วิธีการตั้งค่าสเปรดชีตการบัญชีใน Excel

เปิด Excel โดยดับเบิลคลิกที่ไอคอนบนเดสก์ท็อปของคุณ โปรแกรมจะเปิดสมุดงานใหม่ชื่อ "Book1" โดยอัตโนมัติ คลิก "บันทึก" ในเมนู "ไฟล์" เพื่อบันทึกเวิร์กบุ๊กไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณในตำแหน่งที่ต้องการ ตั้งชื่อสเปรดชีตด้วยเดือนและปีปัจจุบัน หากคุณจัดเก็บธุรกรรมของแต่ละเดือนในสเปรดชีตแยกกัน คุณสามารถใช้รูปแบบการตั้งชื่อ ปปปป-ดด-วว เพื่อให้แน่ใจว่าเมื่อคุณดูสเปรดชีตในโฟลเดอร์ พวกเขาสามารถเรียงลำดับวันที่จากล่าสุดไปเก่าที่สุดได้

คลิกเซลล์แรกที่มุมซ้ายบนของสเปรดชีต ซึ่งเรียกว่าเซลล์ A1 แต่ละสเปรดชีตคือชุดของเซลล์ที่จัดเป็นตาราง แต่ละเซลล์เป็นที่รู้จักโดยตำแหน่งภายในกริด ซึ่งระบุเป็นพิกัดของคอลัมน์และแถว เซลล์ A1 คือเซลล์ในคอลัมน์ A แถวที่ 1 นั่นคือเซลล์แรกหรือด้านซ้ายบนในสเปรดชีต

พิมพ์ "Date" ในเซลล์แรก. คลิกเซลล์ต่อไปนี้ ซึ่งก็คือ B1 แล้วพิมพ์ "ธุรกรรม" พิมพ์ "Amount" ในเซลล์ C1 และ "Balance" ในเซลล์ D1 เพื่อสร้างส่วนหัวสำหรับสเปรดชีตบัญชีของคุณ

เปลี่ยนแบบอักษรของหัวเรื่องโดยเน้นที่หัวเรื่อง คลิกในเซลล์ A1 แล้วลากเมาส์ไปที่รายการสุดท้ายในแถวที่ 1 เพื่อไฮไลต์เซลล์ กดปุ่ม "Ctrl" ค้างไว้ขณะกดตัวอักษร "B" เพื่อใช้ตัวหนากับส่วนหัว เพื่อให้แน่ใจว่าจะมองเห็นได้ชัดเจนจากส่วนที่เหลือของสเปรดชีต

ป้อนจำนวนเงินในบัญชีธนาคารปัจจุบันของคุณในแถวที่ 2 ใต้ "ยอดคงเหลือ" ซึ่งก็คือเซลล์ D2 นี่คือยอดคงเหลือที่คุณจะลบและเพิ่มธุรกรรมตามที่ปรากฏ

เน้นและจัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ "จำนวนเงิน" วิธีง่ายๆ ในการเลือกเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์คือการคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ (ในกรณีนี้คือ "C") ตอนนี้ คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์และเลือก "จัดรูปแบบเซลล์" จากเมนูป๊อปอัปเพื่อเปิดหน้าต่าง "จัดรูปแบบเซลล์" คุณสามารถใช้รูปแบบ "สกุลเงิน" ได้โดยเลือกตัวเลือกนั้นที่ด้านซ้ายมือของหน้าต่าง ตามค่าเริ่มต้น Excel จะจัดรูปแบบค่าสกุลเงินตามท้องที่ของคุณ คุณสามารถเลือกรูปแบบสำหรับการแสดงค่าลบโดยเลือกตัวเลือกในรายการทางด้านขวา หรือคุณสามารถใช้รูปแบบ "การบัญชี" ในหน้าต่างด้านซ้าย การดำเนินการนี้จะจัดตำแหน่งสัญลักษณ์สกุลเงินและจุดทศนิยมภายในคอลัมน์โดยอัตโนมัติ และจะแสดงตัวเลขติดลบในวงเล็บ: (1,234.10) สิ่งนี้จะแยกแยะการถอนออกจากเงินฝากได้อย่างชัดเจน คลิก "ตกลง" เพื่อสิ้นสุดขั้นตอน

ป้อนวันที่ของการทำธุรกรรมครั้งแรกลงในคอลัมน์ "วันที่" ในแถวที่สาม วัตถุประสงค์ของการฝากหรือถอนควรระบุไว้ในคอลัมน์ "ธุรกรรม" ในแถวที่สาม จำนวนเงินฝากหรือถอนควรอยู่ในคอลัมน์ "จำนวนเงิน" ในแถวที่สาม หากคุณกำลังถอนเงิน ให้ป้อนเครื่องหมายลบ (ยัติภังค์) ก่อนจำนวนเงิน

คลิกเซลล์ "ยอดคงเหลือ" ที่ท้ายแถวที่ต้องการ (สำหรับธุรกรรมแรก นี่จะเป็นเซลล์ D3) บนแป้นพิมพ์ ให้พิมพ์เครื่องหมาย "=" จากนั้นคลิกเซลล์ด้านบน D2 ใช้แป้น Shift เพื่อป้อนเครื่องหมาย "+" จากนั้นคลิกเซลล์ทางซ้าย C3 ซึ่งมีจำนวนธุรกรรมล่าสุด จากนั้นกดปุ่ม "Enter" ซึ่งจะเข้าสู่สูตร "=D2+C3" ซึ่งจะคำนวณยอดดุลใหม่โดยการเพิ่มธุรกรรมล่าสุดไปยังมูลค่ายอดดุลก่อนหน้า แม้ว่าคุณจะใช้เครื่องหมายบวก แต่ Excel จะคำนวณยอดดุลใหม่อย่างถูกต้อง แม้ว่าธุรกรรมใน C3 จะเป็นค่าลบสำหรับการถอนเงินก็ตาม

ทำซ้ำขั้นตอนที่ 8 และ 9 เพื่อเพิ่มธุรกรรมเพิ่มเติม สำหรับธุรกรรมใหม่แต่ละรายการ คุณสามารถคำนวณยอดดุลใหม่ในคอลัมน์ D ได้โดยการคัดลอกเซลล์ด้านบน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเข้าสู่ธุรกรรมใหม่ในแถวที่ 4 คุณจะต้องให้เซลล์ D4 คำนวณยอดดุลใหม่ตามยอดคงเหลือก่อนหน้า (เซลล์ D3) และจำนวนเงินล่าสุด (เซลล์ C4) แทนที่จะพิมพ์สูตรซ้ำจากเซลล์ D3 ให้เลือกเซลล์ D4 จากนั้นกดปุ่ม "Ctrl" ค้างไว้ขณะพิมพ์ตัวอักษร "D" (สำหรับ "ลง") การดำเนินการนี้จะคัดลอกสูตรจาก D3 ลงใน D4 และปรับสูตรโดยอัตโนมัติเพื่อให้อ้างอิงถึงข้อมูลล่าสุดในเซลล์ D3 และ C4