วิธีใช้ Avery 5160 Labels บน Excel

ป้ายชื่อ Avery เป็นผลิตภัณฑ์สำนักงานมาตรฐานที่รู้จักกันดี และป้ายชื่อ 5160 (ในขนาดอื่นๆ) เข้ากันได้กับผลิตภัณฑ์ของ Microsoft คุณสามารถพิมพ์ป้ายชื่อ Avery จาก Excel ได้ แต่กระบวนการนี้จำเป็นต้องมีจดหมายเวียนเพื่อจัดประเภทเขตข้อมูลป้ายชื่อและนำเข้าไปยังรูปแบบป้ายผนึก

ในระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน คุณตั้งค่าคอลัมน์ของข้อมูลใน Excel แล้วจับคู่คอลัมน์กับเขตข้อมูลการจัดรูปแบบใน Microsoft Word กระบวนการนี้ไม่ซับซ้อน แต่ต้องใช้เวลาในการตั้งค่าการจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง รายชื่อผู้ติดต่อขนาดใหญ่หรือข้อมูลรูปแบบอื่นใน Excel ต้องใช้เวลามากขึ้นเช่นกัน

อีกทางเลือกหนึ่งสำหรับการใช้ Excel กับ Word คือการพิมพ์แต่ละป้ายชื่อด้วยตนเอง หรือเรียกใช้จดหมายเวียนผ่านโปรแกรมอื่นที่เข้ากันได้ เช่น Microsoft Outlook ตัวเลือก Microsoft Outlook นั้นน่าสนใจก็ต่อเมื่อคุณใช้บริการเป็นตัวจัดการอีเมลอยู่แล้ว

ป้ายชื่อ Avery เป็นมาตรฐานในการจัดรูปแบบป้ายชื่อ Microsoft Word และขนาดได้รับการจัดเก็บไว้ล่วงหน้า ทำให้เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับกระบวนการติดฉลาก แบรนด์และเลย์เอาต์ของฉลากทั่วไปอื่นๆ จะถูกจัดเก็บไว้ในการจัดรูปแบบฉลากสำหรับ Microsoft ด้วย

ก่อนที่คุณจะเข้าสู่ Excel และใช้โปรแกรมเพื่อโฮสต์ข้อมูลของคุณ ให้พิจารณาว่า Excel เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์เฉพาะของคุณหรือไม่ หากคุณกำลังสร้างป้ายชื่อจำนวนเล็กน้อย เช่น น้อยกว่า 100 ป้ายโดยมีข้อมูลเพียงเล็กน้อย การพิมพ์ข้อมูลลงในเอกสาร Word ที่มีรูปแบบป้ายผนึกโดยตรงเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับรายการใช้ครั้งเดียว

Excel เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการโฮสต์ข้อมูลจำนวนมาก เช่น รายชื่อผู้ติดต่อที่มีชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นๆ สำหรับคนหลายร้อยหรือหลายพันคน รายการที่เติบโตและพัฒนาอย่างต่อเนื่องนั้นง่ายต่อการจัดการใน Excel

เวิร์กบุ๊ก Excel ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีสำหรับการพิมพ์ป้ายชื่อสำหรับรายการที่มีการจัดการ แต่การจัดรูปแบบทำให้ง่ายต่อการย้ายข้อมูลไปยังโปรแกรมและรูปแบบอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอัปโหลดรายชื่อผู้ติดต่อไปยังโปรแกรมจัดการอีเมลจาก Excel ได้อย่างง่ายดาย

ใช้ Excel หากข้อมูลมีความสำคัญและจะเห็นการใช้งานอย่างต่อเนื่อง มิฉะนั้น ให้ลองพิมพ์ข้อมูลลงในเอกสาร Word โดยตรง

