กล่องขาเข้า Outlook ของฉันยุ่งเหยิงก่อนที่ฉันจะใช้ 3 เทคนิคนี้

ไม่มีใครชอบอีเมล แต่ไม่มีใครสามารถอยู่ได้โดยปราศจากอีเมล หากคุณประสบปัญหาในการจัดการอีเมลขาเข้า เราพบว่าเคล็ดลับทั้งสามนี้มีประโยชน์อย่างมาก

ไม่ว่าคุณจะต้องการย้ายข้อความโดยอัตโนมัติ ดำเนินการหลายอย่างด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว หรือทำให้อีเมลที่ต้องการความสนใจโดดเด่นเหนือสิ่งอื่นใด สิ่งเหล่านี้ เคล็ดลับ Microsoft Outlook คุณได้ครอบคลุม

ใช้กฎเพื่อจัดระเบียบอีเมลขาเข้า

ในการจัดระเบียบอีเมลเมื่อมาถึง คุณสามารถตั้งกฎใน Outlook ได้ คุณจึงสามารถย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ ตั้งค่าสถานะอีเมลเพื่อติดตามผล ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว และอื่นๆ ส่วนที่ดีที่สุดคือทุกอย่างทำโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: ไปที่ บ้าน แท็บ เลือก กฎ ลูกศรแบบหล่นลง และเลือก สร้างกฎ.

ขั้นตอนที่ 2: ในกล่องที่เปิดขึ้น คุณจะมีตัวเลือกด่วนสองสามตัวเลือกสำหรับอีเมลที่เลือก

สำหรับเงื่อนไข คุณสามารถเลือกจากผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือส่งไปยังที่อยู่อีเมลเฉพาะ สำหรับการดำเนินการ คุณสามารถเลือกจากการแสดงหน้าต่างการเตือน เล่นเสียงบางอย่าง หรือย้ายไปยังโฟลเดอร์

ขั้นตอนที่ 3: หากสิ่งที่คุณเห็นในกล่องตรงกับสิ่งที่คุณต้องการทำ เพียงทำเครื่องหมายในช่องสำหรับเงื่อนไขและการดำเนินการที่คุณต้องการ แล้วเลือก ตกลง.

ใช้กฎขั้นสูง

คุณสามารถเลือกจากเงื่อนไขและการดำเนินการที่หลากหลายมากขึ้นหากต้องการ

ขั้นตอนที่ 1: เลือก ตัวเลือกขั้นสูง ในกล่องสร้างกฎ

ขั้นตอนที่ 2: จากนั้นคุณสามารถเลือกจากเงื่อนไขกว่า 30 รายการ เช่น อีเมลถูกทำเครื่องหมายว่าสำคัญ มีไฟล์แนบ หรือมีการตอบกลับอัตโนมัติหรือไม่

ทำเครื่องหมายในช่อง (es) สำหรับเงื่อนไขที่คุณต้องการใช้ จากนั้นเลือกข้อความเชื่อมโยงสีน้ำเงินเพื่อกรอกตัวแปร เลือก ต่อไป.

ขั้นตอนที่ 3: จากนั้นคุณจะเห็นการดำเนินการประมาณ 20 รายการที่คุณสามารถทำได้ ทำเช่นเดียวกันโดยทำเครื่องหมายในช่อง (es) สำหรับการดำเนินการที่คุณต้องการใช้และเลือกข้อความสีน้ำเงินเพื่อกรอกรายละเอียดที่จำเป็น เลือก ต่อไป.

ขั้นตอนที่ 4: หากมีข้อยกเว้นใด ๆ สำหรับกฎที่คุณต้องการเพิ่ม คุณสามารถทำได้ในครั้งต่อไป ทำเครื่องหมายในช่องเหล่านั้น กรอกรายละเอียดสำหรับข้อความสีน้ำเงิน แล้วเลือก ต่อไป.

ขั้นตอนที่ 5: สุดท้าย ตั้งชื่อกฎของคุณ ทำเครื่องหมายว่าคุณต้องการเรียกใช้กฎทันทีหรือไม่ แล้วเลือก เสร็จ.

เมื่อคุณตั้งค่ากฎแล้ว คุณสามารถนั่งเฉยๆ และปล่อยให้ Outlook จัดระเบียบอีเมลขาเข้าเหล่านั้นให้คุณ ด้วยการใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการสร้างกฎ คุณสามารถประหยัดเวลาได้ในระยะยาว

หากต้องการดู แก้ไข หรือลบกฎในภายหลัง ให้ไปที่ บ้าน > กฎ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

ตั้งค่าขั้นตอนด่วนสำหรับงานซ้ำๆ

Outlook เสนอคุณลักษณะ เรียกว่า Quick Steps ซึ่งจะช่วยเพิ่มความเร็วให้กับงานที่คุณทำซ้ำแล้วซ้ำอีก เช่นเดียวกับกฎ ขั้นตอนด่วนให้คุณเลือกการดำเนินการอย่างน้อยหนึ่งอย่างที่คุณต้องการดำเนินการกับอีเมล แต่แทนที่จะดำเนินการเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ คุณจัดการด้วยตนเองเพียงคลิกปุ่ม นอกจากนี้คุณยังสามารถดำเนินการหลายอย่างได้ในเวลาเดียวกัน

ไปที่ บ้าน แท็บและตรวจสอบ ขั้นตอนด่วน กล่องในส่วนนั้นของริบบิ้น คุณจะเห็นการดำเนินการต่างๆ เช่น ย้ายไปที่ ตอบกลับและลบ และเสร็จสิ้น

คุณสามารถใช้หนึ่งในขั้นตอนด่วนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยเลือกและกรอกรายละเอียดที่จำเป็น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือก ย้ายไปเลือกโฟลเดอร์ และเลือกทำเครื่องหมายอีเมลว่าอ่านแล้ว เลือก บันทึก.

