การใช้อีเมลในธุรกิจ

อีเมลเป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่แพร่หลายที่สุดในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การใช้อีเมลในธุรกิจรวมถึงการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า การจัดกำหนดการประชุม การส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และการแชร์จดหมายข่าวกับลูกค้าทั้งเก่าและใหม่ ข้อดีอย่างหนึ่งของอีเมลในการสื่อสารทางธุรกิจคือมีแพร่หลายมากจนทุกคนถือว่าใครก็ตามที่มีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตสามารถส่งและรับอีเมลได้ อีเมลยังถูกใช้โดยนักต้มตุ๋นและแฮ็กเกอร์บางคนในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ดังนั้นจึงควรระมัดระวังข้อความหลอกลวง

บทบาทหลักของอีเมลในการสื่อสารทางธุรกิจคือการเชื่อมโยงผู้คนภายในบริษัทหรือองค์กรเดียวกัน อีเมลมักใช้ถามคำถามเพื่อนร่วมงาน โดยไม่ต้องไปรบกวนด้วยการโทรศัพท์หรือแตะไหล่ ใช้สำหรับส่งประกาศการประชุมและรายงานการประชุม เพื่อแจกจ่ายแบบฟอร์มที่สำคัญและดำเนินการสำรวจสถานที่ทำงาน

สำนักงานหลายแห่งมีหลากหลาย รายชื่อส่งจดหมายภายใน ที่คนสามารถส่งข้อความถึงเพื่อส่งไปยังหน่วยงานเฉพาะของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นทุกคนที่ทำงานในมนุษย์ แหล่งข้อมูลที่อาจต้องการดูการอัปเดตนโยบายวันหยุดหรือทุกคนที่ทำงานในชั้นหนึ่งซึ่งควรรู้ว่าเป็นเพื่อนร่วมงาน วันเกิด.

อีเมล ไฟล์แนบ มักใช้เป็นวิธีแชร์ไฟล์ ตั้งแต่เอกสาร Microsoft Word ไปจนถึงตัวอย่างสื่อโฆษณา เช่น โลโก้หรือจิงเกิ้ล

ผู้คนเริ่มตรวจสอบมากขึ้น อีเมลของบริษัทบนอุปกรณ์ส่วนตัวเช่นสมาร์ทโฟนซึ่งช่วยให้ติดต่อกับเพื่อนร่วมงานนอกสำนักงานได้ อาจเป็นได้ทั้งแง่บวกและแง่ลบ: ผู้คนสามารถทำงานจากที่บ้านได้ง่ายขึ้นหรือเช็คอินอย่างรวดเร็วในระหว่างการเดินทางตอนเช้า แต่พวกเขาอาจมีเวลานอกเวลาจริงน้อยลงเมื่อไม่อยู่ในสำนักงาน

บทบาทที่สำคัญของอีเมลในการสื่อสารทางธุรกิจทำให้ไม่น่าแปลกใจที่มีการพัฒนากฎมารยาทที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการเกี่ยวกับอีเมล

ผู้คนมักพยายามส่งอีเมลด้วย a ความเป็นมืออาชีพระดับหนึ่งตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความชัดเจนและ หัวเรื่องสั้น ที่ทำให้มองเห็นอีเมลได้ง่ายในกล่องจดหมายและให้ความสนใจอย่างน้อย ไวยากรณ์ การสะกด และการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่. คนส่วนใหญ่พยายามที่จะ หลีกเลี่ยงการแสดงความคิดเห็นแบบผิดสี ในอีเมลของบริษัท รวมถึงเรื่องตลกที่มีรสนิยมน่าสงสัย การอ้างอิงถึงการเมืองและศาสนา หรือการแหย่นายจ้าง

