เครดิตรูปภาพ: รูปภาพ Siri Stafford / Digital Vision / Getty
การกระทบยอดบัญชีงบดุลรายเดือนเป็นวิธีเดียวที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทางการเงินสำหรับบริษัทได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องในสมุดบัญชี การกระทบยอดบัญชีในงบดุลปกป้องบริษัทจากการรายงานข้อผิดพลาดในงบการเงินของบริษัท ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการเตรียมการคืนภาษีของรัฐบาลกลางของบริษัท นักบัญชีจำนวนมากสร้างสเปรดชีต Microsoft Excel เพื่อช่วยในการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) กับเอกสารภายนอก
ขั้นตอนที่ 1
พิมพ์ชื่อบัญชีแยกประเภททั่วไปและหมายเลขบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ด้านบนของสเปรดชีต Excel คุณสามารถพิมพ์ทั้งชื่อและตัวเลขลงในเซลล์ใน Excel ได้โดยตรง และซอฟต์แวร์จะจัดรูปแบบรายการอย่างถูกต้อง
วิดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
ป้อนเดือนและปีที่จะกระทบยอดด้านล่างชื่อและหมายเลข GL
ขั้นตอนที่ 3
พิมพ์ "Ending Balance per GL" ในคอลัมน์แรกของสเปรดชีต ใต้ส่วนหัวสองสามบรรทัด
ขั้นตอนที่ 4
ป้อนจำนวนเงินที่สิ้นสุดในบัญชีแยกประเภททั่วไปในคอลัมน์ที่สองของสเปรดชีตในบรรทัดเดียวกับป้ายกำกับ "ยอดดุลสิ้นสุดต่อ GL"
ขั้นตอนที่ 5
พิมพ์ "Ending Balance per (source document)" ในคอลัมน์แรกของสเปรดชีตด้านล่างแถวที่มีคำว่า "Ending ยอดคงเหลือต่อ GL" ตัวอย่างของเอกสารต้นทาง ได้แก่ รายงานบัญชีลูกหนี้ รายงานบัญชีเจ้าหนี้ และสินทรัพย์ รายชื่อ
ขั้นตอนที่ 6
ป้อนยอดดุลสิ้นสุดตามเอกสารต้นทางสำหรับบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นในคอลัมน์ที่สองของสเปรดชีตในบรรทัดเดียวกับป้ายกำกับ "ยอดดุลสุดท้ายต่อ (เอกสารต้นทาง)"
ขั้นตอนที่ 7
พิมพ์ "Difference" ในบรรทัดถัดไปในคอลัมน์แรก
ขั้นตอนที่ 8
สร้างการคำนวณในคอลัมน์ที่สองถัดจากป้ายกำกับ "ส่วนต่าง" ซึ่งจะลบผลรวมของเอกสารต้นทางออกจากยอดดุลบัญชีแยกประเภททั่วไปที่สิ้นสุด นี่คือจำนวนเงินที่ต้องกระทบยอด
ขั้นตอนที่ 9
สร้างส่วนใต้บรรทัดส่วนต่างที่เรียกว่า "การกระทบยอดรายการ"
ขั้นตอนที่ 10
แสดงรายการแต่ละรายการที่สร้างความแตกต่างในการกระทบยอดในส่วนรายการกระทบยอด รวมคำอธิบายของแต่ละรายการและจำนวนรายการ ตัวอย่างของรายการกระทบยอดอาจเป็นการชำระเงินในบัญชีที่ผ่านรายการไปยังบัญชีธนาคารแต่ไม่ได้ผ่านรายการไปยังบัญชีของลูกค้า
ขั้นตอนที่ 11
สร้างการคำนวณที่ส่วนท้ายของส่วนรายการกระทบยอดที่รวมจำนวนรายการกระทบยอด เมื่อยอดรวมของรายการกระทบยอดเท่ากับยอดรวม "ส่วนต่าง" แสดงว่าคุณได้กระทบยอดบัญชีอย่างถูกต้องแล้ว
สิ่งที่คุณต้องการ
Microsoft Excel
บัญชีแยกประเภททั่วไป
เอกสารที่มา
เคล็ดลับ
ทางที่ดีควรกระทบยอดบัญชี GL ก่อนปิดเดือนบัญชี เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขข้อมูลทางบัญชีที่จำเป็นในเดือนที่เหมาะสมได้
หากคุณไม่แน่ใจว่าจะสร้างสเปรดชีตการกระทบยอดใน Excel ได้อย่างไร ให้พิจารณาจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเพื่อช่วยคุณในการตั้งค่า
