วิธีสร้างสเปรดชีตสินค้าคงคลังพื้นฐานด้วย Excel

การจัดการสินค้าคงคลังเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจค้าปลีก แม้แต่โมเดลธุรกิจที่ไม่ใช่ค้าปลีกก็ต้องการการจัดการสินค้าคงคลังภายในเพื่อติดตามเครื่องมือและอุปกรณ์ Excel มีประโยชน์อย่างยิ่งเนื่องจากมีวิธีการติดตามสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพในราคาถูก ร้านค้าขนาดใหญ่และซับซ้อนจะได้รับประโยชน์จากโปรแกรมซอฟต์แวร์การจัดการแบบ end-to-end แต่ Excel นั้นเพียงพอสำหรับความต้องการการจัดการสินค้าคงคลังอย่างง่าย

การจัดการสินค้าคงคลังคือระบบที่ติดตามสินค้าเมื่อเข้ามาในธุรกิจและออกจากระบบเมื่อขาย ตัวอย่างเช่น ร้านขายเสื้อผ้าจะบันทึกเสื้อ 100 ตัวเข้าสู่ระบบหลังจากสั่งซื้อและจัดเก็บบนชั้นวาง เมื่อลูกค้าซื้อเสื้อเชิ้ตตัวใดตัวหนึ่ง รายการนั้นจะถูกตรวจสอบออกจากสินค้าคงคลังและการขายจะคิดรวมกับส่วนต่างกำไรที่แนบมาด้วย เมื่อเสื้อเหล่านั้นขายได้ 80 ตัว ผู้จัดการหรือเจ้าของสามารถพิจารณาสั่งซื้อใหม่เพื่อเติมสินค้าคงคลัง

หากไม่มีระบบการจัดการ สินค้าคงคลังจะไม่ถูกติดตามและร้านค้าไม่ทราบว่าสินค้าแต่ละรายการมีสต็อกเท่าใด สิ่งนี้ขัดขวางระบบการสั่งซื้อ การบัญชีการเงิน และความสามารถในการติดตามการขายและตัดสินใจซื้ออย่างมีการศึกษาโดยพิจารณาจากสินค้าขายดีและแย่ที่สุด

Excel ทำงานอัตโนมัติน้อยกว่าโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่เชื่อมโยงกับระบบ ณ จุดขาย (POS) ระบบ POS เหล่านี้ใช้เพื่อบันทึกธุรกรรมและประมวลผลบัตรเครดิต หลายรายการได้รับการออกแบบมาเพื่อติดตามสินค้าคงคลังเช่นกัน ร้านค้าจะป้อนสินค้าคงคลังใหม่ด้วยตนเอง และสินค้าแต่ละรายการจะถูกลบออกจากสินค้าคงคลังเมื่อการขายเสร็จสิ้น จัดเก็บซอฟต์แวร์สินค้าคงคลังใน Excel ไม่ใช่เรื่องปกติ แต่หลายโปรแกรมอนุญาตให้ส่งออกไปยัง Excel เพื่อเก็บบันทึก

การสร้างสเปรดชีตเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่าย การจัดการสินค้าคงคลัง สูตร Excel ยังมีประโยชน์สำหรับการติดตามมูลค่ารวมของสินค้าคงคลังที่เข้าสู่ระบบ ในการเริ่มต้น ให้สร้างส่วนหัวของหมวดหมู่สำหรับแต่ละคอลัมน์

ใช้หัวเรื่อง สิ่งของ สำหรับคอลัมน์แรก ปริมาณ สำหรับที่สองและ ราคาต่อหน่วย สำหรับที่สามและ มูลค่ารวม สำหรับที่สี่ แม้ว่าจะมีระบบการติดตามสินค้าคงคลังหลายระบบ แต่ระบบนี้จะทำการนับที่แม่นยำและแสดงมูลค่ารวมของสินค้าคงคลังทั้งหมดในสต็อก

สำหรับคอลัมน์มูลค่ารวม ให้คูณปริมาณด้วยราคาต่อหน่วยเพื่อกำหนดจำนวนนี้ของแต่ละแถว สูตรการติดตามมูลค่าสินค้าแต่ละรายการในสต็อคคือ =ผลรวม (b*c). นำไปใช้กับทุกแถวเพื่อให้แต่ละรายการสร้างมูลค่าที่ไม่ซ้ำตามปริมาณและราคาต่อหน่วย ตัวอย่างเช่น เสื้อยืดที่อยู่ในแถวที่ 3 จะใช้ =ผลรวม (b3*c3) เพื่อกำหนดมูลค่ารวมของคุณ แผ่นสินค้าคงคลังใน Excel.

Excel มีประโยชน์แต่ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดเสมอไป ระบบสเปรดชีตทำงานได้ดีสำหรับบริษัทที่ทำธุรกิจเพียงไม่กี่รายการ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่จำหน่ายอุปกรณ์การแพทย์อาจมีสินค้าที่มีราคาสูงเพียงไม่กี่รายการในสินค้าคงคลัง เครื่องเอ็กซ์เรย์รุ่น 20 เครื่องนั้นง่ายต่อการติดตามโดยไม่คำนึงถึงมูลค่าของแต่ละยูนิต เป็นสถานการณ์สินค้าคงคลังที่นับน้อยและต่ำซึ่งทำให้การติดตามง่ายขึ้นมาก

อย่างไรก็ตาม บริษัททางการแพทย์ที่จำหน่ายทุกอย่างตั้งแต่ผ้าก๊อซไปจนถึงขี้ผึ้ง จำเป็นต้องมีระบบที่แข็งแกร่งกว่านี้ในการติดตามสินค้าคงคลัง Excel ยังคงเป็นไปได้ แต่การเข้าถึงพื้นที่ที่ถูกต้องบนสเปรดชีตเมื่อมีรายการหลายพันรายการทำให้กระบวนการไม่มีประสิทธิภาพ โปรแกรมซอฟต์แวร์ที่มีฟังก์ชั่นการค้นหาสามารถดึงรายการได้อย่างรวดเร็วในขณะที่แสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เกี่ยวกับสินค้าคงคลังที่มีอยู่ ยอดขายที่ทำ มูลค่าการขายและมูลค่ารวมของสินค้าคงคลังที่เหลืออยู่ใน หุ้น.

พิจารณาใช้ Excel เป็นโปรแกรมเริ่มต้นสำหรับการติดตามสินค้าคงคลังขั้นพื้นฐาน และอัปเกรดเป็นระบบที่จริงจังมากขึ้นตามความเหมาะสม ซอฟต์แวร์ติดตามสินค้าคงคลังมีราคาแพง แต่คุ้มค่าเมื่อติดตามหน่วยจำนวนมากที่มีมูลค่าการซื้อขายสูง