การเปลี่ยนเส้นทาง Outlook เทียบกับ ซึ่งไปข้างหน้า

ในบางกรณี — เช่น เมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานแต่ต้องตรวจสอบอีเมลของคุณ หรือเมื่อคุณกำลังเล่นกล บัญชีอีเมลหลายบัญชี — Microsoft Outlook ใช้ชุดคำสั่งที่เรียกว่ากฎเพื่อส่งต่อหรือเปลี่ยนเส้นทางข้อความขาเข้า โดยอัตโนมัติ การส่งต่อและการเปลี่ยนเส้นทางจดหมายยังสามารถนำไปใช้กับข้อความเดียวโดยไม่ต้องสร้างกฎ

Outlook ใช้คำสั่งโปรแกรมที่เรียกว่ากฎหรือตัวกรอง เพื่อช่วยจัดการอีเมล จัดระเบียบข้อความ และทำงานต่อไป ตัวช่วยสร้างกฎและการแจ้งเตือนที่มีอยู่ภายในทำให้ผู้ใช้สามารถระบุเงื่อนไขที่ Outlook จะดำเนินการหรืองานอย่างน้อยหนึ่งอย่างโดยอัตโนมัติ กฎยอดนิยมรวมถึงการย้ายข้อความจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด ตั้งค่าสถานะข้อความ จากผู้ส่งบางรายเพื่อติดตามและส่งการแจ้งเตือนทางมือถือเมื่อได้รับอีเมลที่มีบาง คำ. ในบรรดากฎที่ผู้ใช้สร้างขึ้นคือคำสั่งให้ส่งต่อและเปลี่ยนเส้นทางข้อความขาเข้าโดยอัตโนมัติ

เมื่อมีการส่งต่ออีเมล "FW:" จะปรากฏที่จุดเริ่มต้นของบรรทัดเรื่องและตามค่าเริ่มต้น เนื้อหาของอีเมลจะประกอบด้วยข้อความต้นฉบับและรายละเอียดประวัติของข้อความ ข้อความต้นฉบับยังคงอยู่ในกล่องขาเข้าของคุณหรือในโฟลเดอร์ที่กำหนด สร้างกฎเพื่อส่งต่อข้อความจากหรือไปยังบัญชีใดบัญชีหนึ่งโดยอัตโนมัติหากมีข้อมูลบางอย่าง แบ่งปันเป็นประจำกับเพื่อนร่วมงานหรือฝ่ายอื่น ๆ และคุณต้องการทำให้รู้ว่าคุณเป็นส่วนหนึ่งของข้อความ ประวัติศาสตร์. ตัวอย่างเช่น ผู้ช่วยที่รับผิดชอบการประชุมอาหารกลางวันประจำสัปดาห์อาจตั้งกฎเป็น ส่งต่ออีเมลจากบริษัทจัดเลี้ยงของบริษัทที่มีคำว่า "ใบแจ้งหนี้" ไปยังฝ่ายบัญชีโดยอัตโนมัติ แผนก.

ข้อความมักจะถูกเปลี่ยนเส้นทางเมื่อได้รับโดยผิดพลาด ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการส่งต่อและการเปลี่ยนเส้นทางคือในขณะที่การส่งต่อจะทำการเปลี่ยนแปลงอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติและรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับข้อความ ประวัติการเปลี่ยนเส้นทางส่งอีเมลไปยังบุคคลที่ตั้งใจไว้ในสถานะเดิมเป็นลายลักษณ์อักษรทำให้ดูเหมือนว่าได้รับโดยตรงจากต้นฉบับ ผู้ส่ง. นี่เป็นคุณลักษณะที่เป็นประโยชน์หากบุคคลที่ตั้งใจไว้ไม่จำเป็นต้องรู้ว่าคุณได้รับอีเมล สำหรับบันทึกของคุณ การเปลี่ยนเส้นทางจะทิ้งสำเนาข้อความไว้ในกล่องจดหมายหรือในโฟลเดอร์ที่กำหนด ตั้งกฎให้เปลี่ยนเส้นทางอีเมลโดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการเปลี่ยนเส้นทางข้อความไปยังบุคคลอื่นเป็นประจำ ตัวอย่างเช่น บัณฑิตวิทยาลัยที่ยังคงได้รับข้อความที่ส่งไปยังบัญชีอีเมลของโรงเรียนอาจตั้งกฎให้เปลี่ยนเส้นทางอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลใหม่โดยอัตโนมัติ

บางครั้งผู้ส่งใช้การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล ซึ่งเป็นตัวเลือกของ Microsoft ที่ให้สิทธิ์ในข้อความอีเมล ป้องกันไม่ให้ผู้รับส่งต่อ เปลี่ยนเส้นทาง หรือแชร์ข้อความด้วยวิธีอื่น แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในกรณีเหล่านี้คือการแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าคุณไม่ใช่ผู้รับที่ตั้งใจไว้ ในกรณีที่คุณได้รับอีเมลโดยผิดพลาด ผู้ส่งอาจลบหรือแก้ไขการอนุญาต หรืออาจส่งข้อความใหม่ด้วยตนเอง นอกจากนี้ สำหรับผู้ที่ส่งต่อข้อความ โดยเฉพาะหากอีเมลมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ให้เปลี่ยนเส้นทาง การส่งจดหมายไปยังที่อยู่นอกเครือข่ายของบริษัทของคุณอาจละเมิดนโยบายภายในและความเป็นส่วนตัว กฎหมาย