บางคนพยายามทำตัวร่าเริงในอีเมลของบริษัท เนื่องจากเป็นการยากที่จะกำหนดน้ำเสียงในการดูข้อความที่เขียนเพียงอย่างเดียว สามารถทำได้โดยใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์หรืออีโมจิ แม้ว่าการทำมากเกินไปอาจดูไม่เป็นมืออาชีพ โดยทั่วไป คุณจะต้องการ ทำตามผู้นำของผู้อื่นในองค์กรของคุณ เมื่อพูดถึงการร่างอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า

หลายองค์กรมีนโยบายเกี่ยวกับอีเมลของตนเอง เช่น กำหนดให้ต้องเพิ่มรูปแบบลายเซ็นเฉพาะต่อท้ายอีเมลขาออกแต่ละฉบับ สถานที่ทำงานบางแห่งมีนโยบายเกี่ยวกับเวลาที่สามารถใช้อีเมลของบริษัทด้วยเหตุผลส่วนตัวได้ หลายคนยังมีนโยบายว่าเมื่อใดควรเก็บหรือลบอีเมลเพื่อความปลอดภัย

การรับข้อความอีเมลอัตโนมัติจากองค์กรที่คุณทำธุรกิจด้วยกลายเป็นเรื่องธรรมดา ร้านค้าออนไลน์จะส่งการแจ้งเตือนการขาย การยืนยันการซื้อ และการอัปเดตเกี่ยวกับกำหนดการจัดส่ง หนังสือพิมพ์และสื่ออื่นๆ ส่งออกไป อีเมลอัตโนมัติพร้อมพาดหัวข่าวและอัปเดตเรื่องราว.

มีบริษัทหลายแห่งที่สามารถส่งอีเมลอัตโนมัติสำหรับธุรกิจ รวมทั้งอีเมลการตลาดและอีเมลที่เกิดจากการซื้อ ซึ่งบางครั้งเรียกว่า อีเมลธุรกรรม. กฎหมายบางฉบับควบคุมเมื่อบริษัทต่างๆ สามารถจัดเก็บที่อยู่อีเมลของผู้คน เมื่อใดที่พวกเขาจำเป็นต้องทำให้ผู้คนสามารถเลือกไม่รับอีเมล และเมื่อใดที่พวกเขาสามารถส่งข้อความทางการตลาดได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎในเขตอำนาจศาลของคุณ และอาจเป็นไปได้ว่าในที่ที่ผู้คนที่คุณส่งอีเมลถึงทำงานหรืออาศัยอยู่

ผู้ให้บริการอีเมลเชิงพาณิชย์บางรายสามารถช่วยคุณจัดการการเลือกไม่ใช้ รายการสมัครรับข้อมูล และข้อมูลอื่นๆ เลือกซื้อของที่ตรงใจคุณในราคาที่คุณพอใจ

อีเมล จดหมายข่าว ได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ธุรกิจบางแห่งใช้เพื่อเข้าถึงลูกค้าและแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับการขาย ผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือบริการที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจทำความสะอาดสระว่ายน้ำอาจส่งจดหมายข่าวเพื่อเตือนผู้คนถึงบริการของตนในฤดูร้อน แนวทางหรือสตูดิโอพอดคาสต์อาจส่งจดหมายข่าวทางอีเมลประกาศซีรีส์ใหม่หรือซีซันใหม่ของที่มีอยู่ แสดง.

ในกรณีอื่นๆ จดหมายข่าวคือผลิตภัณฑ์. องค์กรสื่อบางแห่งและกลุ่มอื่นๆ ประสบความสำเร็จกับจดหมายข่าวแบบชำระเงินซึ่งมีข้อมูลที่ไม่สามารถหาได้จากที่อื่น สิ่งเหล่านี้บางส่วนสร้างขึ้นด้วยแพลตฟอร์มเฉพาะหรือผ่านเครื่องมือคราวด์ฟันดิ้ง เช่น Patreon

