วิธีขอโทษสำหรับอีเมลที่ไม่ได้รับ

การพลาดอีเมลเป็นครั้งคราวเป็นเรื่องยากที่จะหลีกเลี่ยง กล่องขาเข้าจะเต็มไปด้วยจดหมายข่าวรายวัน อีเมลธุรกิจ และอีเมลส่วนตัว และจะหลุดผ่านช่องโหว่อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แม้ว่าจะไม่มีเจตนาร้ายก็ตาม การอธิบายว่าเหตุใดจึงไม่ได้รับอีเมลและการขอโทษจึงต้องใช้กลยุทธ์พื้นฐานบางประการ ผู้รับส่วนใหญ่จะให้อภัยเมื่อเห็นอีเมล "ขออภัยสำหรับการตอบกลับล่าช้า" เนื่องจากทุกคนมักไม่ได้รับอีเมลเป็นบางครั้ง

บริบทและสเตคมีความสำคัญต่อการตอบกลับของคุณและในที่สุดจะกำหนดการตอบสนอง หากคุณพลาดอีเมลธรรมดาๆ หรือประกาศเรื่องงานประจำในที่ทำงาน คำขอโทษง่ายๆ ก็เพียงพอแล้ว หากคุณพลาดอีเมลสำคัญ ผลที่ตามมาจะถูกแนบมาด้วย คำตอบของคุณควรใช้น้ำเสียงขอโทษและจริงจัง การพลาดอีเมลจากลูกค้าที่อาจเป็นลูกค้าอาจทำให้คุณและนายจ้างต้องเสียรายได้ และการพลาดอีเมลพร้อมคำแนะนำหรืองานที่สำคัญต่องานของคุณอาจมีผลเสียร้ายแรง ในกรณีนี้ การตอบกลับของคุณจะเปลี่ยนจาก "ขออภัยสำหรับการตอบกลับล่าช้า" เป็น "คำขอโทษอย่างเร่งด่วนเนื่องจากไม่ได้รับอีเมลของคุณ"

คำขอโทษที่ยืดเยื้อเป็นโคลนและสะท้อนถึงความสิ้นหวังมากกว่าความผิดพลาดง่ายๆ สำหรับอีเมลที่ไม่สำคัญ ให้ยึดคำขอโทษพื้นฐานและแจ้งให้ผู้ส่งอีเมลทราบว่าคุณพลาดอีเมลในกล่องจดหมายและต้องการกลับมายังการสนทนาอีกครั้ง การเริ่มต้นการสนทนาด้วยวิธีนี้จะทำให้บุคคลนั้นมีเหตุผลที่จะตอบสนองและกลับไปสู่การแลกเปลี่ยนตามปกติของคุณ

อีเมลสั้นๆ จะอ่านง่ายกว่า และผู้รับก็มีแนวโน้มที่จะอ่านคำตอบของคุณมากขึ้น จำกัดไว้เพียงย่อหน้าถ้าเป็นไปได้ และจบคำขอโทษด้วยคำถามหรือคำกระตุ้นการตัดสินใจ ขอการประชุมหรือโทรศัพท์เพื่อให้การสนทนาเป็นส่วนตัวมากขึ้น เมื่อคุณพลาดอีเมลสำคัญ ให้ขอการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือโทรศัพท์ โอกาสในการเชื่อมต่อแบบตัวต่อตัวทำให้คำขอโทษของคุณเป็นจริงมากขึ้นและสามารถฟื้นฟูความสัมพันธ์หรือแก้ไขปัญหาได้

หากคุณประสบปัญหาในการเขียนอีเมลขอโทษอย่างมีประสิทธิภาพ ให้ใช้อีเมลที่ได้รับการพิสูจน์และเขียนไว้แล้ว เทมเพลตหาได้ง่ายผ่านการค้นหาทางอินเทอร์เน็ตขั้นพื้นฐาน ระวังเกี่ยวกับการคัดลอกและวางแบบเต็มอย่างไรก็ตาม ตามหลักการแล้ว คุณควรปรับแต่งและปรับแต่งเทมเพลตเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความเป็นของแท้และอ่านได้อย่างถูกต้องสำหรับสถานการณ์ของคุณ ควรใช้เทมเพลตเป็นแนวทางสำหรับอีเมลขอโทษ ไม่ใช่แทนที่