คำจำกัดความของแบบสอบถามใน Access

Access เป็นซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมากได้ ส่วนประกอบของฐานข้อมูล ได้แก่ ตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน และแมโคร ตารางอนุญาตให้ผู้ใช้เก็บข้อมูลดิบ แบบสอบถามจัดการข้อมูลในตาราง แบบฟอร์มสามารถใช้เพื่อป้อนข้อมูลลงในตารางและนำทางไปยังฐานข้อมูล รายงานมีไว้สำหรับการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่เป็นมิตรกับเครื่องพิมพ์ และมาโครช่วยทำให้งานฐานข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของฐานข้อมูลคือการสืบค้น แบบสอบถามทำให้ผู้ใช้สามารถสอบถามข้อมูลในตารางได้เช่นเดียวกับชื่อ

มีคิวรีที่ใช้บ่อยหลายประเภทใน Access: เลือก ผนวก อัปเดต ลบ สร้างตาราง เป้าหมายของคิวรีจะกำหนดประเภทของคิวรีที่จะใช้ คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลช่วยให้ผู้ใช้ดึงข้อมูลจากตารางได้อย่างง่ายดายตามความต้องการที่ผู้ใช้กำหนด ตัวอย่างเช่น คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลสามารถแยกชื่อลูกค้าที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร "M" คิวรีผนวกถูกสร้างขึ้นเพื่อเพิ่มข้อมูลลงในตาราง แบบสอบถามการปรับปรุงสามารถปรับเปลี่ยนระเบียนตารางตามความต้องการของผู้ใช้ ลบแบบสอบถาม ลบระเบียนออกจากตาราง ทำให้แบบสอบถามตารางช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างตารางใหม่จากระเบียนที่เลือก

แบบสอบถามอนุญาตให้ผู้ใช้คำนวณแต่ละฟิลด์ ผู้ใช้สามารถทำการคำนวณพื้นฐาน เช่น การเพิ่มหรือคูณฟิลด์ หรือการคำนวณที่ซับซ้อนมากขึ้นสำหรับความต้องการทางวิศวกรรมหรือทางสถิติ การคำนวณในตัวของ Access จะเหมือนกับการคำนวณที่พบใน Microsoft Excel ผ่านคิวรี รายการยังสามารถจัดกลุ่มหรือเรียงลำดับตามเกณฑ์ที่ผู้ใช้ระบุ

ข้อมูลในคิวรีมักจะถูกดึงออกจากตารางในฐานข้อมูล ตารางสามารถอยู่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน ในฐานข้อมูลอื่น หรือจากระบบองค์กร เช่น AS/400 สามารถวางตารางมากกว่าหนึ่งตารางในแบบสอบถาม แบบสอบถามยังสามารถดึงข้อมูลจากแบบสอบถามอื่นๆ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คิวรีสามารถฝังอยู่ภายในคิวรีได้ คล้ายกับตาราง คิวรีตั้งแต่สองรายการขึ้นไปสามารถอยู่ในคิวรีเดียวได้ ภายในคิวรีของ Access ตารางและคิวรีจะถูกเชื่อมโยงโดยเขตข้อมูลที่เหมือนกันสำหรับแต่ละรายการ

แบบสอบถามสามารถสร้างได้โดยใช้ตัวช่วยสร้าง (คำแนะนำทีละขั้นตอน) หรือตั้งแต่เริ่มต้น ฐานข้อมูลใหม่ที่มาใหม่ในฐานข้อมูล Access ควรใช้ตัวช่วยสร้าง ช่วยให้ผู้ใช้คุ้นเคยกับคิวรีและวิธีสร้างลิงก์ระหว่างตารางและคิวรีที่ฐานข้อมูลใช้

เพื่อป้องกันการทำซ้ำ ให้เลือกฟิลด์ตารางที่จะเป็นคีย์หลัก คีย์หลักนี้เป็นฟิลด์ที่มีข้อมูลเฉพาะในแต่ละเร็กคอร์ด ตัวอย่างเช่น คีย์หลักสำหรับฐานข้อมูลคอลเลกชันอาจเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้หรือหมายเลขบัญชีลูกค้า ถ้าเลือกคีย์หลัก จะมีโอกาสน้อยสำหรับการทำสำเนาเรกคอร์ดเมื่อเรียกใช้คิวรี