วิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกอีเมลจาก Outlook

ขณะใช้ Microsoft Outlook สำหรับบัญชีอีเมลของคุณ คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณสามารถติดตามข้อความทั้งหมดของคุณ และคุณสามารถอ้างอิงกลับไปได้ทุกเมื่อที่ต้องการ นี่คือเหตุผลสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจว่าวิธีใดดีที่สุดในการบันทึกและจัดเก็บข้อความอีเมลจากบัญชี Outlook ของคุณ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือเก็บกล่องขาเข้าสำหรับข้อความที่คุณต้องการอ่านและดำเนินการเอง และสร้างโฟลเดอร์อื่นๆ ที่คุณสามารถใช้กับจดหมายบางประเภทได้ สร้างโฟลเดอร์ "1-Reference" ทิ้งข้อความที่คุณต้องย้อนกลับไปในภายหลังด้วยตนเอง หรือคุณยังไม่มีเวลาอ่าน ใส่ "1" ข้างหน้าเพื่อให้ปรากฏด้านล่างกล่องจดหมายของคุณ สร้างโฟลเดอร์อื่นๆ เช่น "ส่วนตัว" เพื่อเก็บไฟล์อีเมลส่วนตัวออกจากกัน และแยกไว้ต่างหากจากอีเมลที่ทำงานของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องกังวลว่าเพื่อนร่วมงานจะมองข้ามข้อความส่วนตัวของคุณ คุณสามารถสร้างชุดของโฟลเดอร์สำหรับอีเมลรายชื่ออีเมล เพื่อให้ข้อความเหล่านั้นถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังโฟลเดอร์ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องทำให้กล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยข้อความมากมายที่คุณอาจไม่จำเป็นต้องอ่านด้วยซ้ำ

ตั้งค่าโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณให้เก็บถาวรอัตโนมัติทุกปี ระบบเก็บถาวรช่วยให้คุณบันทึกอีเมลที่สำคัญโดยที่คุณไม่ต้องดำเนินการใดๆ Outlook อาจแจ้งให้คุณตอบว่าคุณต้องการเก็บถาวรข้อความทั้งหมดโดยอัตโนมัติหรือไม่ คลิก "ใช่" และกระบวนการเก็บถาวรจะเริ่มขึ้น ข้อความของคุณจะถูกย้ายจากกล่องจดหมายเข้าหรือโฟลเดอร์อื่นๆ ไปยังโฟลเดอร์ "เก็บถาวร" ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อ โฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณจะถูกเลียนแบบในโฟลเดอร์ "เก็บถาวร" ตัวอย่างเช่น หากคุณมีโฟลเดอร์อ้างอิง โฟลเดอร์ส่วนบุคคล และโฟลเดอร์ธุรกิจ คุณจะเห็นสามโฟลเดอร์เดียวกันภายใต้ "เก็บถาวร"

ฟีเจอร์ "เก็บถาวรอัตโนมัติ" ใน Outlook จะเปิดอยู่โดยค่าเริ่มต้น แต่คุณยังปรับแต่งระบบเก็บถาวรได้อีกด้วย ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกเมนู "เครื่องมือ" คลิก "ตัวเลือก" แล้วคลิกแท็บ "อื่นๆ" เลือก "เก็บถาวรอัตโนมัติ" เลือก "เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ n วัน" และระบุจำนวนที่คุณต้องการให้เป็น (เช่น ทุกๆ 14 วัน) เลือกตัวเลือกอื่นๆ ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง หากคุณต้องการใช้การเปลี่ยนแปลงกับโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ ให้เลือก "ใช้การตั้งค่าเหล่านี้กับโฟลเดอร์ทั้งหมด"