วิธีการส่งออกข้อมูลจาก Excel เพื่อสร้างฉลาก

ชุดซอฟต์แวร์ Microsoft Office มีวิวัฒนาการอย่างมากตั้งแต่เปิดตัวครั้งแรกในปี 1990 แพ็คเกจซอฟต์แวร์ยอดนิยม เช่น Excel และ Word สามารถโต้ตอบกันได้อย่างลงตัว ทำให้มีงานและฟังก์ชันมากมายที่ก่อนหน้านี้ทำได้ยาก

แม้ว่า Excel จะถือเป็นเครื่องมือการจัดการฐานข้อมูลและสเปรดชีตเป็นหลัก แต่แพ็คเกจซอฟต์แวร์นี้ยังสามารถใช้สำหรับงานเพิ่มเติม รวมถึงการสร้างป้ายกำกับการส่งจดหมาย คุณสามารถใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนภายใน Microsoft Word เพื่อนำเข้าข้อมูลไปยัง Excel ที่สามารถแปลงเป็นป้ายจ่าหน้าจดหมาย การดำเนินการตามกระบวนการนี้ให้เสร็จสิ้นต้องมีขั้นตอนไม่กี่ขั้นตอน แต่บุคคลที่มีความชำนาญและระดับทักษะทางเทคโนโลยีทั้งหมดสามารถทำได้

เคล็ดลับ

ดิ

ในการเริ่มต้น ให้สร้างและติดป้ายกำกับส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อแสดงข้อมูลที่จะนำเข้าจาก Word ซึ่งจะรวมถึงป้ายกำกับต่อไปนี้ (หรือคล้ายกัน):

• ชื่อจริง
• นามสกุล
• ที่อยู่
• เมือง

โปรดทราบว่าป้ายกำกับเหล่านี้จะแทนที่คอลัมน์พื้นฐาน 1 ถึง 4 หัวเรื่องที่ใช้อยู่แล้ว สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ คุณต้องใช้คอลัมน์แยกต่างหากสำหรับจุดข้อมูลแต่ละจุดเหล่านี้ การไม่ทำเช่นนั้นอาจส่งผลให้เกิดปัญหาขององค์กรในระยะหลังของกระบวนการ

ในขั้นตอนนี้ของการเตรียมการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีแถวและคอลัมน์ว่างเหลืออยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณ ในระหว่างขั้นตอนการสร้างฉลาก พื้นที่ว่างเหล่านี้อาจสร้างข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบและหยุดการสร้างป้ายกำกับทั้งหมดของคุณ

หลังจากที่พื้นที่ทำงานของคุณได้รับการจัดรูปแบบอย่างเหมาะสมแล้ว ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการคือการค้นหารายการที่อยู่ที่คุณจะใช้ คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้โดยการกำหนดชื่อสำหรับรายการอย่างชัดเจน ในการดำเนินการดังกล่าว ให้เลือกรายการที่อยู่ทั้งหมดที่คุณจะใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมเซลล์ทั้งหมดที่มีส่วนหัวแล้ว หลังจากทำเช่นนั้น ให้เปิด สูตร แท็บ ค้นหา ชื่อที่กำหนด กลุ่มและเลือก กำหนดชื่อ ตัวเลือก.

เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ให้พิมพ์ชื่อที่กำหนดเองสำหรับรายการที่อยู่ ชื่อนี้ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของคุณ หากคุณกำลังจัดการรายการที่อยู่หลายรายการ ให้เลือกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับชื่อเฉพาะในรายการและฟังก์ชันที่ต้องการ หลังจากกด ตกลงแนบชื่อใหม่สำหรับรายการ

ก่อนที่คุณจะสามารถพิมพ์ป้ายชื่อจาก Excel ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่อยู่ทั้งหมดผสานสำเร็จ โดยทำตามขั้นตอนต่อไปใน Microsoft Word เปิดเอกสารเปล่าแล้วไปที่ การส่งจดหมาย แท็บ ค้นหา เริ่มการรวมจดหมาย กลุ่มและเลือก เริ่มการรวมจดหมาย แท็บ

ภายในเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก ป้าย ปุ่มและกำหนดค่าตัวเลือกป้ายกำกับต่างๆ ที่พร้อมใช้งานเพื่อให้ตรงกับการตั้งค่าของคุณเอง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกประเภทเครื่องพิมพ์เฉพาะที่คุณจะใช้ และระบุผู้จำหน่ายฉลากและหมายเลขผลิตภัณฑ์ ข้อมูลนี้สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งในกรณีที่คุณร่วมมือกับ a บุคคลที่สามที่สามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อสร้างกรอบการพิมพ์ที่เหมาะสมสำหรับคุณได้อย่างรวดเร็ว เอกสาร

