เมื่อยุบส่วน คุณจะซ่อนส่วนย่อยชั่วคราวเพื่อดูแถวด้านบนหรือด้านล่างได้ดีขึ้น
เครดิตรูปภาพ: Pinkypils / iStock / GettyImages
การจัดการกับข้อมูลจำนวนมากใน Microsoft Excel อาจทำให้คุณรู้สึกหนักใจ เมื่อยุบส่วน คุณจะซ่อนส่วนย่อยชั่วคราวเพื่อดูแถวด้านบนหรือด้านล่างได้ดีขึ้น หากต้องการเพิ่มแถว Excel ที่ยุบได้ ให้เลือกแถวที่คุณต้องการยุบและใช้คุณลักษณะเค้าร่างใต้แท็บข้อมูลเพื่อจัดกลุ่ม จากนั้น คุณสามารถคลิกเครื่องหมายบวกและลบทางด้านซ้ายเพื่อยุบและขยาย หรือคลิกที่ตัวเลขด้านบนเพื่อยุบทั้งหมดและขยายทั้งหมด
คุณสมบัติคอลัมน์ยุบของ Excel
บางครั้ง Excel อาจดูเหมือนไม่มีอะไรเลยนอกจากกล่องตัวเลข โดยที่แถวและคอลัมน์ดูเหมือนจะไม่สิ้นสุด หากคุณกำลังจัดการกับสเปรดชีตขนาดใหญ่ เต็มไปด้วยข้อมูลมากมาย แถวและคอลัมน์ทั้งหมดสามารถทำงานร่วมกันได้ ทำให้ยากต่อการดูว่าเกิดอะไรขึ้น โดยใช้ซอฟต์แวร์ของ คุณสมบัติการจัดกลุ่มคุณสามารถสร้างแถว Excel ที่ยุบได้ซึ่งจะทำให้มองเห็นส่วนหลักได้ง่ายขึ้น
วีดีโอประจำวันนี้
คิดว่าคุณลักษณะการจัดกลุ่มเป็นโครงร่าง แต่ละส่วนมีประเด็นหลัก โดยมีจุดย่อยอยู่ด้านล่าง หากคุณสามารถซ่อนจุดย่อยเหล่านั้นได้ คุณจะสามารถเห็นภาพรวมของเนื้อหาของคุณในขณะที่ยังคงมีจุดย่อยเมื่อคุณพร้อมที่จะดู สำหรับคอลัมน์กลุ่มของ Excel ที่มีส่วนหัว คุณจะต้องคิดให้ดีก่อนว่าจะจัดกลุ่มสิ่งต่างๆ อย่างไรเมื่อคุณตั้งค่าสเปรดชีต
ประโยชน์ของการจัดกลุ่ม
หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับความสามารถในการตั้งค่า Excel ยุบคอลัมน์ คือการจัดกลุ่มที่คุณทำไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น หากคุณมีงบประมาณ คุณสามารถใช้คุณลักษณะการจัดกลุ่มเพื่อรวมรายการทั้งหมดเข้าด้วยกัน แล้วจึงรวมเข้าด้วยกัน คุณอาจมีงบประมาณสำหรับแต่ละแผนก และต้องการรวมเป็นจำนวนเงินที่คุณจะใช้จ่ายในแต่ละแผนก
เมื่อคุณจัดกลุ่มคอลัมน์กลุ่ม Excel ด้วยส่วนหัวแล้ว คุณจะสามารถจัดการข้อมูลได้ง่ายขึ้น ส่วนหัวของคุณอาจเป็นยอดรวมสำหรับแต่ละพื้นที่ในงบประมาณนั้น โดยคอลัมน์ที่ยุบได้ของคุณจะเป็นรายการบรรทัดสำหรับแต่ละพื้นที่ เมื่อพื้นที่เหล่านั้นถูกยุบ คุณจะมีเพียงผลรวมสำหรับแต่ละแผนก ทำให้เปรียบเทียบงบประมาณสำหรับแต่ละพื้นที่ได้ง่ายขึ้น
แถวกลุ่มใน Excel
ก่อนที่คุณจะสามารถใช้ฟีเจอร์คอลัมน์ยุบของ Excel คุณต้องสร้างกลุ่มก่อน มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ อย่างแรกคือการใช้คุณสมบัติเค้าร่าง ซึ่งใช้งานได้ถ้าข้อมูลของคุณมีข้อมูลเพียงระดับเดียว เน้นเซลล์ที่คุณต้องการจัดกลุ่ม จากนั้นคลิกที่แท็บข้อมูลแล้วเลือก เค้าร่าง กลุ่ม และเค้าร่างอัตโนมัติ.
ถ้าการร่างโครงร่างอัตโนมัติไม่ใช่ตัวเลือก หรือคุณต้องการกำหนดเองว่าส่วนใดที่สามารถยุบได้ คุณสามารถสร้างแถว Excel ที่ยุบได้ด้วยตนเองตลอดทั้งแผ่นงาน ไฮไลท์แถวที่คุณต้องการจัดกลุ่ม จากนั้นเลือก เค้าร่าง กลุ่ม กลุ่ม และแถว คุณจะเห็นแถบด้านซ้ายพร้อมปุ่มลบ ทำขั้นตอนนี้ซ้ำกับแถวอื่นๆ ที่คุณต้องการจัดกลุ่ม
ยุบรายการที่จัดกลุ่ม
เมื่อคุณตั้งค่าทุกอย่างแล้ว รวมถึงคอลัมน์กลุ่มของ Excel ที่มีส่วนหัวและแถบทางด้านซ้ายของแต่ละพื้นที่ที่จัดกลุ่ม คุณก็พร้อมที่จะยุบ หากต้องการยุบรายการของคุณ คลิกที่ปุ่มลบ ทางด้านซ้ายของแต่ละกลุ่ม กลุ่มจะยุบทันที แต่ข้อมูลทั้งหมดจะยังคงอยู่ เพียงซ่อนให้พ้นสายตาชั่วคราว
หากต้องการขยายกลุ่มที่คุณเพิ่งยุบ ให้คลิกที่เครื่องหมายบวกทางด้านซ้ายของกลุ่ม ทุกอย่างจะปรากฏเหมือนเดิมก่อนที่คุณจะจัดกลุ่ม คุณสามารถสลับจากการขยายเป็นยุบได้ตามความจำเป็น เมื่อคุณมีหลายกลุ่มแล้ว คุณสามารถขยายหรือยุบทั้งหมดพร้อมกันได้โดยคลิกที่ตัวเลข 1 สำหรับการยุบ หรือ 2 เพื่อขยาย
