ตอนนี้คุณได้รับสัญญาเช่ารถยนต์แล้ว คุณต้องบันทึกลงใน QuickBooks อย่างถูกต้อง
การบันทึกการเช่ารถยนต์ใน QuickBooks รวมถึงการบัญชีสำหรับหนี้สินทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากการเช่า และการบันทึกการชำระเงินรายเดือนและดอกเบี้ยจ่าย ตั้งค่าบัญชีของคุณ บันทึกรายการบันทึกประจำวันทั่วไป และการชำระเงินรายเดือนของคุณ หากบริษัทของคุณเป็นเจ้าของรถอยู่แล้ว คุณอาจมีบัญชีสินทรัพย์ถาวร "ยานพาหนะ" อยู่แล้ว มีแนวโน้มว่าคุณมีบัญชีค่าใช้จ่าย "ดอกเบี้ย" อยู่แล้ว ตรวจสอบ "ผังบัญชี" สำหรับบัญชีเหล่านี้ก่อนสร้างบัญชีใหม่ คุณจะต้องเพิ่มบัญชีหนี้สินสำหรับสัญญาเช่า
ตั้งค่าบัญชี
ขั้นตอนที่ 1
เปิด QuickBooks และกดปุ่ม "Ctrl" ค้างไว้แล้วกด "A" เพื่อเปิดหน้าต่าง "ผังบัญชี" กดปุ่ม "Ctrl" ค้างไว้แล้วกด "N" เพื่อเปิดหน้าต่างโต้ตอบ "เพิ่มบัญชีใหม่"
วิดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
เลือกปุ่มที่เหมาะสมเพื่อตั้งค่าบัญชีที่คุณต้องการในหน้าต่าง "เพิ่มบัญชีใหม่: เลือกประเภทบัญชี" ประเภทบัญชีที่คุณจะต้องบันทึกการเช่าคือ "ค่าใช้จ่าย" (ดอกเบี้ย) "สินทรัพย์ถาวร" (รถยนต์) และ "หนี้สิน" (สัญญาเช่า) ในการเลือกบัญชีรับผิด ให้เลือกปุ่มตัวเลือก "ประเภทบัญชีอื่นๆ" แล้วคลิกลูกศร เลือก "ความรับผิดระยะยาว" หากสัญญาเช่าเกินหนึ่งปี เลือก "ความรับผิดในปัจจุบันอื่น" หากสัญญาเช่าเป็นปีหรือน้อยกว่า คำแนะนำที่ตามมาจะเหมือนกันไม่ว่าคุณจะเลือกบัญชีประเภทใด
ขั้นตอนที่ 3
คลิกปุ่ม "ดำเนินการต่อ" เพื่อไปที่หน้าต่าง "เพิ่มบัญชีใหม่" ป้อน "ชื่อบัญชี" "คำอธิบาย" "หมายเลขบัญชี" และ "การทำแผนที่เส้นภาษี" วิธีทั่วไปในการตั้งชื่อบัญชีรับผิดคือ “สัญญาเช่า – ยานพาหนะ (ประเภทรถ)” ตั้งชื่อบัญชีตามความต้องการของคุณเองหรือบรรทัดฐานใน "แผนภูมิของ บัญชี"
ขั้นตอนที่ 4
คลิกปุ่ม "ป้อนยอดคงเหลือต้นงวด" ในหน้าต่าง "เพิ่มบัญชี" เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ "ป้อนยอดดุลต้นงวด" ป้อนยอดดุลยกมาหากบัญชีมียอดคงค้างก่อนวันที่เริ่มต้น QuickBooks ถ้าไม่ ให้ป้อนยอดเงินเริ่มต้นใน "รายการบันทึกประจำวันทั่วไป" คลิกปุ่ม "ตกลง" เพื่อบันทึกการตั้งค่าและกลับไปที่หน้าต่าง "เพิ่มบัญชีใหม่" คลิกปุ่ม "บันทึกและปิด" เพื่อบันทึกบัญชีและกลับไปที่ผังบัญชี
รายการวารสารทั่วไป
ขั้นตอนที่ 1
