ฉันจะลดขนาดไฟล์ Excel ได้อย่างไร

การเพิ่มข้อมูลจำนวนมาก รูปภาพที่ฝังตัว หรือการจัดรูปแบบที่ซับซ้อนจะเพิ่มขนาดของไฟล์ Excel เล็กน้อย อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี ขนาดไฟล์ Excel เกินขอบเขตการควบคุมโดยไม่มีเหตุผล ปัญหานี้มักเกิดจาก Excel จัดเก็บการตั้งค่าการจัดรูปแบบสำหรับเซลล์ที่อยู่นอกช่วงข้อมูลจริง ในการแก้ไขปัญหา ให้ลบแถวและคอลัมน์ที่อยู่หลังจุดสิ้นสุดของข้อมูลของคุณ เพื่อการประหยัดพื้นที่เพิ่มเติม ให้แปลงไฟล์ Excel เก่าเป็นรูปแบบ XLSX หรือรูปแบบ Binary Workbook

เมื่อจัดรูปแบบเซลล์จำนวนมาก เช่น เปลี่ยนสีพื้นหลังสำหรับทั้งเวิร์กชีต โดยปกติ Excel เท่านั้น เก็บข้อมูลเกี่ยวกับเซลล์ที่มีข้อมูล แม้ว่าจะนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้กับที่เลือกทั้งหมดด้วยสายตาก็ตาม เซลล์. ในบางกรณี เช่น ถ้าคุณมีค่าที่ไม่ถูกต้องในคอลัมน์ที่ห่างไกล Excel จะบันทึกข้อมูลการจัดรูปแบบที่มากเกินไปและสร้างไฟล์ขนาดใหญ่ หากต้องการลดขนาดไฟล์ ให้เลือกคอลัมน์ทางด้านขวาของคอลัมน์ที่คุณกรอกล่าสุด กด "Ctrl-Shift-Right" เพื่อเลือกคอลัมน์ที่เหลือ คลิกขวาในพื้นที่ที่เลือกและเลือก "ลบ" เลือกแถวส่วนเกินด้านล่างข้อมูลของคุณด้วย "Ctrl-Shift-Down และทำซ้ำขั้นตอนที่ใช้สำหรับ คอลัมน์..

ไฟล์ที่สร้างด้วย Excel เวอร์ชันก่อนปี 2007 ซึ่งใช้ส่วนขยาย XLS อาจใช้พื้นที่มากกว่าสองเท่าของไฟล์ที่มีนามสกุล XLSX ที่ใหม่กว่า ตราบใดที่คุณไม่ต้องการความเข้ากันได้แบบย้อนหลังกับ Excel เวอร์ชันเก่า ให้แปลงไฟล์โดยดำเนินการ "บันทึกเป็น..." และเลือก "เวิร์กบุ๊ก Excel" ในเมนูแบบเลื่อนลงถัดจาก "บันทึกเป็นประเภท... " คุณสามารถย่อขนาดไฟล์ให้ดียิ่งขึ้นและปรับปรุงความเร็วในการบันทึกได้โดยใช้ประเภทไฟล์ Excel Binary Workbook แต่จะป้องกันไม่ให้โปรแกรมสเปรดชีตอื่นโหลดไฟล์