ข้อดีและข้อเสียของ Google Docs คืออะไร?

Google เสนอ Google เอกสารเป็นทางเลือกฟรีสำหรับ Microsoft Word ป้ายราคาศูนย์ดอลลาร์สำหรับ Docs ช่วยให้ใช้งาน Word ได้ดีขึ้น และเอกสารสามารถทำงานร่วมกับเอกสาร Word ได้ แต่โปรแกรมประมวลผลคำฟรียังขาดคุณสมบัติบางอย่าง เช่น การรองรับหลายคอลัมน์ เอกสารทำงานโดยสมบูรณ์จากอินเทอร์เน็ต ซึ่งทำให้มีข้อจำกัดบางประการเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของไฟล์ แต่ยังให้วิธีการบันทึกกระแสการแก้ไขอย่างต่อเนื่อง เพื่อไม่ให้งานของคุณสูญหาย

ไม่เหมือนกับ Microsoft Word และโปรแกรมประมวลผลคำอื่นๆ ส่วนใหญ่ Google Docs ทำงานในเว็บเบราว์เซอร์ คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Docs บนคอมพิวเตอร์ของคุณ การเรียกใช้เอกสารผ่านอินเทอร์เน็ตทำให้สามารถทำงานบนคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ แต่มีข้อจำกัด: หากคุณสูญเสียการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณจะไม่สามารถเข้าถึงโปรแกรมได้ ในการแก้ปัญหาชั่วคราว Google ขอเสนอแอปไดรฟ์สำหรับ Chrome และโปรแกรมเดสก์ท็อปของไดรฟ์ ซึ่งให้การเข้าถึงแบบออฟไลน์สำหรับไฟล์ในไดรฟ์ทั้งหมด รวมถึงไฟล์ในเอกสาร ในการทำงานออฟไลน์ คุณต้องวางแผนล่วงหน้า หากคุณไม่ได้ตั้งค่าให้ไดรฟ์ทำงานแบบออฟไลน์ล่วงหน้า คุณจะไม่สามารถเข้าถึงเอกสารแบบออฟไลน์ได้

ไฟล์ทั้งหมดที่คุณแก้ไขในเอกสารจะบันทึกไปยัง Google ไดรฟ์โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ทำการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นหากคุณ คอมพิวเตอร์ขัดข้อง คุณสามารถทำต่อจากที่ค้างไว้ได้ -- เอกสารไม่มีตัวเลือก "บันทึก" ด้วยซ้ำ เมนูไฟล์. ไดรฟ์จะจัดเก็บการบันทึกแต่ละรายการเป็นการแก้ไขแยกต่างหาก ทำให้สามารถยกเลิกการเปลี่ยนแปลงได้ Google ไม่นับไฟล์เอกสารในพื้นที่ที่คุณจัดสรรไว้บนไดรฟ์ คุณจึงสามารถเก็บเอกสารและการแก้ไขได้ไม่จำกัดจำนวน แม้ว่าจะมีประโยชน์ แต่ฟีเจอร์เหล่านี้ทำงานผ่าน Google Drive โดยเฉพาะ: คุณไม่สามารถเชื่อมโยงเอกสารกับ Dropbox, Box, SugarSync หรือบริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อื่นๆ หากคุณใช้บริการอื่นอยู่แล้วและต้องการแชร์ไฟล์เอกสารผ่านบริการนั้น คุณต้องดาวน์โหลดไฟล์แล้วอัปโหลดไปยังบริการคลาวด์ที่คุณต้องการ

Google เอกสารมีคุณลักษณะส่วนใหญ่เหมือนกับ Microsoft Word แต่ทุกอย่างทำงานได้ไม่เหมือนกันระหว่างสองโปรแกรม ในปี 2013 Microsoft ได้ออกโฆษณาที่กล่าวถึงคุณลักษณะบางอย่างที่ขาดหายไปในเอกสาร รวมถึงคอลัมน์และการสนับสนุนการแก้ไขภาพ Google ได้เพิ่มคุณลักษณะใหม่ๆ ให้กับเอกสารเป็นครั้งคราว เช่น การเพิ่ม "การแก้ไขที่แนะนำ" ในช่วงกลางปี ​​2014 ซึ่งเทียบเท่ากับคุณลักษณะ Track Changes ของ Word ในบางกรณี เอกสารมีคุณลักษณะนอกเหนือจาก Word โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการทำงานร่วมกัน: ในเอกสาร ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานบนเอกสารพร้อมกันและดูการเปลี่ยนแปลงในแบบเรียลไทม์

Microsoft Word นำเสนอประโยชน์ที่สำคัญผ่านการผสานรวมกับชุดโปรแกรม Microsoft Office ที่เหลือ เช่น ความสามารถในการวางเซลล์สเปรดชีตจาก Excel ลงใน Word หรือฝังสไลด์ PowerPoint ใน a เอกสาร. เอกสารสนับสนุนความสัมพันธ์ที่คล้ายคลึงกันกับโปรแกรมสำนักงาน ชีต และสไลด์อื่นๆ ของ Google แต่ไม่มีโปรแกรมที่เทียบเท่ากับ Google สำหรับโปรแกรม Office ขั้นสูง เช่น Publisher, Access หรือ Visio เอกสารยังไม่สามารถเชื่อมโยงโดยตรงกับข้อมูล Outlook ของคุณเพื่อดำเนินการจดหมายเวียนหรืออ่านข้อมูลในปฏิทินของคุณ