เคล็ดลับ 20 ข้อในการใช้ Gmail ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

Gmail มีผู้ใช้ถึง 900 ล้านคนในปี 2558 ไม่เลวสำหรับโครงการที่มีชื่อรหัสมาจากการ์ตูนของ Dilbert เมื่อเปิดตัวไม่มีใครเชื่อ - เปิดตัวในวันเอพริลฟูล

ส่วนหนึ่งเนื่องจากอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายของ Gmail ผู้คนมักไม่ค่อยประสบปัญหาในการเรียนรู้คุณลักษณะต่างๆ ของ Gmail ท้ายที่สุดมันง่ายมาก แต่สำหรับผู้ที่ใช้เวลาในการเรียนรู้ทั้งภายในและภายนอก Gmail กลายเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังกว่ามาก ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 20 ข้อที่จะช่วยให้คุณก้าวสู่การเป็นนินจาของ Gmail

นี่เป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในการนำทาง Gmail หากคุณเป็นเหมือนคนส่วนใหญ่ คุณอาจไม่เคยใช้มันเลย คลิก เกียร์ -- อยู่ที่มุมขวาบนของหน้าจอ Gmail -- และเข้าสู่โลกใหม่ที่กล้าหาญ

สิ่งแรกที่คุณจะสังเกตเห็นเมื่อคุณคลิก เกียร์ มีทางเลือกหลายทางภายใต้หัวข้อที่ชื่อว่า ความหนาแน่นของจอแสดงผล. สิ่งนี้จะปรับความหนาแน่นที่อีเมลปรากฏติดกัน มีประโยชน์เมื่อทำงานกับหน้าจอขนาดต่างๆ เลือกตัวเลือกใดที่เหมาะกับคุณที่สุด

คุณยังสามารถเลือกจำนวนอีเมลที่จะแสดงบนหน้าได้อีกด้วย คลิก เกียร์ แล้วก็ ตั้งค่า > ทั่วไป. ภายใต้ ขนาดหน้าสูงสุด คุณสามารถเลือกจำนวนการสนทนา (เช่น อีเมล) ต่อหน้าได้ตั้งแต่ 10 ถึง 100

จำไว้ว่าเมื่อใดก็ตามที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงในการตั้งค่า คุณต้องลงไปที่ด้านล่างของหน้าและเลือก บันทึกการเปลี่ยนแปลง มิฉะนั้นการเปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่ถูกเก็บไว้

การเลือกธีมของคุณเป็นการเปลี่ยนแปลงทางภาพที่น่าทึ่งที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้ใน Gmail ไปที่ เกียร์ และเลือก ธีม. คุณจะได้รับการต้อนรับด้วยภูมิหลังที่หลากหลาย พื้นหลังที่มีสีสันช่วยให้คุณรู้สึกว่าคุณกำลังทำงานจากเดสก์ท็อปแทนที่จะเป็นในเบราว์เซอร์ และคุณสามารถเลือกรูปภาพของคุณเองเป็นพื้นหลังได้เช่นกัน

หากคุณต้องการกลับไปที่พื้นหลังเริ่มต้นของ Gmail ให้เลือกอันที่มีเครื่องหมาย แสงสว่าง.

คุณยังสามารถเลือกรูปแบบข้อความของคุณได้ ไปที่ เกียร์ แล้วเลือก ตั้งค่า > ทั่วไป แล้วคุณจะเห็น รูปแบบข้อความเริ่มต้น. คุณสามารถเลือกแบบอักษร สไตล์ และสีของข้อความได้ที่นี่

คุณคิดค่าธรรมเนียมเกี่ยวกับเธรดของคุณอย่างไร? เราไม่ได้หมายถึงเสื้อผ้า กระทู้ เป็นคุณลักษณะในโปรแกรมอีเมลจำนวนมากที่จัดกลุ่มข้อความที่มีการตอบกลับ คุณอาจจะชอบหรือไม่ชอบสิ่งนี้ บางทีคุณอาจต้องการเห็นอีเมลแต่ละฉบับแสดงแยกกัน ถ้าคุณไม่ต้องการให้การสนทนาทางอีเมลซ้อนกัน คุณสามารถปิดคุณลักษณะนั้นได้ มุ่งหน้าสู่ เกียร์ และเลือก ตั้งค่า > ทั่วไป แล้วก็ มุมมองการสนทนา. เลือกปุ่มตัวเลือกถัดจาก ปิดมุมมองการสนทนา เพื่อยุติเธรด