องค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งของขั้นตอนนี้คือการเลือกขนาดที่เหมาะสมสำหรับแผ่นฉลาก ใน หมายเลขผลิตภัณฑ์ กล่อง เลือก รายละเอียด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดที่ระบุไว้ตรงกับฉลากและแผ่นฉลากของคุณ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้แก้ไขข้อมูลนี้ก่อนที่จะดำเนินการตามขั้นตอนต่อไป หากไม่ดำเนินการดังกล่าว อาจส่งผลให้ฉลากสุดท้ายของคุณถูกพิมพ์อย่างไม่ถูกต้อง

หากคุณป้อนมิติข้อมูลของคุณเองและบันทึกไว้ พารามิเตอร์ป้ายกำกับเฉพาะจะปรากฏในส่วน อื่นๆ/กำหนดเอง หมวดหมู่ภายในหน้าต่างนี้ เมื่อคุณได้เลือกพารามิเตอร์ฉลากที่เหมาะสมแล้ว ให้กด ตกลง เพื่อยืนยันการเลือกของคุณ Microsoft Word ควรสร้างตารางใหม่โดยอัตโนมัติซึ่งสร้างเค้าโครงที่คุณได้อธิบายไว้

เมื่อสร้างกรอบงานที่เหมาะสมทั้งใน Word และ Excel แล้ว ก็เป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะเริ่มการผสาน ในการดำเนินการดังกล่าว คุณต้องสร้างการเชื่อมต่อระหว่างป้ายกำกับกับรายการที่อยู่ที่คุณสร้างและตั้งชื่อในขั้นตอนก่อนหน้านี้ก่อน ภายใน Word ให้เลือก ตัวเลือก จาก ไฟล์ เมนูและเลือก ขั้นสูง แท็บ ค้นหาส่วนที่ชื่อ ทั่วไป และเลือก ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์ในเปิด และทำเครื่องหมายในช่องที่มีอยู่ จากนั้นกด ตกลง ดำเนินการต่อไป.

จากนั้นเลือก การส่งจดหมาย แท็บ เปิด เริ่มการรวมจดหมาย กลุ่มแล้วคลิก เลือกผู้รับ ตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลง สุดท้ายคลิก ใช้รายการที่มีอยู่ เพื่อดำเนินการต่อ

หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณเลือกรายการเฉพาะที่คุณวางแผนจะใช้เป็นส่วนหนึ่งของการผสาน ณ จุดนี้ ใช้เวลาในการค้นหารายการที่คุณตั้งชื่อไว้ก่อนหน้านี้แล้วคลิก เลือกแหล่งข้อมูล กล่อง. คุณจะเห็นหน้าต่างที่คุณยืนยันแหล่งข้อมูลเฉพาะที่คุณกำลังใช้ หลังจากคลิก แสดงทั้งหมด กล่อง เลือก แผ่นงาน MS Excel ผ่าน DD ตัวเลือกใน เปิดแหล่งข้อมูล กล่องก่อนกด ตกลง.

ในขั้นตอนสุดท้าย ให้เลือกช่วงของเซลล์และ/หรือเวิร์กชีตที่ระบุซึ่งมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการผสานจากกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น จากนั้นกด ตกลง.

ตอนนี้แผ่นงานที่มีข้อมูลที่อยู่ได้รับการระบุและเชื่อมโยงกับป้ายผนึกแล้ว ให้เพิ่มตัวยึดตำแหน่งเฉพาะที่กำหนดว่าแต่ละที่อยู่จะปรากฏบนป้ายผนึกอย่างไร ตัวยึดตำแหน่งเฉพาะเหล่านี้เรียกอีกอย่างว่า เขตข้อมูลจดหมายเวียน. หากมีข้อความที่จะทำซ้ำในแต่ละป้ายกำกับ คุณสามารถป้อนข้อมูลด้วยตนเองได้เช่นกัน

เหตุผลเบื้องหลังการสร้างตัวยึดตำแหน่งเหล่านี้มีความสำคัญ ข้อมูลเฉพาะนี้จะออกแบบท่าเต้นของการถ่ายโอนข้อมูลจากรายการที่อยู่ลงในตาราง ตัวยึดทำหน้าที่เป็นตัวนำทาง แบ่งพาร์ติชั่นข้อมูล และวางแต่ละองค์ประกอบที่อยู่ภายในกรอบของป้ายกำกับโดยรวม

หลังจากสร้างตัวยึดตำแหน่งแล้ว ให้ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่า Word ได้จับคู่องค์ประกอบของตัวยึดตำแหน่งกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากรายการอย่างเหมาะสม สามารถทำได้โดยใช้ สนามแข่งขัน กล่องโต้ตอบ ที่นี่ ผู้ใช้สามารถระบุวิธีที่ตัวยึดตำแหน่งแต่ละตัวเชื่อมโยงกับข้อมูลที่ได้รับจากรายการที่อยู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจับคู่ ชื่อจริง ตัวยึดตำแหน่งเพื่อ ชื่อจริง ในรายการที่อยู่ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้จะหาทางไปยังตำแหน่งที่เหมาะสมบนฉลาก

