโดยการคาดเดาคำและประโยคทั่วไปที่คุณมักจะใช้ จากนั้นทำหน้าที่เป็นคำแนะนำที่คุณสามารถป้อนได้ด้วยการกดแป้นพิมพ์เพียงครั้งเดียว คนดีจะเรียนรู้สไตล์การเขียนของคุณยิ่งคุณใช้มันมากขึ้น และอาจมีความแม่นยำจนแทบจะน่าขนลุกเมื่อเวลาผ่านไป

พูดตามตรง คำแนะนำในการเติมข้อความอัตโนมัติไม่น่าจะช่วยคุณประหยัดเวลาได้เกินสองสามนาทีต่อสัปดาห์ แต่ก็สามารถใช้ได้ สิ่งมหัศจรรย์ในการลดความพยายามทางจิตในการเขียนอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังดิ้นรนเพื่อค้นหาวิธีพูดที่ถูกต้อง บางสิ่งบางอย่าง. คำแนะนำยังสามารถใช้เป็นเครื่องเตือนใจที่เป็นประโยชน์เพื่อให้เรื่องสั้นและไพเราะ

เรียนรู้ว่าเมื่อใดควรข้ามอีเมลและรับโทรศัพท์

ทักษะด้านอีเมลที่ดีที่สุดประการหนึ่งที่คุณสามารถฝึกฝนได้คือความสามารถในการรับรู้เมื่ออีเมลเป็น และที่สำคัญกว่านั้นคือเมื่อไม่ใช่ วิธีการสื่อสารที่เหมาะสำหรับใช้ในสถานการณ์ที่กำหนด ในหลายกรณี อีเมลเป็นที่นิยมมากกว่าเนื่องจากเป็นแบบอะซิงโครนัส ทำให้สามารถพิจารณาการตอบกลับได้มากขึ้น และทิ้งร่องรอยไว้ในกระดาษ ทำให้เหมาะสำหรับข้อความบางประเภท แต่สำหรับการสนทนาที่ไม่เป็นทางการ อีเมลอาจไม่ใช่ช่องทางที่ดีที่สุดในการสื่อสาร เมื่อใดก็ตามที่การสื่อสารของคุณไม่จำเป็นต้องถูกบันทึก มักจะรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าในการส่งข้อความ Slack สั้นๆ หรือแม้แต่รับโทรศัพท์ บางครั้งการโทรหาผู้อื่นอาจดูไม่ดีนักในบางสถานการณ์การทำงาน แต่เมื่อใช้อย่างมีกลยุทธ์จะได้รับประโยชน์ (ความเร็วพิเศษ ความชัดเจน และความสามารถในการใช้น้ำเสียงและการผันคำเพื่อถ่ายทอดข้อมูล) มีมากกว่า ค่าใช้จ่าย

คำแนะนำของบรรณาธิการ

• ส่วนขยายเบราว์เซอร์ 10 รายการเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้สูงสุด
• การแฮ็ก GPU แบบง่ายๆ จะทำให้แล็ปท็อป RTX 3080 ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น 20% หากคุณกล้า

อัพเกรดไลฟ์สไตล์ของคุณDigital Trends ช่วยให้ผู้อ่านติดตามโลกแห่งเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วด้วยข่าวสารล่าสุด รีวิวผลิตภัณฑ์สนุกๆ บทบรรณาธิการที่เจาะลึก และการแอบดูที่ไม่ซ้ำใคร