คลิก "บริษัท" ในเมนูด้านบนและเลือก "สร้างรายการบันทึกทั่วไป" เพื่อเปิดหน้าต่าง "สร้างรายการบันทึกทั่วไป"
ขั้นตอนที่ 2
ป้อนบัญชีสินทรัพย์ถาวร "ยานพาหนะ" ในคอลัมน์ "บัญชี" ในหน้าต่าง "สร้างรายการบันทึกทั่วไป" ป้อนจำนวนเงินทั้งหมดของสัญญาเช่า ไม่รวมดอกเบี้ยในคอลัมน์ "เดบิต" ในบรรทัดเดียวกัน ลงไปบรรทัดถัดไป
ขั้นตอนที่ 3
ป้อนบัญชีหนี้สิน "เช่า" ในคอลัมน์ "บัญชี" ในหน้าต่าง "สร้างรายการบันทึกทั่วไป" ป้อนจำนวนเงินทั้งหมดของสัญญาเช่า ไม่รวมดอกเบี้ยในคอลัมน์ "เครดิต" ในบรรทัดเดียวกัน
ขั้นตอนที่ 4
คลิกปุ่ม "บันทึกและปิด" ในหน้าต่าง "สร้างรายการบันทึกทั่วไป" เพื่อบันทึกธุรกรรมและปิดหน้าต่าง "สร้างรายการบันทึกทั่วไป"
บันทึกการชำระเงินรายเดือนหรือรายไตรมาส
ขั้นตอนที่ 1
คลิก "ผู้ขาย" ในเมนูด้านบนและเลือก "ป้อนบิล" เพื่อเปิดหน้าต่าง "ป้อนบิล"
ขั้นตอนที่ 2
ป้อนชื่อบริษัทลีสซิ่งในบรรทัด "ผู้ขาย" คลิกปุ่ม "แท็บ" หากเคอร์เซอร์เลื่อนไปที่ช่อง "วันที่" ให้ข้ามขั้นตอนถัดไป หากกล่องโต้ตอบ "ไม่พบผู้ขาย" ปรากฏขึ้น แสดงว่าผู้ขายไม่อยู่ในรายชื่อผู้ขายของคุณ ไปที่ขั้นตอนต่อไป
ขั้นตอนที่ 3
คลิกปุ่ม "ตั้งค่า" ในกล่องโต้ตอบ "ไม่พบผู้ขาย" เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ "ผู้ขายใหม่" กรอกข้อมูลติดต่อสำหรับผู้ขาย คลิกปุ่ม "ตกลง" เพื่อบันทึกข้อมูลและกลับไปที่หน้าต่าง "ป้อนบิล" คลิกปุ่ม "Tab" เพื่อย้ายไปที่ช่อง "Date"
ขั้นตอนที่ 4
ป้อนใบแจ้งหนี้ "วันที่" "อ้างอิง ช่องหมายเลข" "จำนวนเงินที่ครบกำหนด" "ข้อกำหนด" "ครบกำหนดการเรียกเก็บเงิน" และ "บันทึก" แท็บระหว่างฟิลด์
ขั้นตอนที่ 5
คลิกแท็บ "ค่าใช้จ่าย" ในหน้าต่าง "ป้อนบิล" ป้อนบัญชีหนี้สิน "เช่า" ในคอลัมน์ "บัญชี" ป้อนจำนวนเงินที่ชำระไปยังยอดการเช่าในคอลัมน์ "จำนวนเงิน" ไปที่บรรทัดถัดไป
ขั้นตอนที่ 6
ป้อนบัญชีค่าใช้จ่าย "ดอกเบี้ย" ในคอลัมน์ "บัญชี" บนแท็บ "ค่าใช้จ่าย" ในหน้าต่าง "ป้อนบิล" ป้อนจำนวนดอกเบี้ยในคอลัมน์ "จำนวนเงิน" ดอกเบี้ยและหลักการระบุไว้แยกต่างหากในใบเรียกเก็บเงินของคุณ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ถามนักบัญชีของคุณถึงวิธีการทำธุรกรรม คลิก "บันทึกและปิด" เพื่อบันทึกธุรกรรม
เคล็ดลับ
หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าหรือตั้งชื่อบัญชี ให้พูดคุยกับนักบัญชีของคุณ