โปรดทราบว่าคุณจะต้องเพิ่มเนื้อหาบางอย่าง เช่น คำทักทายหรือโลโก้ด้วยตนเอง เนื่องจากเนื้อหาดังกล่าวไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของรายการที่อยู่เดิม สามารถทำได้ค่อนข้างง่าย เพียงพิมพ์ข้อความเฉพาะที่คุณต้องการใช้บนฉลากหรือเพิ่มรูปภาพที่คุณต้องการรวมเป็นโลโก้หรือไอคอนสื่ออื่นๆ

ใช้เวลาที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าฉลากของคุณได้รับการออกแบบมาอย่างแม่นยำตามที่คุณต้องการก่อนที่จะเริ่มการรวมจริง เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ต้องแก้ไขเนื้อหาใดๆ อีก หากคุณลืมใส่ข้อมูลคีย์โดยไม่ได้ตั้งใจ หรือต้องการออกแบบฉลากใหม่

หลังจากที่คุณยืนยันรูปลักษณ์ของป้ายชื่อ และตรวจสอบความถูกต้องของพื้นที่ที่สำรองไว้และความสัมพันธ์กับข้อมูลจากรายการที่อยู่อีกครั้ง คุณสามารถดำเนินการต่อได้

ในการเริ่มการผสาน ให้เปิด บ้าน ใน Microsoft Word แล้วกด จดหมายเวียน ปุ่ม. หากขณะนี้คุณวางแผนที่จะรวมเฉพาะผู้ติดต่อเฉพาะจากรายการที่อยู่ที่มีขนาดใหญ่กว่า คุณสามารถเลือกได้ที่นี่ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการรวมรายการทั้งหมด ให้กด ผู้ติดต่อทั้งหมดในมุมมองปัจจุบัน. หากคุณพร้อมที่จะใช้ตัวยึดตำแหน่งและฟิลด์ทั้งหมดที่คุณออกแบบสำหรับป้ายผนึก ให้คลิกที่ ช่องติดต่อทั้งหมด ปุ่มซึ่งปรากฏในเมนูถัดไป

หากคุณต้องการสร้างเอกสาร Word ใหม่ทั้งหมดสำหรับการผสาน คุณสามารถทำได้โดยเลือก เอกสารใหม่ ปุ่ม. อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการใช้เอกสารที่มีอยู่ ให้กด เอกสารที่มีอยู่ ปุ่ม ณ จุดนี้

ใช้ ฉลากไปรษณีย์ แท็บที่พบใน ประเภทเอกสาร เมนูเพื่อตัดสินใจโดยเฉพาะว่าเขตข้อมูลผสานใดที่จะมาถึงป้ายผนึกที่เสร็จแล้ว หลังจากที่คุณได้กำหนดลักษณะฉลากสุดท้ายแล้ว ให้กด อัพเดทฉลาก ปุ่ม. เมื่อข้อมูลมาถึงฟิลด์แบบฟอร์มในที่สุด อาจมีวงเล็บที่มองเห็นได้รอบๆ ในกรณีนี้ ให้คลิกขวาที่วงเล็บแล้วกด สลับรหัสฟิลด์ ปุ่มเพื่อปิด

เมื่อกระบวนการนี้เสร็จสิ้น คุณก็พร้อมที่จะสร้างตัวอย่างสุดท้ายของฉลากและพิมพ์ออกมา กด ดูตัวอย่างผลลัพธ์ แท็บและเลื่อนดูระเบียนโดยใช้ บันทึกถัดไป และ บันทึกก่อนหน้า ลูกศร เมื่อคุณพอใจกับฉลากแล้ว ให้ไปที่ การส่งจดหมาย แทป คลิก เสร็จสิ้นและผสาน ใน เสร็จ กลุ่มแล้วคลิก พิมพ์เอกสาร ปุ่ม. หากเอกสารที่พิมพ์ของคุณไม่สะท้อนถึงเนื้อหาหรือการออกแบบที่คุณต้องการ คุณอาจต้องกลับไปที่ การส่งจดหมาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดและขนาดกระดาษทั้งหมดตรงกับการกำหนดค่าปัจจุบันของคุณ หากไม่เป็นเช่นนั้นก็ค่อนข้างจะเกิดปัญหาขึ้น

จากนั้น คุณสามารถบันทึกเอกสารที่คุณทำงานอยู่เพื่อให้แน่ใจว่าป้ายชื่อเหล่านี้จะพร้อมใช้งานในอนาคต