วิธีบันทึกไฟล์ PDF เป็นแบบอ่านอย่างเดียว

ไฟล์ PDF มีประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย ไฟล์ PDF ส่วนใหญ่ต่างจากเอกสารข้อความตรงที่ออกแบบมาเพื่ออ่านอย่างเดียว เช่นเดียวกับนิตยสารหรือหนังสือพิมพ์ PDFs บางตัวทำหน้าที่เป็นเอกสารแบบโต้ตอบพร้อมช่องสำหรับป้อนข้อมูล สิ่งเหล่านี้มักใช้สำหรับแอปพลิเคชันและแบบสำรวจและจัดทำขึ้นเพื่อให้ผู้ดูสามารถแก้ไขเฉพาะบางส่วนเท่านั้น

PDF ส่วนใหญ่เป็นไฟล์แบบอ่านอย่างเดียวที่ไม่สามารถแก้ไขได้ คุณสามารถสร้าง PDF แบบอ่านอย่างเดียวใน Microsoft Word และซอฟต์แวร์ประมวลผลคำอื่นๆ หากคุณต้องการคุณสมบัติและความปลอดภัยขั้นสูง Adobe Acrobat มีประโยชน์ในการปกป้อง PDF ของคุณจากการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ในมือของผู้อื่น

ไฟล์ PDF นั้นสร้างได้ง่ายอย่างน่าประหลาดใจ มีซอฟต์แวร์มากมายสำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะ PDF โดย Adobe Acrobat เป็นผู้นำ อย่างไรก็ตาม โดยปกติแล้วไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง เนื่องจากคุณสามารถสร้างไฟล์ในโปรแกรมประมวลผลคำและแปลงเป็น PDF ได้หลังจากที่การแก้ไขเสร็จสิ้น Microsoft Word มักใช้เพื่อจุดประสงค์นี้ การสร้าง PDF ในขณะที่ควบคุมการตั้งค่าการเข้าถึงและรหัสผ่านเป็นเรื่องของการแปลงอย่างรวดเร็วหลังจากสร้างเอกสาร

เริ่มต้นด้วยการสร้างเอกสารและเพิ่มการจัดรูปแบบตามต้องการ หน้าปก สารบัญ หมายเลขหน้า และการจัดรูปแบบในคอลัมน์เป็นเรื่องปกติ คุณตั้งค่าเอกสารตามปกติและทำการแก้ไขในซอฟต์แวร์ ไม่มีอะไรถาวรจนกว่าคุณจะแปลงเอกสารเป็น PDF ใช้เวลาในการแก้ไขและทำงานผ่านเลย์เอาต์อย่างละเอียด นอกจากนี้ ให้บันทึกฉบับร่างของเอกสารเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขในภายหลัง หากจำเป็น

Adobe Acrobat ใช้สำหรับความต้องการสร้าง PDF ขั้นสูง โดยต้องแทรกมัลติมีเดียและปรับแต่งสไตล์และกราฟิก คุณสมบัติการแบ่งปันขั้นสูงมีอยู่ใน Acrobat เพื่อควบคุมผู้ชมที่สามารถแก้ไข PDF หรือป้องกันการแก้ไขทั้งหมด

ใน Microsoft Word ให้ไปที่การตั้งค่าไฟล์แล้วเลือก บันทึกเป็น เพื่อเปิดเมนูบันทึก เลือกประเภทไฟล์แบบเลื่อนลงและเลือก ไฟล์ PDF ก่อนยืนยันกระบวนการ ขั้นตอนจะคล้ายกันในโปรแกรมประมวลผลคำอื่นๆ ใน Google Docs เช่น คลิก ไฟล์, เลื่อนไปที่ ดาวน์โหลด และคลิก ไฟล์ PDF เพื่อสร้างไฟล์ PDF ค่าเริ่มต้นเป็นแบบอ่านอย่างเดียวสำหรับโปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่

เปิดไฟล์ใหม่และเลื่อนดูเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบถูกต้อง ในกรณีส่วนใหญ่ จะสะท้อนถึงเอกสารก่อนหน้าทุกประการ ยกเว้นการขาดความสามารถในการแก้ไข หากการจัดรูปแบบไม่ตรงกัน ให้กลับไปที่เอกสารการประมวลผลคำต้นฉบับและทำการปรับเปลี่ยนก่อนที่จะสร้างไฟล์ PDF ใหม่

บริการแปลงไฟล์ฟรีที่สร้าง PDF จากเอกสารยังมีให้บริการทางออนไลน์ และหลายๆ บริการสามารถเปลี่ยนเอกสารโปรแกรมประมวลผลคำเป็น PDF แบบอ่านอย่างเดียวได้ บางคนถึงกับปลดล็อกไฟล์ PDF ออนไลน์แบบอ่านอย่างเดียว

ในบางกรณี จำเป็นต้องมีการควบคุมขั้นสูง ซึ่งในกรณีนี้ Adobe Acrobat มักเป็นซอฟต์แวร์ที่เลือกได้ การป้องกันด้วยรหัสผ่าน องค์ประกอบแบบอินเทอร์แอกทีฟ และคุณสมบัติอื่นๆ สามารถเปลี่ยน PDF ธรรมดาๆ ให้เป็นไฟล์ที่มีชีวิตชีวาและมีประโยชน์

แม้ว่าไฟล์แบบอ่านอย่างเดียวจะเป็นเรื่องปกติและมีประโยชน์ แต่ก็ไม่ได้ปกป้องเอกสารอย่างสมบูรณ์ เนื้อหาที่มีความละเอียดอ่อนหรือสิ่งใดก็ตามที่มีนโยบายลิขสิทธิ์ที่เข้มงวดนั้นควรค่าแก่มาตรการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติม Adobe Acrobat และบริการของบริษัทอื่นจำนวนมากสามารถล็อกไฟล์ไม่ให้แก้ไขได้อย่างสมบูรณ์

การป้องกันด้วยรหัสผ่านมีประโยชน์สำหรับการแก้ไขและจำกัดการเข้าถึงเฉพาะกลุ่มบุคคล Acrobat นำเสนอคุณลักษณะนี้ ทำให้สามารถแชร์ไฟล์ PDF กับเฉพาะผู้ที่ต้องการดูเนื้อหาเท่านั้น วิธีนี้ใช้ได้ผลดีกับธุรกิจและเนื้อหาสร้างสรรค์ที่ไม่ได้มีไว้สำหรับผู้ชมที่ไม่จำกัด สำหรับเอกสารพื้นฐานที่ต้องการเพียงรูปแบบอ่านอย่างเดียว การแปลงอย่างง่ายจากโปรแกรมประมวลผลคำก็เพียงพอแล้วที่จะป้องกันการแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจภายในเอกสาร