ปกป้องข้อมูลส่วนตัวของคุณก่อนที่จะส่งทางอีเมล
เขียนเอกสารใหม่ที่มีข้อมูลส่วนตัวของคุณในไฟล์ Word หรือ Excel หรือคัดลอกและวางข้อมูลลงในเอกสาร คัดลอกและวางโดยเน้นข้อความในเอกสารต้นฉบับของคุณ จากนั้นคลิก "แก้ไข" ในเมนูหลัก ตามด้วย "สำเนา." ในเอกสารใหม่ ใช้เมาส์เพื่อวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความปรากฏ คลิก "แก้ไข" จากนั้น "แปะ."
บันทึกเอกสารที่คุณต้องการส่งทางอีเมลโดยคลิก "ไฟล์" ในเมนูหลักและเลือก "บันทึกเป็น" กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถตั้งชื่อไฟล์ได้ พิมพ์ชื่อและเพิ่มชื่อย่อของผู้รับเพื่อให้คุณสามารถระบุไฟล์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านในภายหลังได้อย่างง่ายดาย
รักษาความปลอดภัยไฟล์โดยคลิก "เครื่องมือ" ในเมนูหลัก จากนั้นคลิก "ตัวเลือก" แล้วคลิกแท็บ "ความปลอดภัย" ในช่อง "Password To Open" ให้พิมพ์รหัสผ่าน แล้วพิมพ์อีกครั้งในช่องที่ 2 เพื่อยืนยัน รหัสผ่านที่ดีที่สุดต้องมีความยาวอย่างน้อยแปดอักขระและใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก ตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์ ซึ่งคุณสามารถเพิ่มได้โดยเลื่อนตัวเลขตัวใดตัวหนึ่งจากแถวตัวเลขใน แป้นพิมพ์
เขียนอีเมลถึงผู้รับและแนบเอกสารที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน แจ้งผู้รับว่าเอกสารมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านและคุณจะต้องระบุรหัสผ่าน อย่าเขียนรหัสผ่านในอีเมลเดียวกันกับเอกสารที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน โทรหาผู้รับเพื่อแจ้งรหัสผ่านหากคุณมีหมายเลขโทรศัพท์ หรือส่งอีเมลพร้อมรหัสผ่านแยกต่างหาก อย่าระบุว่าคุณจะติดต่อผู้รับอย่างไร และเว้นบรรทัดเรื่องว่างไว้หากคุณส่งรหัสผ่านทางอีเมล
ลบเอกสารที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านออกจากคอมพิวเตอร์ของคุณเมื่อคุณแน่ใจว่าผู้รับที่ถูกต้องได้รับสำเนาของเธอแล้ว หากผู้รับจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขเอกสารที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณจะต้องระบุคำแนะนำในการลบรหัสผ่าน อ้างถึงขั้นตอนที่สาม
เคล็ดลับ
สำหรับการตรวจวัดความปลอดภัยเพิ่มเติม คุณสามารถบีบอัดเอกสารที่เข้ารหัสด้วยรหัสผ่านของคุณในไฟล์ WinRAR หรือ WinZip ซึ่งทั้งสองอย่างนี้สามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านได้ และส่งทางอีเมล ศึกษาไฟล์วิธีใช้ WinRAR หรือ WinZip สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
