วิธีการตั้งค่ารายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel

เปิดสมุดงาน Excel ใหม่และตั้งชื่อเขตข้อมูลสำหรับรายการของคุณใน แถว 1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละชื่อฟิลด์ไม่ซ้ำกัน

ป้อนข้อมูลในแถวใต้ชื่อฟิลด์เพื่อสร้างระเบียนสำหรับผู้รับจดหมายแต่ละราย จัดรูปแบบเซลล์สำหรับ ความกว้างของคอลัมน์ หรือ ตัดคำ ตามความจำเป็น. เซลล์สามารถเว้นว่างไว้ได้หากไม่มีข้อมูล เมื่อป้อนข้อมูลเสร็จแล้ว ให้ตั้งชื่อและบันทึกเวิร์กบุ๊กของคุณโดยคลิกที่ ไฟล์ แท็บแล้ว บันทึก.

เปิด Word ด้วยเอกสารเปล่าใหม่ คลิก การส่งจดหมาย แท็บแล้ว เริ่มการรวมจดหมาย. มีตัวเลือกมากมายสำหรับการผสาน สำหรับตัวอย่างนี้ เลือก จดหมาย.

คลิก เลือกผู้รับ, ใช้รายการที่มีอยู่และเลือกไฟล์รายการเมลของ Excel เลือกตารางจากหน้าต่างถัดไป อย่างไรก็ตาม ด้วยเวิร์กชีตรายชื่ออีเมลอย่างง่าย จะมีเพียงตารางเดียวที่กำหนดไว้ เลือกแล้วคลิก ตกลง.

เขียนจดหมายของคุณเพื่อรวมเหมือนที่คุณทำกับการติดต่อใด ๆ โดยทิ้งสำเนาส่วนบุคคลเช่นที่อยู่และคำทักทายเช่นอะไรก็ตามที่จะรวมจากรายการจดหมาย Excel ของคุณ ไปที่จุดเริ่มต้นของตัวอักษรและคลิก บล็อกที่อยู่ บนริบบิ้น ด้านขวาของหน้าจอแสดงให้เห็นว่ารูปแบบปัจจุบันสำหรับช่องที่อยู่จะมีลักษณะอย่างไรเมื่อแทรกข้อมูลของคุณ ด้านซ้ายมีตัวเลือกรูปแบบ เลือกระหว่างสิ่งเหล่านี้และคลิก ตกลง เมื่อคุณพอใจกับผลลัพธ์

ทำซ้ำขั้นตอนสำหรับ ไลน์อวยพร และข้อมูลอื่น ๆ โดยใช้ แทรกฟิลด์ผสาน ปุ่ม.

เมื่อจดหมายของคุณเสร็จสมบูรณ์ ให้คลิก ดูตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อดูว่าจดหมายที่ผสานของคุณจะมีลักษณะอย่างไร คุณยังสามารถคลิก ตรวจสอบข้อผิดพลาด เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณจะพิมพ์ออกมาตามต้องการ พร้อมเมื่อไร คลิก เสร็จสิ้นและผสาน และเลือกตัวเลือกการรวมที่ต้องการ

แปลงเวิร์กชีตของคุณเป็น a ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค ไฟล์. คลิก ไฟล์ แท็บและ บันทึกเป็น. เลือกตำแหน่งและตั้งชื่อไฟล์ของคุณ เลือก CSV (คั่นด้วยจุลภาค) (*.csv) ใน บันทึกเป็นประเภท กล่อง. คลิก บันทึก และปิดไฟล์ CSV

เปิด Outlook แล้วคลิกปุ่ม ไฟล์ แท็บ เปิดและส่งออก และ นำเข้าส่งออก.

คลิก นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น. คลิก ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค แล้วก็ ถัดไป. ในหน้าต่างนำเข้าไฟล์ ให้เรียกดูไฟล์ CSV ของรายการเมลที่สร้างในขั้นตอนก่อนหน้าแล้วคลิก ถัดไป. เลือกโฟลเดอร์ปลายทางสำหรับเรกคอร์ดที่นำเข้า รายชื่อผู้ติดต่อ ถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้น คลิก ถัดไป.

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับไฟล์ CSV ของคุณ จากนั้นคลิก ฟิลด์กำหนดเองของแผนที่.

คลิกชื่อช่องจากข้อมูล Excel ของคุณใน จาก กล่องทางด้านซ้ายไปยังเขตข้อมูล Outlook ที่สอดคล้องกันใน ถึง กล่องด้านขวา ดำเนินการนี้กับทุกฟิลด์ที่คุณต้องการจากข้อมูล Excel ของคุณ คลิก ตกลง และ เสร็จ เพื่อเสร็จสิ้นการนำเข้าข้อมูล