ข้อดีและข้อเสียของการจัดระเบียบไฟล์แบบดั้งเดิม

การจัดระเบียบไฟล์แบบดั้งเดิมหมายถึงวิธีการจัดระเบียบไฟล์ที่ใช้คอมพิวเตอร์หรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ก่อนที่จะมีฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ ธุรกิจจำนวนมากจัดระเบียบไฟล์โดยสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์และวางเอกสารและไฟล์ลงในโฟลเดอร์ตามหมวดหมู่หรือประเภท วิธีนี้ทำให้ระบบฐานข้อมูลในหลายกรณี อย่างไรก็ตาม บางครั้งการยื่นแบบดั้งเดิมก็มีประโยชน์หากคุณมีจำนวนไฟล์ค่อนข้างน้อย

ระบบการจัดเก็บไฟล์แบบดั้งเดิมนั้นง่ายต่อการติดตั้งและใช้งาน โดยสมมติว่าจำนวนไฟล์ที่คุณดูแลมีน้อย หากคุณมีเอกสารพื้นฐาน 5 ประเภทและมีจำนวนไฟล์จำกัดในแต่ละประเภท ตัวอย่างเช่น คุณไม่จำเป็นต้องมีระบบฐานข้อมูลเพื่อจัดเก็บ บำรุงรักษา และเรียกค้นไฟล์ของคุณได้อย่างง่ายดาย คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการเรียนรู้ระบบซอฟต์แวร์และการฝึกอบรมพนักงานให้ใช้งาน

หากคุณใช้ระบบการจัดเก็บแบบดั้งเดิม คุณไม่จำเป็นต้องลงทุนในฐานข้อมูลซอฟต์แวร์ซึ่งอาจรวมถึงการซื้อล่วงหน้าและค่าธรรมเนียมใบอนุญาตอย่างต่อเนื่อง โดยปกติแล้ว คุณต้องมีคอมพิวเตอร์ ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติในธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะจัดเก็บไฟล์หรือไม่ก็ตาม โครงสร้างไฟล์พื้นฐานของคุณยังคงอยู่ในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือคุณสามารถซื้อฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกราคาไม่แพงมากซึ่งช่วยให้คุณสามารถขนส่งไฟล์จากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งได้

ข้อบกพร่องที่สำคัญของระบบการจัดเก็บแบบดั้งเดิมคือไม่สามารถรวมข้อมูลข้ามไฟล์หรือแบ่งปันข้อมูลได้ ด้วยระบบการจัดเก็บไฟล์ที่ใช้ซอฟต์แวร์ คุณสามารถรักษาโฟลเดอร์ต่างๆ ได้ แต่คุณสามารถค้นหาแบบไขว้เพื่อดึงเอกสารในหลายๆ ไฟล์ได้ นอกจากนี้ คุณสามารถให้พนักงานหลายคนค้นหาไฟล์ข้อมูลที่ใช้ร่วมกันได้ การผสานรวมนี้ช่วยลดเวลาในการค้นหาไฟล์แต่ละไฟล์ ซึ่งเป็นประโยชน์ที่สำคัญอย่างยิ่งหากคุณมีไฟล์จำนวนมากหรือมีฐานลูกค้าจำนวนมาก

คุณยังเสี่ยงที่ข้อมูลจะซ้ำซ้อนหากคุณไม่ผสานรวมไฟล์ของคุณผ่านฐานข้อมูล ในระบบดั้งเดิม คอมพิวเตอร์ของคุณไม่รู้จักว่าคุณสร้างเอกสารที่คล้ายกันและจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ตั้งไฟล์ที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ ระบบการจัดเก็บไฟล์แบบดั้งเดิมของคุณไม่ได้ให้ความปลอดภัยเกือบเท่ากับระบบการจัดเก็บฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นอย่างพิถีพิถัน ข้อมูลที่เข้ารหัสและการรักษาความปลอดภัยในปัจจุบันเป็นคุณสมบัติหลัก เนื่องจากบริษัทพัฒนาระบบฐานข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