เช่นเดียวกับอีเมลเชิงพาณิชย์อื่นๆ หากคุณส่งจดหมายข่าวทางอีเมล คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้งจากบุคคลที่คุณกำลังส่งข้อความถึงและบุคคลเหล่านั้นมี วิธีง่ายๆ ในการยกเลิกการสมัคร. คุณอาจเชิญผู้คนให้สมัครรับจดหมายข่าวเมื่อเข้าชมไซต์ของคุณหรือเมื่อพวกเขาทำธุรกรรมเสร็จสิ้น เป็นต้น โดยปกติ หากคุณเสนอจดหมายข่าวแบบชำระเงิน คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนมีวิธีง่ายๆ ในการยกเลิกการสมัครรับข้อมูลและหยุดการเรียกเก็บเงิน

อีเมลหลอกลวง มักเรียกกันว่า ฟิชชิ่งเป็นที่แพร่หลายในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา นักต้มตุ๋นส่งอีเมลถึงบุคคลที่แอบอ้างเป็นสถาบันที่เชื่อถือได้ หรือแม้แต่เพื่อนร่วมงานที่พยายามหลอกให้ผู้รับส่งเงินหรือให้ข้อมูลที่มีค่า เช่น ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ในบางกรณี อีเมลเหล่านี้ถูกส่งไปยังผู้รับจำนวนมาก แต่ในบางกรณี อีเมลเหล่านี้กำหนดเป้าหมายไปยังผู้รับบางรายโดยเฉพาะ

บางครั้งมัลแวร์ยังถูกแจกจ่ายทางอีเมล โดยปกติแล้วจะผ่านทางไฟล์แนบหรือลิงก์ไปยังไซต์ที่ร่มรื่นที่รวมอยู่ในข้อความอีเมล ในบางกรณี หากเปิดไฟล์ต้องสงสัย คอมพิวเตอร์ของผู้รับจะติดไวรัส และใช้ซอฟต์แวร์อีเมลของตนเพื่อส่งสำเนาของตัวเองไปยังผู้ติดต่อของผู้รับเดิมเพิ่มเติม

เพื่อหลีกเลี่ยงการตกเป็นเหยื่อของการหลอกลวงทางอีเมล ดูที่อยู่ของข้อความที่ส่งมาอย่างใกล้ชิด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าตรงกับบุคคลหรือสถาบันที่พวกเขาอ้างว่ามาจาก ตรวจสอบว่าลิงก์ในอีเมลไปที่เว็บไซต์ที่พวกเขาอ้างว่าเชื่อมโยง หากคุณได้รับอีเมลที่ไม่คาดคิดพร้อมไฟล์แนบ ให้ตรวจสอบว่าอีเมลนั้นมาจากบุคคลที่อ้างว่ามาจากจริงๆ แม้ว่าคุณจะต้องโทรหรือส่งข้อความถึงบุคคลนั้นเพื่อยืนยันตัวตนก็ตาม

หลายบริษัทมี โปรแกรมแอนตี้ไวรัส เพื่อสแกนอีเมลขาเข้าและขาออกเพื่อหามัลแวร์ แต่ก็ยังดีที่จะระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงการหลอกลวง

ในสำนักงานบางแห่ง อีเมลมีมากขึ้นเรื่อยๆ แทนที่ด้วยซอฟต์แวร์ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเช่น Microsoft Teams หรือ Slack บริษัทต่างๆ ยังใช้เครื่องมือส่งข้อความและซอฟต์แวร์โซเชียลเน็ตเวิร์กเพื่อพูดคุยกับลูกค้า มักจะใช้กล่องแชทอัตโนมัติหรือลิงก์ที่วางไว้บนเว็บไซต์ของบริษัท

แพลตฟอร์มแบบเรียลไทม์เหล่านี้มักจะเร็วกว่าและสะดวกกว่าการใช้อีเมล หลายคนยังช่วยให้แชร์ไฟล์ได้ง่าย หรือแม้แต่ตั้งค่าการประชุมด้วยเสียงและวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทำได้โดยตรงผ่านอีเมล

อย่างไรก็ตาม ไม่น่าเป็นไปได้ที่แพลตฟอร์มเหล่านี้จะเข้ามาแทนที่อีเมลทั้งหมดในไม่ช้านี้