ฉันจะออกแบบบัญชีรายชื่อใน Excel ได้อย่างไร

ตั้งแต่ทีมกีฬาและชั้นเรียนในโรงเรียนไปจนถึงพนักงานของบริษัท บัญชีรายชื่อจะระบุว่าใครทำอะไรและบันทึกผลงานของแต่ละคน ในการจัดระเบียบข้อมูลประเภทนี้ เช่น ชื่อ ตำแหน่ง ค่าเฉลี่ยการตี ระยะหลังการจับ ยอดขายในเดือนมกราคม ผลการเรียนภาคเรียน ให้ตั้งค่าเวิร์กชีต Microsoft Excel ความสามารถในการจัดการข้อมูลของโปรแกรมสามารถช่วยให้คุณจัดเก็บ นำเสนอ และวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับความสำเร็จของมนุษย์ ไม่ว่าบัญชีรายชื่อของคุณจะแสดงรายการเหยือกบรรเทาทุกข์หรือตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า คุณสามารถจัดการรายละเอียดในสเปรดชีตได้

กำหนดแถวแรกของเวิร์กชีตของคุณให้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์ เมื่อต้องการให้มองเห็นได้เมื่อคุณเลื่อน ให้ใช้คุณลักษณะ Freeze Panes ซึ่งอยู่ในแท็บ View ของ Ribbon ของ Excel ในกลุ่ม Window ตรึงบานหน้าต่างสามารถใช้กับแถวบนสุด คอลัมน์แรก หรือการรวมแถวและคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น เลือกแถวที่ 3 เพื่อตรึงแถวที่ 1 และ 2 ตรึงคอลัมน์ C เพื่อตรึงคอลัมน์ A และ B หรือเซลล์ D2 เพื่อตรึงทั้งแถวที่ 1 และคอลัมน์ A ถึง C คุณไม่สามารถตรึงส่วนที่เลือกที่ไม่อยู่ติดกันหรือส่วนที่แยกไว้ตรงกลางเวิร์กชีตไม่ได้ เมื่อคุณป้อนส่วนหัวของคอลัมน์แล้ว ให้จัดรูปแบบในกลุ่มแบบอักษรของแท็บหน้าแรก ทำให้ข้อความของคุณเป็นตัวหนา เปลี่ยนสีหรือกำหนดสีเติมสำหรับเซลล์ส่วนหัวเอง

เมื่อคุณจัดระเบียบเวิร์กชีตของคุณแล้ว ให้แทรกข้อมูลรายชื่อโดยใช้เทคนิคมากกว่าหนึ่งวิธี พิมพ์จากบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือ หรือกด "Ctrl-V" เพื่อวางข้อมูลและการจัดรูปแบบจากแหล่งอื่น หากคุณไม่ต้องการพื้นหลังสีแดงหรือเซลล์สีเหลืองจากเวิร์กชีต Excel อื่น ให้กด "Ctrl-Alt-V" เพื่อ เปิดใช้งานการวางแบบพิเศษหรือสลับไปที่แท็บหน้าแรกในริบบิ้น จากนั้นคลิกที่ "วาง" ของกลุ่มคลิปบอร์ด รายการ. Paste Special จำกัดเนื้อหาที่เข้ามาในลักษณะเฉพาะของข้อมูลที่คัดลอก รวมถึงค่าที่ไม่มีการจัดรูปแบบ การจัดรูปแบบโดยไม่มีค่าหรือการวัดความกว้างของคอลัมน์ ใช้ วางแบบพิเศษ เพื่อล้างข้อความที่คุณคัดลอกจากหน้าเว็บ ข้อความอีเมล และเอกสาร Microsoft Word ที่มีสไตล์

ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Excel จะสร้างคอลัมน์ที่กว้างเพียงพอสำหรับอักขระ 8.43 เนื้อหาของเซลล์ที่เกินความยาวนั้นดูเหมือนจะหกลงในคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน ลากคอลัมน์ให้กว้างขึ้นด้วยอุปกรณ์ชี้ตำแหน่งของคุณ ดึงขอบด้านขวาของคอลัมน์จนกว่าคุณจะได้ขนาดที่คุณต้องการ หรือปรับขนาดเซลล์ทั้งหมดเพื่อให้พอดีกับเนื้อหาในขั้นตอนเดียว ในแท็บหน้าแรกของ Ribbon ของ Excel รายการรูปแบบของกลุ่มเซลล์จะมีความกว้างของคอลัมน์พอดีอัตโนมัติ การปรับปรุงนี้นำไปใช้กับคอลัมน์ใดๆ ที่คุณเลือกอย่างน้อยหนึ่งเซลล์ คุณยังสามารถคลิกปุ่ม เลือกทั้งหมด ที่ไม่มีป้ายกำกับ ที่จุดตัดของส่วนหัวของแถวและคอลัมน์ของเวิร์กชีต และดับเบิลคลิกที่ขอบแนวตั้งระหว่างส่วนหัวของคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน

การรวบรวมรายชื่อยาวๆ ทำให้งานในการรักษาลำดับตัวอักษรมีความซับซ้อน เลือกเซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูลบัญชีรายชื่อ สลับไปที่แท็บ Data ของ Ribbon Microsoft Excel ค้นหากลุ่ม Sort & Filter แล้วคลิกรายการ "Sort" Excel ขยายส่วนที่เลือกเพื่อรวมคอลัมน์ข้อมูลที่ต่อเนื่องกันทั้งหมด และเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับเพื่อให้คุณสามารถ จัดระเบียบข้อมูลของคุณตามคอลัมน์การจัดเรียงหลัก เลือกวิธีการจัดเรียง และเลือกตามตัวอักษรหรือตัวเลข คำสั่ง. นอกจากนี้ ใช้ความสามารถของตัวกรองอัตโนมัติของ Excel เพื่อเปลี่ยนส่วนหัวของคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ให้เป็นรายการตัวกรองแบบคลิกได้ ในกลุ่มการเรียงลำดับและตัวกรองของแท็บข้อมูล รายการตัวกรองจะเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์จะกลายเป็นรายการแบบหล่นลงของค่าต่างๆ เลือกหนึ่งรายการ แล้ว Excel จะซ่อนแถวที่ไม่ตรงกับแถวนั้นไว้ชั่วคราว

ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Microsoft Excel 2013 อาจแตกต่างกันเล็กน้อยหรืออย่างมีนัยสำคัญกับรุ่นหรือผลิตภัณฑ์อื่น