วิธีบันทึกการประชุม Microsoft Teams

การรู้วิธีบันทึกการประชุม Microsoft Teams ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก ซึ่งมักจะใช้ไปกับการขอให้ผู้อื่นทำตามคำแนะนำหรือเตือนคุณถึงสิ่งที่พวกเขาพูด นอกจากนี้ องค์กรยังอาจต้องการบันทึกการประชุมการแก้ไขปัญหาสำหรับการวิเคราะห์ในภายหลัง ข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือเพื่อระลึกถึงการตัดสินใจที่สำคัญที่เกิดขึ้น Microsoft Teams เข้าใจสิ่งนี้และทำให้กระบวนการบันทึกใช้งานได้ง่าย – หากมีการตั้งค่าอย่างถูกต้อง

มาดูกันว่าคุณต้องการอะไรในการบันทึกการประชุมใน Teams วิธีค้นหาการบันทึกเมื่อการประชุมเสร็จสิ้น และทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับกระบวนการ

วิธีบันทึกการประชุมใน Microsoft Teams

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบว่าคุณมีสิทธิ์ที่ถูกต้อง มีจำนวนสิทธิ์ที่จำเป็นในการเริ่มและหยุดการบันทึกในการประชุม ขั้นแรก ผู้ใช้จะต้องมีการสมัครใช้งาน เช่น Office 365 Enterprise, Business Premium หรือ Business Essentials

หากคุณทำงานเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ผู้ดูแลระบบไอทีของคุณอาจต้องเปิดใช้งานการบันทึกสำหรับองค์กร บางองค์กรตั้งค่าเริ่มต้นให้ปิดใช้งานการบันทึก ยกเว้นในบางสถานการณ์ หากคุณทำงานโดยอิสระ ควรเปิดใช้งานเป็นค่าเริ่มต้น

ผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่สามารถบันทึกการประชุมได้เมื่อเข้าร่วม ซึ่งรวมถึงผู้จัดการประชุมและผู้ที่มีส่วนในองค์กรของผู้จัดงาน ทีม Microsoft. ผู้ที่เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรต่าง ๆ และแขกจะไม่สามารถบันทึกได้

ขั้นตอนที่ 2: เข้าสู่ระบบ Microsoft Teams และเข้าร่วมการประชุม จัดให้บุคคลหนึ่งคนเริ่มและหยุดการบันทึกหากจำเป็น คุณไม่สามารถบันทึกการประชุมหลายรายการพร้อมกันได้

ขั้นตอนที่ 3: ในการประชุม ดูที่เมนูด้านบนของหน้าต่าง แล้วเลือก การดำเนินการมากขึ้น ตัวเลือก (ไอคอนวงรีสามจุด)

ขั้นตอนที่ 4: เลือก เริ่มบันทึก ในเมนูแบบเลื่อนลง องค์กรบางแห่งมีนโยบายการบันทึกที่คุณจะต้องยอมรับก่อนที่จะเริ่มการบันทึกได้ แม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องปกติก็ตาม ทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมจะได้รับการแจ้งเตือนว่าการประชุมกำลังได้รับการบันทึก

ขั้นตอนที่ 5: การเปิดการบันทึกจะเป็นการเปิดการถอดเสียงเป็นคำด้วย เว้นแต่ว่าผู้ดูแลระบบจะบล็อกการถอดเสียงเป็นคำโดยเฉพาะ สามารถดูการถอดเสียงได้แบบเรียลไทม์และบันทึกควบคู่ไปกับวิดีโอเมื่อการบันทึกสิ้นสุดลง การถอดเสียงมีความสำคัญหากการบันทึกนั้นทำขึ้นเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือเหตุผลทางกฎหมาย ท่ามกลางการใช้งานอื่นๆ คุณสามารถหยุดการถอดเสียงสดได้ทุกเมื่อใน การดำเนินการมากขึ้น เมนู.

