คุณสามารถจัดระเบียบสมุดที่อยู่ของคุณในตาราง Access
Microsoft Access เป็นตำแหน่งที่เหมาะสำหรับจัดเก็บรายชื่อในสมุดที่อยู่ของคุณ แทนที่จะค้นหาผู้ติดต่อภายในอีเมลของคุณหรือในกองเอกสาร ให้เก็บผู้ติดต่อของคุณไว้ในที่เดียว หลังจากสร้างสมุดที่อยู่ใน Access แล้ว คุณสามารถส่งจดหมายและอีเมลจากฐานข้อมูลได้ ไม่ว่าคุณจะใช้ Access เป็นการส่วนตัวหรือในเชิงอาชีพ คุณสามารถสร้างตารางใหม่และเติมข้อมูลลงในสมุดที่อยู่เพื่อสร้างสมุดที่อยู่ได้
ขั้นตอนที่ 1
สร้างฐานข้อมูล Microsoft Access ใหม่ หรือเปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่จากแท็บ "ไฟล์" ของ Ribbon ที่ด้านบนของหน้า คุณสามารถรวมสมุดที่อยู่ของคุณกับตารางอื่นๆ เพื่อเพิ่มขีดความสามารถของฐานข้อมูลของคุณให้สูงสุดโดยใช้ฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่ ถ้าคุณต้องการให้ฐานข้อมูลจัดเก็บผู้ติดต่อของคุณเท่านั้น ให้สร้างฐานข้อมูลใหม่ตั้งแต่ต้น
วิดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
เลือกแท็บ "สร้าง" ของริบบิ้นแล้วคลิกปุ่ม "การออกแบบตาราง" สิ่งนี้จะสร้างตารางจากเทมเพลตเปล่าและให้คุณป้อนฟิลด์และประเภทข้อมูลที่เหมาะสม ตารางดูเหมือนสเปรดชีต Excel แต่มีโครงสร้างภายในที่กำหนดไว้ซึ่งคุณกำหนดใน "มุมมองการออกแบบ" ของตาราง
ขั้นตอนที่ 3
พิมพ์ฟิลด์ที่คุณต้องการให้พร้อมใช้งานในคอลัมน์ "ชื่อฟิลด์" ของตารางออกแบบตาราง ฟิลด์ของคุณควรประกอบด้วย "ชื่อ" "หมายเลขโทรศัพท์" "ที่อยู่ถนน" "อีเมล" และฟิลด์ที่เหมาะสมอื่นๆ ทั้งหมด ปล่อยให้ "ประเภทข้อมูล" เป็น "ข้อความ" สำหรับฟิลด์ส่วนใหญ่ของคุณ ยกเว้นฟิลด์ตัวเลขใดๆ เช่น "หมายเลขโทรศัพท์"
ขั้นตอนที่ 4
คลิกขวาที่ตัวระบุเฉพาะและเลือก "คีย์หลัก" "คีย์หลัก" ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางได้ เนื่องจากช่อง "คีย์หลัก" มีชุดอักขระที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละระเบียน อักขระจึงช่วยในการค้นหาระเบียนภายในตารางของคุณ
ขั้นตอนที่ 5
เลือกแท็บ "หน้าแรก" ของริบบิ้น คลิก "ดู" และเลือก "มุมมองแผ่นข้อมูล" ป้อนข้อมูลสมุดที่อยู่ของคุณทั้งหมดลงในตารางแล้วกดไอคอน "บันทึก" ที่มุมซ้ายบน คลิกลูกศรในส่วนหัวของฟิลด์และเลือก "จัดเรียง A ถึง Z" หรือ "จัดเรียง Z ถึง A" เพื่อจัดเรียงใหม่
เคล็ดลับ
จัดรูปแบบช่อง "หมายเลขโทรศัพท์" เพื่อแสดงหมายเลขโทรศัพท์ทั้งหมดในรูปแบบที่สอดคล้องกัน เลือก "Input Mask Wizard" จาก "Field Properties" ของตาราง "Design View" และเลือก "Phone Number"
