อะไรคือความคล้ายคลึงกันระหว่าง Excel และ Access Spreadsheets?

การใช้ชุดโปรแกรม Microsoft Office ให้เกิดประโยชน์สูงสุดขึ้นอยู่กับการทำความเข้าใจตัวเลือกทั้งหมดของคุณสำหรับการจัดเก็บข้อมูล ทั้ง Microsoft Excel และ Access มีแผ่นข้อมูลที่มีแถวและคอลัมน์ ซึ่งช่วยให้คุณจัดเก็บ จัดเรียง และจัดรูปแบบระเบียนได้ สเปรดชีต Excel มีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดเก็บข้อมูลและการใช้สูตร ตารางการเข้าถึงเป็นพื้นฐานของฐานข้อมูลและเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการป้อนและดูข้อมูล ทั้งสองโปรแกรมมีคุณสมบัติพื้นฐานหลายอย่างเหมือนกัน

สเปรดชีต Microsoft Excel และตาราง Access มีรูปแบบในการจัดเก็บข้อมูลในชุดเดียวหรือหลายชุด ใน Excel สามารถวางชุดข้อมูลหลายชุดในแท็บแยกกันของไฟล์ Excel เดียวกัน ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถแยกข้อมูลออกเป็นตาราง Access หลายตารางในฐานข้อมูล Access ได้ สเปรดชีต Excel และตาราง Access มีฟีเจอร์ที่รู้จักเหมือนกัน ซึ่งรวมถึงเซลล์ที่จัดระเบียบในคอลัมน์และแถว ส่วนหัวของคอลัมน์ และการเลือกแถว

สเปรดชีต Excel และตาราง Access ช่วยให้คุณสามารถกำหนดวิธีการแสดงรายการข้อมูลของคุณได้ คุณสามารถจัดเรียงตามตัวอักษรหรือตัวเลขตามคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียงลำดับรายการสินค้าตามหมายเลขรหัสผลิตภัณฑ์ จากนั้นตามชื่อแล้วตามด้วยผู้จัดจำหน่ายในทั้งสองโปรแกรม นอกจากนี้ คุณสามารถดูข้อมูลจำนวนจำกัดได้ด้วยการกรองตารางหรือสเปรดชีตของคุณ การดำเนินการนี้จะไม่ลบระเบียนใดๆ แต่จะแสดงระเบียนตามเกณฑ์ชั่วคราว

คุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลเฉพาะสำหรับเซลล์และคอลัมน์ทั้งในสเปรดชีต Excel และตาราง Access การตั้งค่าประเภทข้อมูลช่วยปรับปรุงความสามารถในการอ่านชุดข้อมูลของคุณ เนื่องจากผู้ใช้สามารถแยกแยะข้อมูลประเภทต่างๆ ได้ ชนิดข้อมูลเริ่มต้นในทั้งสองโปรแกรมคือข้อความ ซึ่งไม่ได้กำหนดรูปแบบเฉพาะใดๆ แต่คุณอาจต้องการให้คอลัมน์ที่แสดงรายการ "ต้นทุน" มีตัวเลขตามสกุลเงิน หากคุณตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็นสกุลเงิน รูปแบบที่เหมาะสมจะปรากฏขึ้น

สเปรดชีต Excel และตาราง Access ของคุณจะได้รับประโยชน์จากการจัดรูปแบบข้อความและเซลล์แบบกำหนดเอง ในทั้งสองโปรแกรม คุณสามารถตั้งค่าการจัดรูปแบบข้อความ ความสูงของเซลล์ และความกว้างของคอลัมน์ คุณยังสามารถตั้งค่าการจัดตำแหน่งข้อความไปทางซ้าย กึ่งกลาง หรือขวา เส้นตารางสามารถช่วยแยกเซลล์ออกจากกัน และสามารถตั้งค่าให้แสดงผลในแนวตั้ง แนวนอน หรือทั้งสองอย่างได้ การปรับแต่งรูปแบบเหล่านี้จะช่วยปรับปรุงความสามารถในการใช้งานของสเปรดชีตและตาราง และทำให้สเปรดชีตของคุณดูเป็นมืออาชีพ