จากนั้นหากต้องการใช้ขั้นตอนด่วนกับอีเมลในกล่องจดหมาย ให้เลือกข้อความและเลือก ย้ายไป ขั้นตอนด่วน

สร้างขั้นตอนด่วนของคุณเอง

หากคุณต้องการสร้าง Quick Step ของคุณเอง ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที

ขั้นตอนที่ 1: เลือก สร้างใหม่ ในส่วนขั้นตอนด่วนของ Ribbon

ขั้นตอนที่ 2: จากนั้น ตั้งชื่อ Quick Step และใช้ช่องดรอปดาวน์เพื่อเลือกการดำเนินการที่คุณต้องการ หากต้องการดำเนินการมากกว่าหนึ่งรายการ ให้เลือก เพิ่มการดำเนินการ แล้วเลือกรายการถัดไป

ขั้นตอนที่ 3: เมื่อคุณมีการดำเนินการทั้งหมดที่คุณต้องการแล้ว ให้เลือก เสร็จ.

หากต้องการใช้ขั้นตอนด่วนเมื่อมีอีเมลเข้ามาในกล่องจดหมาย ให้เลือกข้อความแล้วคลิกชื่อในกล่องขั้นตอนด่วน คุณยังสามารถคลิกขวาที่อีเมล ย้ายไปที่ ขั้นตอนด่วนแล้วเลือกชื่อจากเมนูที่แสดงขึ้น

หากคุณต้องการดำเนินการหลายอย่างกับอีเมลในคราวเดียว Quick Steps จะช่วยประหยัดเวลาได้อย่างแท้จริง

หากต้องการดู แก้ไข หรือลบขั้นตอนด่วนในภายหลัง ให้ไปที่ บ้าน > ขั้นตอนด่วน > จัดการขั้นตอนด่วน.

ทำให้อีเมลโดดเด่นด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

เครื่องมือจัดการกล่องขาเข้าที่มีประโยชน์อีกหนึ่งอย่างใน Outlook คือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถสร้างอีเมลบางฉบับที่มาถึงให้โดดเด่นด้วยสไตล์ฟอนต์ ขนาด หรือสีที่เฉพาะเจาะจง นี่เป็นวิธีที่ดีในการเรียกร้องความสนใจของคุณไปยังข้อความที่ต้องการมากที่สุด

ขั้นตอนที่ 1: ไปที่ ดู แท็บและเลือก ดูการตั้งค่า ทางด้านซ้ายของริบบิ้น

ขั้นตอนที่ 2: เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ในหน้าต่างป๊อปอัป

ขั้นตอนที่ 3: คุณจะเห็นกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเริ่มต้นที่ตั้งค่าไว้แล้วสำหรับคุณ เช่น ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านและอีเมลที่ค้างชำระ หากต้องการสร้างของคุณเอง ให้เลือก เพิ่ม.

ขั้นตอนที่ 4: ที่ด้านล่างของกล่อง ให้ตั้งชื่อกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณ จากนั้นเลือก แบบอักษร เพื่อเลือกสไตล์ ขนาด และสีในกล่องป๊อปอัพที่ตามมา แล้วเลือก ตกลง.

ขั้นตอนที่ 5: ถัดไป เลือก เงื่อนไข ปุ่ม. คุณจะเห็นสามแท็บในช่องป๊อปอัปถัดไปเพื่อตั้งค่าเงื่อนไขของคุณ

• ข้อความ: ป้อนคำหลัก เลือกจากหรือส่งไปยังที่อยู่อีเมล หรือเลือกกรอบเวลา
• ตัวเลือกเพิ่มเติม: เลือกหมวดหมู่ เลือกรายการที่อ่านแล้วหรือยังไม่ได้อ่าน มีหรือไม่มีไฟล์แนบ ถูกทำเครื่องหมายด้วยลำดับความสำคัญ หรือตัวเลือกอื่น
• ขั้นสูง: ตั้งค่าเกณฑ์ที่กำหนดเองและเลือกฟิลด์สำหรับเงื่อนไข

ขั้นตอนที่ 6: เมื่อคุณเสร็จสิ้น ให้เลือก ตกลง เพื่อบันทึกและปิดกล่องป๊อปอัพที่ตามมา

ตอนนี้ คุณจะเห็นอีเมลที่มีเงื่อนไขที่คุณเลือกและฟอนต์ที่คุณเลือกปรากฏขึ้น ทำให้ง่ายต่อการมองเห็นในข้อความที่วุ่นวายของคุณ

หากต้องการดู แก้ไข หรือลบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในภายหลัง ให้ไปที่ ดู > ดูการตั้งค่า > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข.

หากคุณกำลังมองหาวิธีใหม่ในการจัดการอีเมล Outlook ขอเสนอฟีเจอร์เหล่านี้เพื่อช่วยให้คุณควบคุมกล่องจดหมายเข้าได้ อาจใช้เวลาไม่กี่นาทีในการตั้งค่า แต่จะคุ้มค่ากับเวลาที่คุณประหยัดในภายหลัง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่วิธีการ ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook.

คำแนะนำของบรรณาธิการ

• ฉันใช้แอปเพื่อสร้างโมเดล 3 มิติด้วย iPhone ของฉัน และมันยอดเยี่ยมจนน่าตกใจ
• A.I. ล่าสุดของ Microsoft เครื่องมือจะอ่านออกเสียงอีเมล Outlook ของคุณ