หน้าที่ของโปรแกรมประมวลผลคำคืออะไร?

โปรแกรมประมวลผลคำได้พัฒนาจากโปรแกรมพื้นฐานที่จำลองเครื่องพิมพ์ดีดไปเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่จะเชื่อไม่ได้ ความคิดของผู้ประดิษฐ์ Electronic Numerical Integrator And Computer อิเล็กทรอนิกส์เอนกประสงค์เครื่องแรก คอมพิวเตอร์. นอกเหนือจากการจัดหาเครื่องมือสร้างและจัดเก็บเอกสารแล้ว ตัวเลือกการแก้ไขและแบ่งปันยังมีประสิทธิภาพมากขึ้นทุกปี

โปรแกรมประมวลผลคำสร้างเอกสารในรูปแบบดิจิทัล แทนที่จะพิมพ์ลงบนหน้า ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ เมื่อป้อนข้อความแล้ว การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบสามารถใช้ได้กับทุกคนโดยใช้ขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน ทำให้ผู้ใช้มีความยืดหยุ่นสูงสุด

เช่นเดียวกับการสร้างเอกสาร โปรแกรมประมวลผลคำจะเร่งกระบวนการแก้ไขให้เร็วขึ้น และให้ตัวเลือกการแก้ไขที่ดียิ่งขึ้น มีการเปลี่ยนแปลงบนคอมพิวเตอร์ และเมื่อเสร็จสิ้น ผลลัพธ์จะเป็นหน้าที่สะอาดและชัดเจน สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้ ดังนั้นผู้ใช้หลายคนจึงสามารถทำเครื่องหมายในเอกสาร และสามารถประเมินการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้อย่างง่ายดายในภายหลัง ก่อนที่เอกสารจะเสร็จสมบูรณ์

เนื่องจากโปรแกรมประมวลผลคำจัดเก็บเอกสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ จึงสามารถส่งออกได้หลายรูปแบบ นอกจากการพิมพ์เอกสารที่เสร็จสิ้นแล้ว เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ยังสามารถแชร์ผ่านอีเมลหรือกลไกการโอนทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่ในขณะนี้มีตัวเลือกในการส่งออกเอกสารเป็นรูปแบบ PDF ซึ่งช่วยให้เกือบทุกคนสามารถเปิดเอกสารนั้นได้ และสามารถป้องกันไม่ให้ผู้รับแก้ไขเอกสารที่ทำเสร็จแล้วได้

โปรแกรมประมวลผลคำจำนวนมากมีตัวเลือกในการเปรียบเทียบเอกสาร ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ผู้ใช้หลายคนทำงานบนเอกสารที่เกือบจะเหมือนกัน คุณลักษณะการเปรียบเทียบช่วยให้สามารถดูความแตกต่างในเอกสารได้อย่างง่ายดาย ทำให้ขั้นตอนการแก้ไขที่ซับซ้อนมีความคล่องตัวมากขึ้น

นอกจากตัวเลือกเอาต์พุตทั่วไปแล้ว โปรแกรมประมวลผลคำยังสามารถนำเอกสารของคุณและเปลี่ยนเป็นเว็บเพจได้ โดยพื้นฐานแล้ว ซอฟต์แวร์ในโปรแกรมประมวลผลคำจะเขียนโค้ด HTML ที่จำเป็นในการแปลข้อความและการจัดรูปแบบเป็นไฟล์ที่สามารถอัปโหลดและดูเป็นหน้าเว็บทั่วไปได้