เคล็ดลับในการเขียนอีเมลธุรกิจทั้งทางตรงและทางอ้อม

ข้อความทางธุรกิจมักจะเป็นไปตามรูปแบบทางตรงหรือทางอ้อม เป็นวิธีการจัดระเบียบข้อมูลที่สื่อสารในข้อความ ขึ้นอยู่กับว่าแนวคิดหลักคือข่าวที่ดี ข่าวร้าย หรือข่าวที่เป็นกลาง เลือกรูปแบบอีเมลธุรกิจของคุณที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ขึ้นอยู่กับว่าผู้อ่านจะตอบสนองต่อแนวคิดหลักอย่างไร

ในอีเมลโดยตรง ประเด็นหลักอยู่ที่จุดเริ่มต้น ตามด้วยรายละเอียด คำอธิบาย หรือหลักฐานสนับสนุน อีเมลที่จัดระเบียบด้วยวิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาของผู้อ่านโดยเข้าถึงจุดประสงค์ของข้อความทันที นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้อ่านใส่รายละเอียดที่เป็นไปตามบริบทและมุมมอง เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อ่านหงุดหงิดเพราะต้องท่องย่อหน้าของข้อมูลเพื่อค้นหาประเด็นหลัก รูปแบบโดยตรงจะได้ผลดีที่สุดหากผู้อ่านของคุณจะเปิดรับประเด็นหลัก ไม่ใช่แนวต้าน

หากผู้อ่านของคุณจะพอใจ สนใจเล็กน้อยหรือเป็นกลาง (จะไม่รู้สึกไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง) ให้ใช้รูปแบบที่ตรงไปตรงมา พิจารณาอีเมลจากลูกค้าหลังจากเสนอราคาเพื่อทำสัญญา หากคุณชนะสัญญา จดหมายจะเริ่มต้นด้วยบางอย่างเช่น "การประมูลของคุณได้รับการตรวจสอบแล้วและเรายินดีที่จะเสนอ กิจการสัญญา” เมื่อประเด็นหลักคือข่าวดีหรือข่าวเป็นกลางให้สื่อสารทันทีและติดตามด้วย รายละเอียด. อีเมลส่วนใหญ่จะใช้วิธีนี้ ซึ่งรวมถึงการจัดการกับงานประจำ คำสั่ง และการรับทราบ

ในอีเมลทางอ้อม ประเด็นหลักจะอยู่ภายหลังในข้อความ ต่อจากรายละเอียด คำอธิบาย หรือหลักฐาน การใช้รูปแบบทางอ้อมในอีเมลแสดงว่าคุณเคารพความรู้สึกของผู้อ่าน ซึ่งอาจทำร้ายจิตใจในประเด็นหลัก โดยการสร้างมันขึ้นมา คุณทำให้ผู้อ่านของคุณพร้อมที่จะรับมันมากขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นความพยายามที่จะสนับสนุนให้ผู้อ่านฟังคุณออกหากคุณแสดงความคิดหลักที่จะทำให้ผู้อ่านไม่พอใจในตอนต้นของข้อความ เขาหรือเธออาจหยุดอ่าน โดยรวมแล้ว เป้าหมายคือเพื่อลดปฏิกิริยาเชิงลบใดๆ ที่ผู้อ่านของคุณอาจมี

หากผู้อ่านของคุณจะไม่สนใจ ไม่พอใจ หรือเป็นศัตรู ให้ใช้รูปแบบทางอ้อม พิจารณาอีเมลจากลูกค้าอีกครั้ง หากคุณไม่ชนะ จดหมายจะเริ่มต้นแตกต่างออกไป: "ขอขอบคุณที่ยื่นเสนอราคาเพื่อทำงานในสัญญาของเรา เราตรวจสอบทุกการเสนอราคาอย่างรอบคอบ เป็นต้น" ประเด็นหลักที่คุณคิดว่ารู้อยู่แล้ว แต่ให้อ่านต่อไป มาทีหลังมาก ใช้อีเมลทางอ้อมเมื่อประเด็นหลักคือข่าวร้าย เช่น เมื่อปฏิเสธคำขอหรือปฏิเสธการอ้างสิทธิ์ แนวทางนี้ยังใช้ได้ดีเมื่อคุณพยายามขายอะไรบางอย่างหรือกำลังแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อน