วิธีเขียนจดหมายใน Microsoft Word

Microsoft Word เป็นหนึ่งในตัวเลือกการประมวลผลคำที่พบบ่อยที่สุด เอกสารในรูปแบบ .doc หรือ .docx เป็นบรรทัดฐานในโรงเรียนและธุรกิจ นั่นทำให้ Word เป็นวิธีที่นิยมในการเขียนจดหมายเพราะจดหมายฉบับอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการตอบรับเป็นอย่างดีและเปิดอ่านได้ง่ายโดยใช้ Word การเขียนจดหมายใน Word ทำได้ด้วยตนเองหรือด้วยเทมเพลต ทางเลือกสุดท้ายขึ้นอยู่กับการออกแบบที่ต้องการและความซับซ้อนของรูปแบบ คุณสามารถเขียนจดหมายธรรมดาๆ โดยไม่มีการจัดรูปแบบใดๆ หรือเลือกที่จะเพิ่มหัวจดหมายของบริษัทและข้อมูลติดต่อหรือข้อมูลทางวิชาชีพ

ก่อนที่คุณจะเข้าสู่กระบวนการเขียนจดหมาย ให้พิจารณาเป้าหมายของจดหมายของคุณเสียก่อน จดหมายระดับมืออาชีพควรได้รับการออกแบบมาอย่างดีพร้อมหัวจดหมายและข้อมูลติดต่อส่วนบุคคลของคุณ จดหมายส่วนตัวไม่ต้องการความใส่ใจในรายละเอียดการออกแบบและเน้นที่เนื้อหาแทน การออกแบบเป็นตัวเลือกในจดหมายส่วนตัว แต่เหมาะสำหรับจดหมายที่ทำหน้าที่เป็นคำเชิญไปงานปาร์ตี้หรืองานอื่น ๆ หลังจากเลือกการออกแบบแล้ว ให้ดำเนินการตามเนื้อหาของจดหมายเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณชัดเจน แนะนำตัวเองและอธิบายตำแหน่ง ความคิดเห็น หรือเป้าหมายของคุณในจดหมาย เพิ่มอาร์กิวเมนต์การปิดที่สั้นแต่มีประสิทธิภาพ พิมพ์จดหมายใน Word และแก้ไขอย่างน้อยหนึ่งครั้งเพื่อให้ประเด็นของคุณมีประสิทธิภาพ ตัวอักษรมักจะเป็นหนึ่งหรือสองหน้า แต่สามารถยาวกว่านี้ได้หากมีจุดประสงค์เบื้องหลังรูปแบบยาว มิฉะนั้น จดหมายหน้าเดียวเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด

การใช้เทมเพลตที่มีอยู่เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเขียนจดหมายใน Microsoft Word Word มีเทมเพลตจดหมายฟรีในโปรแกรม จดหมายปะหน้าและแม่แบบหัวจดหมายมีจำหน่ายทั่วไปทางออนไลน์เช่นกัน การค้นหาเทมเพลตฟรีทางอินเทอร์เน็ตอย่างง่ายให้ผลลัพธ์มากมาย มีตัวเลือกที่ต้องชำระเงินและอาจได้รับการสนับสนุนจากผู้ออกแบบ คุณบันทึกสำเนาของเทมเพลตและแทรกข้อความ โลโก้ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ลงในการออกแบบที่มีอยู่ จดหมายปะหน้าอาจมีโลโก้หรือรูปถ่ายขนาดเล็กของคุณพร้อมกับข้อมูลติดต่อของคุณในส่วนหัว

หลังจากที่คุณออกแบบและเขียนจดหมายใน Word แล้ว ให้บันทึกไฟล์ลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณ ข้อดีอย่างหนึ่งของ Microsoft Word คือคุณสามารถส่งอีเมลจดหมายเป็นไฟล์แนบได้ ผู้รับของคุณน่าจะมี Word บนคอมพิวเตอร์และสามารถเปิดเอกสารได้โดยไม่มีปัญหา แม้ในขณะที่ใช้โปรแกรมประมวลผลคำอื่น การแปลงเอกสารคำหรือการอ่านเอกสารแบบดูอย่างเดียวก็เป็นเรื่องง่าย หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้แก้ไขจดหมาย ให้เลือก "บันทึกเป็น" แล้วเลือก "PDF" ในตัวเลือกรูปแบบ PDF นั้นง่ายต่อการเปิดและอ่าน และผู้อ่านไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้ คุณยังสามารถพิมพ์จดหมายได้โดยตรงจาก Word เพื่อแชร์ในรูปแบบที่เป็นรูปธรรม