ดาวน์โหลดเทมเพลตบัญชีแยกประเภททั่วไปของ Excel ที่มีอยู่จากเว็บไซต์ฟรีที่มีให้ เทมเพลตควรทำงานใน Excel เวอร์ชันทั้งหมด บัญชีแยกประเภททั่วไปคือบันทึกธุรกรรมของแต่ละบัญชีภายในระบบบัญชีของคุณ เนื่องจากการใช้บัญชีแยกประเภททั่วไปและเทคนิคการบัญชีที่เหมาะสม จำเป็นต้องใช้การบัญชีแบบเข้าคู่ ธุรกรรมแต่ละรายการที่ป้อนจะมีผลกับสองบัญชี
คลิกในเซลล์เหนือ "1" และทางด้านซ้ายของ "A" สิ่งนี้จะเน้นทั้งหน้าในแผ่นงานบัญชีแยกประเภททั่วไป กดปุ่ม "CTRL" และ "C" ค้างไว้เพื่อคัดลอกแผ่นงาน คลิกปุ่ม "แทรก" ในแถบเมนูด้านบนและเลื่อนลงไปที่ปุ่ม "เวิร์กชีต" จากนั้นคลิก คลิกในเซลล์มุมซ้ายบนเหนือ "1" และทางด้านซ้ายของ "A" ในเวิร์กชีตใหม่ และกดแป้น "CTRL" และ "V" ค้างไว้เพื่อวางเทมเพลตบัญชีแยกประเภททั่วไปลงในชีตอื่น ในเทมเพลตนี้มีพื้นที่สำหรับป้อนธุรกรรมบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับบัญชีที่แตกต่างกันเก้าบัญชี
สร้างแผ่นงานที่เหมือนกันอย่างน้อยห้าแผ่น ทำให้คุณมีบัญชีที่แตกต่างกันทั้งหมด 45 บัญชีที่คุณสามารถติดตามได้ แผ่นงานแรกควรใช้สำหรับการตรวจสอบบัญชีออมทรัพย์หรือบัญชีเงินเดือน ให้ชื่อว่า "บัญชีธนาคาร" คุณสร้างชื่อโดยคลิกขวาที่แท็บที่มุมล่างซ้ายที่มีป้ายกำกับ "แผ่นงาน 1" แล้วเลือกปุ่ม "เปลี่ยนชื่อ" แผ่นงานที่สองควรเป็นบัญชี "รายได้" ซึ่งจะรวมถึงรายได้จากการขาย รายได้จากการบริการ และการคืนเงินค่าธรรมเนียมที่จ่ายออกไป
แผ่นงานที่สามควรเป็นบัญชี "ค่าใช้จ่าย" สิ่งเหล่านี้จะรวมถึงค่าเช่าที่จ่าย ค่าสาธารณูปโภค แรงงานและใบอนุญาตหรือภาษี แผ่นงานที่สี่ควรเป็นบัญชี "ทุน" รวมถึงการลงทุนเริ่มต้นสำหรับการเริ่มต้นบริษัท การจับรางวัลสำหรับเจ้าของ และการลงทุนซ้ำในบริษัท สุดท้าย แผ่นที่ห้าควรเป็น "หนี้สิน" รวมถึงเงินกู้สำหรับอาคาร ยานพาหนะ อุปกรณ์และบัตรเครดิต
สร้างแผ่นงานเพิ่มเติมสำหรับพื้นที่เหล่านั้นที่มีมากกว่าเก้าบัญชี หากมีโอกาสหนึ่งในหมวดหมู่มีมากกว่าเก้าบัญชี ตัวอย่างเช่น "ค่าใช้จ่าย" สร้างอีกหนึ่งหรือ อีกสองแผ่นงานและเปลี่ยนชื่อเป็น "ค่าใช้จ่าย 2" และ "ค่าใช้จ่าย 3" แต่ละบัญชีที่คุณสร้างควรได้รับการกำหนด a ตัวเลข. โดยปกติ บัญชีธนาคารทั้งหมดจะขึ้นต้นด้วย 10-- บัญชีรายได้ 20-- บัญชีค่าใช้จ่าย 30-- บัญชีอิควิตี้ 40- และบัญชีหนี้สิน 50--
สังเกตคอลัมน์ในรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปแต่ละรายการ คอลัมน์วันที่และคำอธิบายมีความชัดเจน "โพสต์อ้างอิง" คอลัมน์สำหรับป้อนหมายเลขของบัญชีอื่นที่ได้รับผลกระทบจากธุรกรรมในบรรทัด คอลัมน์ที่เหลือคือ "เดบิต" "เครดิต" และ "ยอดคงเหลือ"
โดยส่วนใหญ่ การหักเงินในบัญชีจะเพิ่มเงินในบัญชีนั้น และเครดิตจะลบเงินออกจากบัญชี ในการเดบิตแต่ละครั้งจะต้องมีเครดิต วิธีคิดอีกอย่างหนึ่งคือ: เดบิตคือ "สิ่งที่คุณได้รับ" และเครดิตคือ "มาจากไหน"
ตัวอย่างเช่น คุณจ่าย 400 ดอลลาร์สำหรับบิลค่าไฟฟ้าของคุณ คุณชำระเงินด้วยเช็คจากการตรวจสอบธุรกิจของคุณ ถามตัวเองว่าได้อะไรมา? คุณมีไฟฟ้ามูลค่า 400 เหรียญ ดังนั้นหักบัญชีสาธารณูปโภค (#3010) เป็นเงิน 400 เหรียญ ตอนนี้ถามตัวเองว่ามันมาจากไหน? มันมาจากบัญชีเช็คของคุณ ดังนั้นให้เครดิตบัญชีธนาคาร (# 1010) $400
ในบัญชีค่าสาธารณูปโภค ใส่ #1010 สำหรับ Post Ref และในบัญชีธนาคาร ใส่ #3010 สำหรับหมายเลขบัญชี