ขั้นตอนที่ 6: เมื่อถึงเวลาหยุดบันทึก ให้ไปที่ การดำเนินการมากขึ้น เมนูอีกครั้งและเลือก หยุดการบันทึก. ขณะนี้ การบันทึกจะได้รับการประมวลผล ซึ่งอาจใช้เวลาเล็กน้อย ดังนั้นจึงอาจไม่สามารถดูได้ทันที

กำลังเล่นการประชุมที่บันทึกไว้

เมื่อ Microsoft Teams บันทึกการประชุม การประชุมนั้นจะถูกบันทึกไว้ใน SharePoint ถ้าไม่ใช่การประชุมแชนเนล การประชุมนั้นจะถูกบันทึกไปยัง OneDrive เยี่ยมชมสถานที่เหล่านี้เพื่อค้นหาไฟล์การประชุม ลิงก์ไปยังการบันทึกจะปรากฏบนแชนเนลหรือแชทที่มีการประชุม และจะพร้อมใช้งานในแท็บไฟล์ของแชนเนลด้วย

คุณสามารถแชร์ไฟล์โดยตรงกับบุคคลอื่นใน Teams หรือคัดลอกและวางลงในแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่หลากหลาย ขึ้นอยู่กับว่าวิธีใดง่ายที่สุด

โน๊ตสำคัญ: การบันทึก Microsoft Teams มักจะมีวันหมดอายุในตัว หลังจากนั้นการประชุมจะไม่พร้อมใช้งาน (รวมถึงระยะเวลาผ่อนผันสำหรับเจ้าของบันทึก) สิ่งนี้สามารถปิดใช้งานได้โดยไอที วันที่หมดอายุจะแสดงใน Teams พร้อมกับลิงก์ไปยังการประชุม เช่นเดียวกับใน รายละเอียด ส่วนของ แสดงการกระทำ ในไฟล์บันทึก โดยทั่วไปผู้ที่บันทึกการประชุมสามารถปรับแต่งวันหมดอายุได้ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่ามีการแชร์หรือใช้วิดีโอก่อนวันหมดอายุ หากทำการบันทึกเพื่อจุดประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด ควรปิดใช้งานวันที่หมดอายุหรือควรบันทึกไฟล์อย่างถาวรด้วยวิธีอื่น

บันทึกการประชุมพิเศษ

มีข้อควรพิจารณาอื่นบางประการเมื่อบันทึกการประชุมใน Teams:

• การบันทึกจะหยุดโดยอัตโนมัติเมื่อทุกคนออกจากการประชุมแล้ว อย่างไรก็ตาม การบันทึกจะไม่หยุดลงหากผู้ที่เริ่มบันทึกออกไป ซึ่งหมายความว่าอาจมีคนอื่นจำเป็นต้องหยุดการบันทึกด้วยตนเองในเวลาที่เหมาะสม

• บางครั้งกฎระดับภูมิภาคอาจส่งผลต่อการตั้งค่าการบันทึก ตัวอย่างเช่น ข้อบังคับท้องถิ่นอาจกำหนดให้ทุกคนต้องได้รับอนุญาตก่อนที่จะเริ่มบันทึก

• ผู้เข้าร่วมและผู้เข้าร่วมประชุมภายนอกจะไม่สามารถดูการบันทึกได้ เว้นแต่จะมีคนแบ่งปันให้กับพวกเขาโดยตรง

• วิดีโอของการประชุมสามารถแสดงสตรีมวิดีโอได้สูงสุดสี่สตรีมพร้อมกัน คุณไม่สามารถสลับไปยังสตรีมอื่นเมื่อดูการบันทึก

• ข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจลบล้างการตั้งค่าบางอย่างที่เราได้กล่าวถึงข้างต้น

หากคุณต้องการจัดการประชุมกับเพื่อนร่วมงาน ลองพิจารณาดู สร้างทีมใหม่ก่อน.

คำแนะนำของบรรณาธิการ

• วิธีบันทึกหน้าเว็บเป็น PDF
• ปัญหา Microsoft Teams ที่พบบ่อยที่สุดและวิธีแก้ไข
• ตอนนี้คุณสามารถลองใช้อวาตาร์และพื้นที่เสมือนใน Microsoft Teams
• วิธีการวาดใน Microsoft Word
• วิธีรีเซ็ต Windows 10 หรือ Windows 11 เป็นค่าเริ่มต้นจากโรงงาน

ยกระดับไลฟ์สไตล์ของคุณDigital Trends ช่วยให้ผู้อ่านติดตามโลกเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วด้วยข่าวสารล่าสุด รีวิวผลิตภัณฑ์สนุกๆ บทบรรณาธิการเชิงลึก และการแอบดูที่ไม่ซ้ำใคร