ใน Excel ให้จัดรูปแบบฟิลด์ป้ายกำกับโดยใช้ส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ส่วนหัวแต่ละคอลัมน์ด้วยฟิลด์เฉพาะ เช่น ชื่อจริง, นามสกุล, ที่อยู่, เมือง, สถานะ, รหัสไปรษณีย์, ที่อยู่อีเมล และข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณเก็บไว้ในผู้ติดต่อ การตั้งค่าคอลัมน์สำหรับชุดข้อมูลเฉพาะแต่ละชุดมีความสำคัญเมื่อถึงเวลาจัดรูปแบบป้ายกำกับ

แต่ละแถวสอดคล้องกับผู้ติดต่อหรือชุดข้อมูลเดียว การใช้ส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับข้อมูลแต่ละส่วนจะเพิ่มความสามารถของคุณในการวางตำแหน่งที่ข้อมูลจะอยู่บนป้ายชื่อในภายหลังเมื่อคุณใช้กระบวนการจดหมายเวียน ณ จุดนี้ บันทึกแผ่นงาน Excel และออกจากโปรแกรม จากนั้นเปิด Microsoft Word เพื่อเรียกใช้จดหมายเวียนและพิมพ์ป้ายผนึกในท้ายที่สุด

มุ่งหน้าสู่ การส่งจดหมาย ในเอกสาร Word ใหม่ แล้วเลือก เริ่มการรวมจดหมาย ตัวเลือก. เลือก ป้าย และคลิก ตัวเลือกฉลาก นี่คือที่ที่คุณจัดรูปแบบเอกสาร Word สำหรับป้ายชื่อ Avery 5160

เลือกเครื่องพิมพ์ฟีดต่อเนื่องหรือเครื่องพิมพ์หน้าตามรุ่นที่คุณใช้ ด้านล่างตัวเลือกเครื่องพิมพ์คือตัวเลือกฉลาก เลือกเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อดูซัพพลายเออร์และเลือก เอเวอรี่ จากรายการนี้

อีกรายการหนึ่งสร้างขึ้นด้วยสไตล์ป้ายกำกับ Avery ทั้งหมด คลิก 5160 ป้ายรุ่นและเลือก ตกลง. เอกสาร Word จะปรับขนาดป้ายให้ตรงกับระยะห่างและการออกแบบที่จำเป็น

ตอนนี้คลิก ไฟล์ และเลือก ขั้นสูง ตัวเลือกในการเชื่อมต่อ Excel กับ Word ทำเครื่องหมาย ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์ กล่องกาเครื่องหมายและเลือก ตกลง. กลับไปที่ การส่งจดหมาย และคลิก เลือกผู้รับ เพื่อค้นหาไฟล์ Excel ของคุณ เลือกไฟล์เพื่อรวมข้อมูลกับ Word

จัดรูปแบบข้อมูลของคุณควรมีลักษณะอย่างไรบนป้ายกำกับในการตั้งค่าการส่งจดหมายด้วย ใช้ <> การจัดรูปแบบการจัดวางข้อมูล ซึ่งสัมพันธ์กับคอลัมน์ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้าใน Excel คุณสามารถกำหนดค่าข้อมูลนี้ในแบบที่คุณต้องการ

ป้ายกำกับที่อยู่โดยทั่วไปจะโฮสต์ชื่อ ที่อยู่ เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ คุณยังสามารถเพิ่มชื่อบริษัทหรือฟิลด์แบบกำหนดเองใดๆ ก็ได้ตราบใดที่ยังมีอยู่ในคอลัมน์ Excel จัดรูปแบบส่วนหัวของคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ในลักษณะที่คุณต้องการให้ปรากฏ ซึ่งรวมถึงระยะห่างระหว่างคำและบรรทัดที่มีอยู่

ปรับการตั้งค่าแบบอักษรในบริเวณนี้ด้วย การใช้ฟอนต์เริ่มต้นที่แมปจาก Excel นั้นใช้งานได้ดี แต่การกำหนดสไตล์แบบกำหนดเองเป็นตัวเลือกที่ง่ายสำหรับป้ายกำกับ เพียงเรียกใช้ตัวอย่างก่อนพิมพ์หลังจากผสานเพื่อให้แน่ใจว่าแบบอักษรและขนาดข้อความพอดีกับฉลาก

