ข้อดีและข้อเสียของโปรแกรมประมวลผลคำ

โปรแกรมประมวลผลคำได้กลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือซอฟต์แวร์อันเป็นเอกลักษณ์ของธุรกิจสมัยใหม่ โดยเข้ามาแทนที่ทั้งลายมือและเทคโนโลยีอย่างเช่น เครื่องพิมพ์ดีดในสำนักงานส่วนใหญ่ ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ ได้แก่ ความง่ายในการแก้ไขและความสามารถในการทำงานร่วมกันในการแก้ไขเอกสาร อย่างไรก็ตาม บางคนชอบใช้เครื่องพิมพ์ดีดหรือเขียนด้วยมือเพื่อวัตถุประสงค์บางอย่าง และบางคนใช้ซอฟต์แวร์การพิมพ์ทางเลือก เช่น โปรแกรมแก้ไขข้อความธรรมดา

ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำเริ่มใช้อย่างแพร่หลายกับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในช่วงปี 1980 และ ความสำคัญของเครื่องมือประมวลผลคำ เช่น Microsoft Word และ Google Docs ในสำนักงานหลายแห่งเป็นเรื่องยาก พูดเกินจริง

ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่เข้ามาแทนที่เครื่องพิมพ์ดีดด้วยเหตุผลหลายประการ รวมถึงความง่ายในการแก้ไขและ ขาดการบำรุงรักษาที่เกี่ยวข้องเมื่อเทียบกับเครื่องพิมพ์ดีดซึ่งต้องการการบำรุงรักษาและหมึก ทดแทน แป้นพิมพ์คอมพิวเตอร์มักจะส่งเสียงดังน้อยกว่าเครื่องพิมพ์ดีด ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ในบางสภาพแวดล้อมเช่นกัน

โปรแกรมประมวลผลคำสมัยใหม่ยังช่วยให้หลายคนทำงานร่วมกันในการแก้ไขเอกสารฉบับเดียวได้ง่าย ซึ่งอาจเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับพนักงานออฟฟิศและนักเรียน

โปรแกรมประมวลผลคำยังช่วยให้มีตัวเลือกแบบอักษร สีข้อความ และตัวเลือกการจัดรูปแบบอื่นๆ มากมาย ซึ่งมักไม่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้อุปกรณ์อื่นๆ หลายแห่งยังมีการตรวจตัวสะกดและการตรวจไวยากรณ์ในตัว ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการพิสูจน์อักษร

โปรแกรมประมวลผลคำไม่ได้แทนที่เทคโนโลยีรุ่นเก่าทั้งหมด นักเขียนบางคนชอบกระบวนการทางกลไกที่ช้าของการใช้เครื่องพิมพ์ดีดหรือปากกาหรือดินสอ โดยบอกว่าช่วยให้พวกเขาคิดอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับคำที่พวกเขากำลังวางลงบนหน้า

การใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำต้องใช้เส้นโค้งการเรียนรู้ บางคนที่เติบโตมาก่อนโปรแกรมประมวลผลคำมักชอบใช้เทคโนโลยีที่เก่ากว่าเพื่อหลีกเลี่ยงช่วงการเรียนรู้ที่จำเป็นต่อการควบคุมแป้นพิมพ์ เมาส์ และไอคอนที่ใช้ในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

ในบางกรณี เป็นเรื่องยากที่จะใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพื่อกรอกแบบฟอร์มกระดาษที่มีอยู่ เนื่องจากเป็นการยากที่จะให้เครื่องพิมพ์คอมพิวเตอร์จัดแนวข้อความให้ถูกต้องโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมที่ซับซ้อน บางครั้งเครื่องพิมพ์ดีดมักใช้ในกรณีเหล่านี้ เนื่องจากสามารถจัดข้อความตรงตำแหน่งที่ต้องการได้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ในสภาพแวดล้อมที่ไม่มีคอมพิวเตอร์ เช่น เรือนจำ

ในบางกรณี การใช้โปรแกรมประมวลผลคำหรือเครื่องมือดิจิทัลอื่นๆ อาจนำไปสู่ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย เครื่องพิมพ์ดีดบางครั้งใช้ในการจัดการเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนเพื่อลดความเสี่ยงของการสอดแนมทางดิจิทัล ไม่มีสำเนาอิเล็กทรอนิกส์สำหรับแฮ็กเกอร์ที่จะค้นหาเมื่อมีการสร้างเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีด

นอกจากโปรแกรมประมวลผลคำแล้ว ยังมีโปรแกรมประเภทต่าง ๆ เล็กน้อยสำหรับการป้อนข้อความที่พิมพ์ซึ่งเรียกว่าโปรแกรมแก้ไขข้อความ มักใช้โดยโปรแกรมเมอร์คอมพิวเตอร์ โปรแกรมแก้ไขข้อความมีคุณสมบัติน้อยกว่า เช่น การเลือกแบบอักษรและการตรวจการสะกด และแทนที่จะเชี่ยวชาญในการรับข้อความลงในไฟล์ตามที่ผู้ใช้พิมพ์

ตัวอย่างของโปรแกรมแก้ไขข้อความ ได้แก่ Notepad บน Microsoft Windows, TextEdit บนคอมพิวเตอร์ macOS และเครื่องมือโอเพ่นซอร์ส Emacs และ Vim