Excel สามารถลดข้อผิดพลาดได้ด้วยการคำนวณอัตโนมัติ
เครดิตรูปภาพ: rgbdigital / iStock / Getty Images
Excel มีชื่อเสียงในด้านการใช้งานในแผนกบัญชี และในขณะที่ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์มีความสำคัญต่อการทำบัญชี สเปรดชีตและแผนภูมิของโปรแกรมช่วยทุกอย่างตั้งแต่การสร้างรายการซื้อของไปจนถึงการวิเคราะห์ทางวิทยาศาสตร์ บันทึก การย้ายจาก Word ไปยัง Excel สำหรับงานประจำวันอาจดูน่ากลัวในตอนแรก แต่เมื่อคุณคุ้นเคยกับการทำงานในสเปรดชีต Excel จะทำให้การจัดระเบียบและการคำนวณง่ายขึ้นมาก
ทำรายการสำหรับบ้านหรือที่ทำงาน
ความสามารถพื้นฐานที่ง่ายที่สุดอย่างหนึ่งของ Excel คือ การจัดระเบียบข้อมูล. Excel ไม่สามารถแข่งขันกับ Microsoft Access สำหรับการสร้างฐานข้อมูลที่ซับซ้อน แต่สำหรับองค์กรในชีวิตประจำวัน Excel มีฟีเจอร์มากมายและใช้งานง่ายกว่ามาก ในการสร้างรายการ เพียงแค่เขียนในเซลล์ใดก็ได้ที่คุณต้องการ ไม่ว่าคุณจะต้องการรายการซื้อของแบบสองคอลัมน์พื้นฐาน หรือสินค้าคงคลัง หรือ แคตตาล็อกของห้องสมุดทั้งหมดของคุณ, Excel ช่วยเก็บข้อมูลของคุณไว้ และจัดเตรียมการเรียงลำดับและการค้นหา
วิดีโอประจำวันนี้
สำหรับเลย์เอาต์ของนักเล่นที่ไม่มีงานพิเศษ
เริ่มต้นด้วยเทมเพลตโดยค้นหาในหน้า "ใหม่" ของเมนูไฟล์ ใน Excel 2010 หรือ 2013 Microsoft มีเทมเพลตฟรีมากมายสำหรับสร้างรายการ ตั้งแต่รายการกีฬา ใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงสมุดโทรศัพท์สร้างกราฟข้อมูลของคุณในแผนภูมิ
ใส่ช่วงของข้อมูลลงใน Excel และโปรแกรมสามารถแสดงภาพเป็นแผนภูมิหรือกราฟได้โดยอัตโนมัติ หลังจากที่คุณพิมพ์ข้อมูลของคุณแล้ว ให้เลือกและเลือกสไตล์แผนภูมิบนแท็บ แทรก Excel 2013 ทำให้กระบวนการง่ายยิ่งขึ้นด้วยปุ่ม "ชาร์ตแนะนำ" ที่สแกนข้อมูลของคุณและแสดงตัวอย่างแผนภูมิที่เกี่ยวข้องมากที่สุด
การจัดวางข้อมูลสำหรับแผนภูมิอย่างถูกต้องต้องอาศัยแนวทางปฏิบัติ ตัวอย่างเช่น ในการสร้างแผนภูมิวงกลม ให้ใช้สองคอลัมน์: คอลัมน์แรกมีป้ายกำกับและคอลัมน์ที่สองมีเปอร์เซ็นต์ ในทำนองเดียวกัน แผนภูมิเส้นใช้เพียงสองคอลัมน์: คอลัมน์หนึ่งสำหรับป้ายกำกับและอีกคอลัมน์หนึ่งสำหรับจุดบนแกน Y หากข้อมูลของคุณมีพิกัด X และ Y ให้ใช้แผนภูมิกระจายแทน
ทำบัญชีอัตโนมัติด้วยฟังก์ชั่น
ฟังก์ชันของ Excel ทำให้สูตรคณิตศาสตร์เป็นแบบอัตโนมัติ ทำให้การทำบัญชี การทำบัญชี และการติดตามข้อมูลอื่นๆ ง่ายขึ้น หนึ่งในฟังก์ชันที่พบบ่อยที่สุด SUM จะเพิ่มเซลล์อื่นๆ เข้าด้วยกัน และมีปุ่มลัดเพียงปุ่มเดียว: เลือกกลุ่มของเซลล์และ กด "Alt-Equals" เพื่อเติมผลรวม. ฟังก์ชันบางฟังก์ชันจะวิเคราะห์เนื้อหาของเซลล์และทำงานร่วมกับข้อความได้ ตัวอย่างเช่น EXACT จะตรวจสอบว่าสองเซลล์มีเนื้อหาเหมือนกันหรือไม่และส่งคืน "TRUE" หรือ "FALSE"
ในการเข้าสู่ฟังก์ชัน พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ ชื่อของฟังก์ชัน และวงเล็บเปิดจากนั้นกรอกตัวแปรโดยคลิกที่เซลล์อื่นเพื่ออ้างอิงถึงเนื้อหา สำหรับคำอธิบายแนะนำเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันใดๆ ให้เลือกจากไลบรารีฟังก์ชันบนแท็บสูตร
คำนวณด้วยสูตรที่ซับซ้อน
เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากฟังก์ชันของ Excel นำมาร้อยเป็นสูตรหลายส่วน เพื่อทำการคำนวณที่ซับซ้อนให้สมบูรณ์ ฟังก์ชันเกือบทุกชุดสามารถทำงานร่วมกันได้ ตัวอย่างเช่น เพิ่มคอลัมน์ของเซลล์แล้วปัดให้เป็นร้อยที่ใกล้ที่สุดโดยการรวม SUM กับ ROUND: =ROUND(SUM(A1:A5), -2) ปัดเศษผลรวมของเซลล์ A1 ถึง A5 เหลือสองตำแหน่งที่เหลือของทศนิยม ส่งผลให้มีตำแหน่งเป็นร้อยรอบ
สูตรยังสามารถอ้างอิงสูตรอื่นๆ การใช้งานเดียวคือการติดตามการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินสำหรับธุรกิจของคุณอย่างรวดเร็ว รวมใบแจ้งหนี้ของลูกค้าในคอลัมน์เดียว รวมการชำระเงินในคอลัมน์ที่สอง จากนั้นใช้ฟังก์ชัน IF เพื่อแสดงคำตอบง่ายๆ: =IF(B10>=A10,"PAID","UNPAID") ตรวจสอบว่ายอดรวมของการชำระเงินใน B10 ตรงหรือเกินกว่ายอดรวมของค่าบริการใน A10 และรายงาน "PAID" หรือ "UNPAID" เป็นข้อความธรรมดา