ตอนนี้มีการจัดรูปแบบป้ายกำกับ Avery และเชื่อมต่อข้อมูลแล้ว คลิก สนามแข่งขัน ภายใต้ การส่งจดหมาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนหัวของคอลัมน์จาก Excel ตรงกับ <> การจัดรูปแบบที่คุณใช้ก่อนหน้านี้ หากทุกอย่างลงตัว ก้าวไปข้างหน้า หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อปรับจนกว่าฟิลด์ทั้งหมดจะตรงกัน ซึ่งจะแมปคอลัมน์ Excel กับป้ายกำกับ

คลิก เสร็จสิ้นและผสาน ใต้แท็บการส่งจดหมายเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น คลิก พิมพ์ เพื่อส่งงานไปยังเครื่องพิมพ์ของคุณ วางฉลาก Avery ลงในถาดเครื่องพิมพ์ก่อนเรียกใช้ฟังก์ชันการพิมพ์

นอกจากนี้ ให้ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อตรวจสอบการจัดตำแหน่งและระยะห่างอีกครั้ง และเพื่อค้นหาข้อผิดพลาดใดๆ ฉลากและหมึกพิมพ์มีค่าใช้จ่ายสูง และการตรวจสอบไฟล์ซ้ำอีกครั้งทำให้มั่นใจได้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์มากกว่าหนึ่งครั้ง

มีทางเลือกอื่นในการเรียกใช้จดหมายเวียนระหว่าง Excel และ Word ตัวเลือก Outlook ใช้เฉพาะกับรายการที่ติดต่อ แต่มีวิธีการง่ายๆ ในการโหลดที่ติดต่อจาก Excel ลงในตัวจัดการที่ติดต่อของ Outlook

หากคุณยังคงติดต่อทางอีเมลกับใครก็ตามที่อยู่ในรายชื่อ คุณลักษณะนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง เข้าสู่ Outlook แล้วเลือก เพิ่มผู้ติดต่อ และเลือก จากไฟล์. คุณสามารถใช้ Excel หรือไฟล์ CSV มาตรฐานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์เดียวกัน เลือกไฟล์และนำเข้าทุกอย่างไปยังตัวจัดการ Outlook

ขณะนี้ การเรียกใช้จดหมายเวียนใน Word นั้นเป็นกระบวนการที่สั้นกว่ามาก เลือกผู้ติดต่อที่ต้องการทั้งหมดโดยใช้ กะ+ควบคุม คำสั่งแป้นพิมพ์เพื่อเน้นผู้ติดต่อหลายราย

ไปที่ บ้าน แท็บใน Outlook แล้วเลือก จดหมายเวียน ติดตามโดย เฉพาะผู้ติดต่อที่เลือก. เลือกฟิลด์ผู้ติดต่อที่คุณต้องการบนฉลากหรือคลิก ช่องติดต่อทั้งหมด เพื่อโอนทุกอย่าง เลือก เอกสารใหม่ และเลือกประเภทของเอกสาร ฉลากไปรษณีย์ เป็นตัวเลือกที่ชัดเจนที่สุดในรายการ

การดำเนินการนี้จะทริกเกอร์เอกสาร Word ให้เปิดขึ้น และข้อมูลติดต่อทั้งหมดจะได้รับการแมปและพร้อมใช้งาน คุณยังคงต้องใช้ Word เพื่อเลือกสไตล์ป้ายชื่อ Avery แต่กระบวนการจะเหมือนกับที่แสดงด้านบน

หากคุณเป็นคนรอบคอบให้ป้อน เขียน และ แทรกทุ่งนา ส่วนใน Word เพื่อตรวจสอบการแมปอีกครั้ง คุณยังสามารถเรียกใช้ตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกจัดวางอย่างถูกต้องและพร้อมที่จะพิมพ์ มิฉะนั้น คุณจะพร้อมและสามารถพิมพ์ป้ายผนึกได้อย่างรวดเร็วโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียนของ Outlook