การจัดเรียงฉลากไม่จำเป็นต้องยุ่งยาก ถ้าคุณมีไฟล์แหล่งข้อมูลอยู่แล้ว คุณสามารถเรียงลำดับก่อนที่จะพิมพ์ได้ ไฟล์ต้นฉบับคือรายการที่มีข้อมูลที่คุณต้องการดึง ซึ่งสร้างขึ้นใน Word สเปรดชีต ฐานข้อมูล หรือสมุดที่อยู่ ถ้าคุณใช้ร่วมกับจดหมายเวียน คุณจะมีตัวเลือกในการเรียงลำดับได้ถึงสามเขตข้อมูลในลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปหาน้อย การปรับเปลี่ยนใดๆ ที่คุณทำจะมีผลกับป้ายกำกับของคุณ
ขั้นตอนที่ 1
เริ่มเอกสารใหม่ใน Word 2007
วีดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
เลือกแท็บ "การส่งจดหมาย" คลิก "เริ่ม Mail Merge" และ "ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน"
ขั้นตอนที่ 3
เลือก "ป้ายกำกับ" ในบานหน้าต่างงานจดหมายเวียน คลิก "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 4
คลิก "ใช้เอกสารปัจจุบัน" หรือ "เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่" หากต้องการแก้ไขเอกสารปัจจุบัน ให้เลือก "ตัวเลือกป้ายกำกับ" เลือก การตั้งค่าฉลากของคุณแล้วคลิก "ตกลง" หากต้องการแก้ไขเอกสารที่มีอยู่ ให้คลิก "ไฟล์เพิ่มเติม" ดับเบิลคลิกไฟล์ที่คุณต้องการแล้วคลิก "ต่อไป."
ขั้นตอนที่ 5
เลือก "ใช้รายการที่มีอยู่" และคลิก "เรียกดู"
ขั้นตอนที่ 6
คลิกสองครั้งที่ไฟล์แหล่งข้อมูลที่มีเนื้อหาป้ายกำกับของคุณ (เช่น ชื่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์) ไปที่ส่วน "ปรับแต่งรายชื่อผู้รับ" ในกล่องโต้ตอบ "ผู้รับจดหมายเวียน" แล้วคลิก "จัดเรียง"
ขั้นตอนที่ 7
เลือกแท็บ "Sort Records" ในกล่องโต้ตอบ "Filter and Sort"
ขั้นตอนที่ 8
คลิกเมนูแบบเลื่อนลงข้าง "จัดเรียงตาม" และเลือกฟิลด์แรก (ตามลำดับความสำคัญ) ที่คุณต้องการจัดเรียง เลือก "จากน้อยไปมาก" หรือ "จากมากไปน้อย"
ขั้นตอนที่ 9
คลิกเมนูแบบเลื่อนลงข้าง "จากนั้นโดย" และเลือกฟิลด์ถัดไปที่คุณต้องการจัดเรียงตามลำดับความสำคัญ เลือก "จากน้อยไปมาก" หรือ "จากมากไปน้อย" ในการจัดเรียงช่องที่สาม ไปที่ตัวเลือก "จากนั้นโดย" ถัดไป เลือกการตั้งค่าการจัดเรียงของคุณแล้วคลิก "ตกลง"
ขั้นตอนที่ 10
คลิก "ตกลง" เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ "ผู้รับจดหมายเวียน"
ขั้นตอนที่ 11
คลิก "ถัดไป: จัดเรียงป้ายกำกับของคุณ"
ขั้นตอนที่ 12
คลิก "รายการเพิ่มเติม" เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ "แทรกฟิลด์ผสาน" ดับเบิลคลิกช่องใดๆ ที่คุณต้องการเพิ่มลงในป้ายกำกับ แล้วคลิก "ปิด"
ขั้นตอนที่ 13
ไปที่แผ่นฉลากและจัดเรียงแต่ละฟิลด์ตามที่ควรจะปรากฏบนฉลาก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแทรกช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุล
ขั้นตอนที่ 14
กลับไปที่บานหน้าต่างงานแล้วคลิก "อัปเดตป้ายกำกับทั้งหมด"
ขั้นตอนที่ 15
เลือก "ถัดไป: ดูตัวอย่างป้ายกำกับของคุณ"
ขั้นตอนที่ 16
เลือก "ถัดไป: ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์"
ขั้นตอนที่ 17
เลือก "พิมพ์" หรือ "แก้ไขตัวอักษรทีละตัว" คลิก "ตกลง" ในกล่องโต้ตอบ "ผสานไปยังเครื่องพิมพ์" หรือ "ผสานเป็นเอกสารใหม่" เพื่อสิ้นสุดการผสานสำหรับป้ายกำกับที่จัดเรียงของคุณ
