ข้อมูลสามารถมาถึงคุณในรูปแบบต่างๆ มากมายจากแหล่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นรายชื่อผู้ติดต่อ ตารางบันทึกบัญชี หรือดัชนีสินค้าคงคลัง บางครั้งคุณจำเป็นต้องรับข้อมูลจาก Microsoft Word ไปยังฐานข้อมูล Microsoft Access การนำเข้าเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการย้ายข้อมูลจากเอกสาร Word ไปยังตารางหรือฐานข้อมูล Access คำแนะนำเหล่านี้ใช้กับ Microsoft Word 2010 และ Microsoft Access 2010
ขั้นตอนที่ 1
เตรียมข้อมูลในเอกสาร Word ของคุณเพื่อนำเข้า จัดโครงสร้างข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่มีตัวคั่นหรือความกว้างคงที่ รูปแบบตัวคั่นคั่นฟิลด์ด้วยอักขระตัวเดียว เช่น เครื่องหมายจุลภาคหรืออัฒภาค รูปแบบความกว้างคงที่จัดเรียงข้อมูลเพื่อให้ความกว้างของแต่ละฟิลด์คงที่เพื่อแสดงเมื่อฟิลด์หนึ่งสิ้นสุดและฟิลด์ถัดไปเริ่มต้นขึ้น ทั้งสองรูปแบบกำหนดให้แต่ละระเบียนอยู่ในบรรทัดที่แยกจากกัน รูปแบบเหล่านี้บอก Access ว่าจะวางข้อมูลไว้ที่ใดเมื่อนำเข้าแล้ว
วีดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
บันทึกเอกสาร Word เป็นไฟล์ข้อความธรรมดา Access สามารถอ่านได้เฉพาะข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบข้อความธรรมดา, CSV หรือ Excel เมื่อบันทึกแล้วให้ปิดไฟล์
ขั้นตอนที่ 3
เริ่มต้น Microsoft Access และเปิดฐานข้อมูลใหม่หรือฐานข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งคุณจะจัดเก็บข้อมูลที่นำเข้า เลือกตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่เพื่อเก็บข้อมูล ถ้าคุณเลือกตารางที่มีอยู่ Access จะผนวกข้อมูลเข้ากับตารางที่มีอยู่ในรูปแบบที่มีอยู่ ข้อมูลที่นำเข้าต้องตรงกับรูปแบบและโครงสร้างของตารางที่มีอยู่
ขั้นตอนที่ 4
ไปที่แท็บ "ข้อมูลภายนอก" ค้นหากลุ่ม "นำเข้า" และคลิกไอคอน "ไฟล์ข้อความ" ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ "รับข้อมูลภายนอก - ไฟล์ข้อความ"
ขั้นตอนที่ 5
เรียกดูหรือพิมพ์ชื่อไฟล์ข้อความที่คุณเตรียมไว้ก่อนหน้านี้ลงในช่อง "ชื่อไฟล์" ระบุตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูล สำหรับตารางใหม่ ให้คลิก "นำเข้าข้อมูลต้นฉบับไปยังตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน" สำหรับที่มีอยู่ ตาราง คลิก "ผนวกสำเนาของระเบียนลงในตาราง" และเลือกตารางที่เหมาะสมจากเมนูแบบเลื่อนลง รายการ.
ขั้นตอนที่ 6
คลิก "ตกลง" เพื่อดำเนินการต่อและเปิด "ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ" Access จะสแกนข้อมูลและแนะนำโครงสร้างไฟล์ ยืนยันหรือเลือกตัวเลือกที่ตรงกับรูปแบบไฟล์ของคุณ: "ตัวคั่น" หรือ "ความกว้างคงที่" คลิก "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 7
หากคุณกำลังใช้รูปแบบตัวคั่น ให้เลือกอักขระที่ใช้เพื่อคั่นฟิลด์ หากไฟล์มีตัวระบุข้อความ ให้เลือกตัวระบุที่คุณใช้ในกล่อง "ตัวตรวจสอบข้อความ" หากแถวแรกของเอกสาร Word มีชื่อช่อง ให้เลือก "แถวแรกมีชื่อช่อง" ถ้าคุณคือ ใช้รูปแบบความกว้างคงที่ ตรวจสอบข้อมูลและโครงสร้างที่แสดง และปรับตำแหน่งคอลัมน์หากจำเป็น คลิก "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 8
ตรวจสอบข้อมูลและโครงสร้างอีกครั้งก่อนดำเนินการต่อ หากคุณต้องการระบุข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟิลด์ใดๆ ให้คลิกที่ส่วนหัวของฟิลด์และป้อนข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับ "Field Name" และ "Data Type" หากต้องการสร้างดัชนีในช่องที่เลือก ให้ตั้งค่า "จัดทำดัชนี" เป็น "ใช่" หากต้องการยกเว้นฟิลด์ที่เลือกในการนำเข้า ให้ทำเครื่องหมายที่ "ห้ามนำเข้าฟิลด์ (ข้าม)" คลิก "ต่อไป."
ขั้นตอนที่ 9
สร้างคีย์หลักหากคุณกำลังนำเข้าไปยังตารางใหม่ คุณสามารถเลือก "ให้การเข้าถึงเพิ่มคีย์หลัก" ซึ่งจะเติมลำดับ ID โดยอัตโนมัติ เลือกคีย์หลักของคุณเองจากฟิลด์ต้นทางใดฟิลด์หนึ่ง หรือเลือก "ไม่มีคีย์หลัก" คลิก "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 10
สำหรับตารางใหม่ ให้ยืนยันหรือแก้ไขชื่อสำหรับตารางใหม่ในกล่อง "นำเข้าไปยังตาราง" คลิก "เสร็จสิ้น" เพื่อนำเข้าข้อมูล กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นเพื่อระบุสถานะของการนำเข้า
สิ่งที่คุณต้องการ
คอมพิวเตอร์
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
