วิธีเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติใน Excel

Microsoft Office มีคุณสมบัติที่เรียกว่า บันทึกอัตโนมัติ เพื่อช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงหายนะจากการสูญเสียงานเนื่องจากคอมพิวเตอร์ของคุณพังหรือเพราะคุณลืมบันทึกก่อนที่จะปิดแอปพลิเคชัน มีเฉพาะใน Office 365ซึ่งเป็นเวอร์ชันการสมัครใช้งานของชุดซอฟต์แวร์ที่รวมการเข้าถึง Excel, Word และ PowerPoint ถ้าคุณมี Office เวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การกู้คืนอัตโนมัติเพื่อกู้คืนข้อมูลเมื่อไม่ได้บันทึกเอกสาร Excel

เมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์บันทึกอัตโนมัติในแอปพลิเคชัน Office 365 ไฟล์ปัจจุบันจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติในพื้นหลังทุกๆ สองสามวินาที สำหรับไฟล์ที่เก็บไว้ใน Microsoft Cloud บน OneDrive หรือ SharePoint Online การบันทึกอัตโนมัติจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น หากบันทึกอัตโนมัติเป็นสีเทา อาจเป็นเพราะไฟล์กำลังถูกบันทึกไปยังตำแหน่งอื่นแทน คลาวด์ เช่น ไฟล์เซิร์ฟเวอร์หรือไดเร็กทอรีในเครื่อง เช่น เอกสารบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อป

ถ้าคุณเป็นผู้สมัครใช้งาน Office 365 และติดตั้ง Excel เวอร์ชันล่าสุด คุณสามารถดูได้ว่าเปิดใช้การบันทึกอัตโนมัติอยู่หรือไม่โดยตรวจสอบที่มุมซ้ายบนของหน้าต่างแอปพลิเคชัน ดิ

ใน Office 2016 และเวอร์ชันก่อนหน้าที่ไม่สนับสนุนการบันทึกอัตโนมัติ กู้คืนอัตโนมัติ สามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อกู้คืนไฟล์ Excel หลังจากที่แอปพลิเคชันปิดตัวลงก่อนที่จะสามารถบันทึกไฟล์ปัจจุบันได้ เมื่อแอปพลิเคชัน Office ตรวจพบว่ามีการขัดข้องเกิดขึ้น การกู้คืนเอกสาร กล่องโต้ตอบจะแสดงขึ้นในครั้งถัดไปที่เริ่มแอปพลิเคชัน กล่องโต้ตอบช่วยให้คุณเลือกบันทึกหรือทิ้งไฟล์กู้คืนที่มีข้อมูลที่ยังไม่ได้บันทึก วันที่และเวลาที่สร้างไฟล์กู้คืนจะแสดงถัดจากชื่อไฟล์เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจว่าต้องการกู้คืนหรือไม่ คุณยังสามารถเปิดไฟล์ใดก็ได้ในรายการและตรวจสอบก่อนที่จะบันทึก

จำนวนข้อมูลที่สามารถกู้คืนได้จากไฟล์ผ่านการกู้คืนอัตโนมัติจะขึ้นอยู่กับความถี่ในการบันทึกข้อมูล คุณสามารถควบคุมการตั้งค่านี้และการตั้งค่าการกู้คืนอัตโนมัติอื่นๆ ได้จาก ตัวเลือก เมนูบน ไฟล์ แท็บ ภายใต้ บันทึกคุณสามารถสลับเปิดหรือปิดการบันทึกไฟล์กู้คืนอัตโนมัติ และระบุความถี่ที่ควรบันทึกข้อมูลการกู้คืน คุณยังสามารถระบุได้ว่าจะให้บันทึกเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติล่าสุดหรือไม่หลังจากที่คุณปิด Excel และตำแหน่งที่จะจัดเก็บไฟล์การกู้คืน

หากคุณไม่ต้องการสูญเสียงานมากนักเนื่องจากแอปพลิเคชันขัดข้อง คุณควรตั้งค่าช่วงเวลานาทีสำหรับการบันทึกข้อมูลไฟล์เป็นค่าต่ำ เช่น ห้าหรือ 10 อย่างไรก็ตาม มีการประนีประนอมด้านประสิทธิภาพ เนื่องจากแอปพลิเคชันอาจหยุดชั่วคราวชั่วขณะขณะกำลังบันทึกไฟล์ หากประสิทธิภาพสำคัญกว่าการบันทึกข้อมูล ให้ตั้งช่วงเวลาเป็น 20 นาทีหรือนานกว่านั้น

บางคนสร้างไฟล์ Excel หรือ Word ใหม่ที่คล้ายกับไฟล์ที่มีอยู่โดยเปิดไฟล์ที่มีอยู่ เปลี่ยนแปลงแล้วใช้บันทึกเป็นเพื่อบันทึกด้วยชื่อที่ต่างจากต้นฉบับ เกิดปัญหาเมื่อคุณเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นก่อนที่คุณจะใช้ บันทึกเป็น จะถูกบันทึกลงในไฟล์ต้นฉบับโดยอัตโนมัติ ซึ่งอาจไม่ใช่ความตั้งใจของคุณ Microsoft ตระหนักถึงปัญหานี้และได้แทนที่ บันทึกเป็น สั่งกับ บันทึกสำเนา ในแอปพลิเคชัน Office 365 ขอแนะนำให้คุณใช้คำสั่งนี้เพื่อสร้างไฟล์ที่คล้ายกันก่อนที่คุณจะทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับต้นฉบับ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการบันทึกอัตโนมัติ