สมมติว่าคุณมีบันทึกย่อจำนวนมากที่คุณต้องการโอนไปยังไฟล์คอมพิวเตอร์และแก้ไขเป็นครั้งคราว คุณอาจใช้เวลาในการพิมพ์ข้อมูลด้วยมือ แต่มีวิธีที่รวดเร็วกว่ามาก คุณสามารถสแกนเอกสารและแปลงคำโดยอัตโนมัติเป็นตัวอักษรคอมพิวเตอร์และคำที่สามารถแก้ไขได้ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องใช้ซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR)
การใช้ซอฟต์แวร์ OCR กับเครื่องสแกนของคุณ
ขั้นตอนที่ 1
เปิดโปรแกรมซอฟต์แวร์ OCR เพื่อให้พร้อมรับไฟล์ที่สแกนใหม่
วีดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
สแกนเอกสารของคุณลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าที่คุณต้องการสแกนนั้นชัดเจนที่สุดด้วยหมึกสีเข้มเพื่อให้เครื่องสแกนสามารถอ่านได้ทุกคำ ถ้าชิ้นนั้นเขียนด้วยลายมือแทนการพิมพ์ ควรพิมพ์คำนั้น (เขียนแยกกัน ไม่เกี่ยวกัน ตัวอักษร) ถ้าเป็นไปได้ เนื่องจากโปรแกรม OCR จำนวนมากมีความยากลำบากในการถอดรหัสสคริปต์ (ตัวสะกด) ลายมือ
ขั้นตอนที่ 3
เลือกตัวเลือกเอาต์พุตที่คุณต้องการ (เช่น RTF, Word, PowerPoint, Excel, Text หรือ PDF) อนุญาตให้โปรแกรม OCR ทำการแปลงแล้วบันทึกไฟล์ที่แปลงแล้วลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 4
เริ่มโปรแกรมประมวลผลคำสำหรับไฟล์ที่คุณเพิ่งแปลง เปิดไฟล์และแก้ไขเอกสารของคุณ ขึ้นอยู่กับคุณภาพของการสแกนและซอฟต์แวร์ OCR คุณอาจต้องแก้ไขอย่างละเอียด (เช่น "ri" อาจแปลว่า "n") ผิดพลาดได้ เปิดเครื่องตรวจตัวสะกดไว้ในขณะที่คุณแก้ไขเพื่อจับข้อผิดพลาดทั้งหมด
Google Way
ขั้นตอนที่ 1
Google ยังมีระบบ OCR ในตัว เมื่อใดก็ตามที่คุณพบเว็บไซต์ในเครื่องมือค้นหาของ Google ที่เชื่อมโยงโดยตรงกับไฟล์ PDF คุณจะมีตัวเลือกในการอ่านเป็น PDF หรือในรูปแบบ HTML (ข้อความ) ในการเริ่มต้น ให้สแกนเอกสารของคุณ
ขั้นตอนที่ 2
แปลงเอกสารเป็น PDF คุณสามารถทำได้โดยเพียงแค่บันทึกรูปภาพเป็นไฟล์ PDF ในซอฟต์แวร์แก้ไขรูปภาพของคุณ (เช่น Adobe Photoshop) หรือบน Mac ที่มี OSX ให้คลิก "พิมพ์" แล้วกด "บันทึกเป็น PDF"
ขั้นตอนที่ 3
อัปโหลดไฟล์ PDF ไปยังบัญชีโฮสติ้งเว็บไซต์ของคุณ (หรือคุณสามารถใช้บริการโฮสต์เว็บไซต์ฟรี เช่น Geocities) และทำให้ไฟล์เป็นสาธารณะ จดที่อยู่เว็บที่แน่นอนของไฟล์ PDF
ขั้นตอนที่ 4
ส่งที่อยู่ลิงก์ไปที่ Google Submit (ดูแหล่งข้อมูล) เพื่อให้ได้รับการจัดทำดัชนีและแสดงในผลการค้นหาของ Google (อาจใช้เวลาสองสามวัน)
ขั้นตอนที่ 5
ค้นหาไฟล์ PDF ของคุณบนเสิร์ชเอ็นจิ้นของ Google โดยพิมพ์ลิงก์ของเว็บที่ตรงกับไฟล์ PDF คลิกตัวเลือกเพื่อดาวน์โหลดเป็นไฟล์ HTML
ขั้นตอนที่ 6
คัดลอกและวางข้อความจากไฟล์ HTML ของคุณลงใน Microsoft Word หรือโปรแกรมประมวลผลคำอื่นเพื่อแก้ไข
สิ่งที่คุณต้องการ
ซอฟต์แวร์ OCR
สแกนเนอร์
โปรแกรมแต่งภาพ
บัญชีเว็บโฮสติ้ง
เคล็ดลับ
สแกนเนอร์บางรุ่นมาพร้อมกับซอฟต์แวร์ OCR เพื่อแปลงรูปภาพที่สแกนของคุณให้เป็นไฟล์ข้อความที่แก้ไขได้โดยอัตโนมัติ
หากคุณต้องการแปลงหน้าที่สแกนเป็นข้อความจำนวนมาก ให้ลงทุนในเครื่องสแกนที่มีตัวป้อนอัตโนมัติ (คล้ายกับเครื่องพิมพ์) ดูแหล่งข้อมูลสำหรับตัวอย่างของหนึ่งในอุปกรณ์เหล่านี้
