การมีระบบจัดการไฟล์ดิจิทัลมีข้อได้เปรียบทางธุรกิจที่แข็งแกร่ง
ในขณะที่ธุรกิจของคุณก้าวเข้าสู่ยุคของการกระจายดิจิทัล คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนจากระบบการจัดเก็บเอกสารเป็นระบบจัดการไฟล์ดิจิทัลหรือไม่ แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงระบบการจัดเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ทั้งหมดอาจดูน่ากลัว แต่ข้อดีที่เห็นได้ชัดของการมีระบบการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลได้ส่งผลกระทบหลายอย่างต่อการเปลี่ยนแปลง
ลดต้นทุน
เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการเช่าทรัพย์สินเพื่อจัดเก็บเอกสาร การยื่นแบบดิจิทัลจึงเริ่มจ่ายเองทันทีที่ดำเนินการ เนื่องจากไม่มีเอกสารทางกายภาพ ค่าใช้จ่ายในการจัดการและโอนเอกสารไปมาจึงลดลงอย่างมาก นอกจากนี้ยังอนุญาตให้จัดเก็บเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นกระดาษในที่ที่เล็กกว่าและราคาไม่แพง
วิดีโอประจำวันนี้
กำลังเป็นสีเขียว
การลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ในธุรกิจของคุณอาจเป็นปัจจัยสำคัญในการเข้าถึงฐานผู้บริโภคที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมในปัจจุบัน สามารถปรับปรุงภาพลักษณ์ของบริษัท ให้สิทธิประโยชน์ทางภาษี และลดต้นทุนของวัสดุได้อย่างมาก ระบบการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลสามารถเปลี่ยนรากฐานทั้งหมดสำหรับธุรกิจในทางบวก และการเปลี่ยนไปใช้ระบบที่ "เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม" สามารถให้โอกาสในการโฆษณาที่เพียงพอ
เวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้น
การดึงสำเนาเอกสารที่จัดเก็บและจัดเก็บทางกายภาพอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน ซึ่งเปิดกว้างต่อความผิดพลาดของมนุษย์ ปัญหาด้านความปลอดภัย และการสูญเสียทางกายภาพ นี่ไม่ใช่กรณีของระบบดิจิทัล ภายในเวลาไม่นาน เอกสารสามารถเข้าถึงได้ที่โต๊ะของบุคคลที่ต้องการเอกสาร ส่งผลให้ระยะเวลาการทำงานสั้นลง ทำให้มีความคืบหน้าเร็วขึ้น และมีเวลามากขึ้นในการพัฒนาโครงการ
ความปลอดภัยที่สูงขึ้น
ในขณะที่ระบบการจัดเก็บกระดาษแบบดั้งเดิมสามารถเปิดและดูได้โดยใครก็ตามที่เข้าถึงได้ a ระบบการยื่นแบบดิจิทัลสามารถให้ระดับการป้องกันที่แตกต่างกันซึ่งสามารถเก็บเอกสารได้ เป็นความลับ การใช้รหัสผ่าน โฟลเดอร์ที่ระบุสำหรับผู้ใช้ที่แตกต่างกัน การเข้ารหัสข้อมูลและร่องรอยการตรวจสอบที่อนุญาตให้คุณเก็บ บันทึกว่าใครเข้าถึงไฟล์ใดและเมื่อใด ระบบจัดการไฟล์สามารถรักษาเอกสารของคุณให้ปลอดภัยยิ่งขึ้น
การเก็บถาวรที่เชื่อถือได้
เอกสารและไฟล์ที่เป็นกระดาษสามารถถูกทำลายได้ผ่านการจัดการ ความเสียหายจากอัคคีภัย ความเสียหายจากน้ำท่วม และภัยธรรมชาติอื่นๆ เนื่องจากข้อมูลสามารถจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ที่ใดก็ได้ในโลก คุณจึงสามารถเก็บถาวรเอกสารทางธุรกิจของคุณได้อย่างปลอดภัยโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความเสียหายต่อทรัพย์สินที่อาจเกิดขึ้น คุณยังสามารถทำให้ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแบบพกพาได้ โดยใช้สิ่งต่างๆ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์แบบถอดได้, USB sticks และซีดี