คุณยังสามารถเปลี่ยนรูปแบบกล่องจดหมายของคุณได้อีกด้วย ไปที่ เกียร์ แล้วเลือก ตั้งค่า > กล่องจดหมาย. เลือกเมนูแบบเลื่อนลงข้าง ประเภทอินบ็อกซ์. มันถูกตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น ซึ่งจะแสดงอีเมลตามลำดับที่ได้รับ แต่บางทีคุณอาจต้องการวิธีอื่น บางทีคุณอาจต้องการดูอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านก่อน หรืออีเมลที่ติดดาว หรือแม้แต่อีเมลสำคัญที่ด้านบน

แต่คุณถาม: Gmail จะรู้ได้อย่างไรว่าอะไรสำคัญ? คำถามเด็ด! และนั่นนำเราไปสู่เคล็ดลับต่อไป

คุณสามารถสอน Gmail ว่าข้อความใดมีความสำคัญต่อคุณ มีไอคอนเล็กๆ คล้ายธง ข้างอีเมลแต่ละฉบับที่เปลี่ยนเป็นสีเหลืองเมื่อคลิก (ดูรายละเอียดที่ภาพหน้าจอ) การคลิกแสดงว่าคุณบอก Gmail ว่ามีความสำคัญ หลังจากนั้นไม่นาน Gmail ก็เริ่มทำงานและเริ่มระบุอีเมลเหล่านั้นว่ามีความสำคัญโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น อีเมลทุกฉบับที่ส่งมาจากเจ้านายของคุณจะถูกทำเครื่องหมายว่ามีความสำคัญ ในทางกลับกัน คุณสามารถยกเลิกการเลือกอีเมลที่ไม่สำคัญแต่ Gmail ระบุวิธีนั้นผิดพลาด ในไม่ช้า คุณจะให้ Gmail จัดการจัดเรียงอีเมลให้คุณ

การจัดระเบียบอีเมลด้วยภาพสามารถช่วยให้คุณระบุอีเมลสำคัญได้เมื่อคุณเปิดกล่องขาเข้าของคุณอีกครั้ง เครื่องมือหลักสองอย่างของ Gmail ในการทำสิ่งนี้คือ ป้าย และ ดวงดาว. เริ่มจากป้ายกำกับ ซึ่งทำหน้าที่เป็นโฟลเดอร์ใน Gmail ด้วย ในการสร้างป้ายกำกับ คุณไปที่ด้านบนของหน้าต่างและเลือก ย้ายไป ไอคอนที่มีรูปร่างเหมือนโฟลเดอร์

เมื่อคุณคลิกที่มัน คุณจะได้รับกล่องดรอปดาวน์ เลือก สร้างใหม่. ตั้งชื่อป้ายกำกับใหม่ของคุณแล้วคลิก สร้าง.

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ป้ายกำกับเป็นเพียงชื่อที่ Gmail ใช้สำหรับโฟลเดอร์เท่านั้น จะปรากฏทางด้านซ้ายมือของกล่องจดหมายของคุณภายใต้ เขียน ปุ่ม. คุณสามารถทำให้อีเมลที่ติดป้ายกำกับปรากฏขึ้นอีกโดยกำหนดสีให้กับพวกเขา หากคุณวางเมาส์เหนือชื่อป้ายกำกับ คุณจะเห็นลูกศรเล็กๆ ทางด้านขวา คลิกที่มันและกล่องจะปรากฏขึ้น ที่ด้านบนของกล่องคุณจะเห็น ป้ายสี. คลิกที่ลูกศรทางด้านขวาของรายการนั้น และกล่องเลือกสีป้ายกำกับจะปรากฏขึ้น เพียงคลิกที่สีที่คุณต้องการ แล้วสีนั้นก็จะเป็นสีของฉลากของคุณ

ดวงดาวเป็นอีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้อีเมลของคุณดูโดดเด่น ดูที่ขอบด้านขวาของรายชื่ออีเมลในกล่องจดหมาย แล้วคุณจะเห็นดาวกลวง เมื่อคุณคลิกที่ดาว มันจะเปลี่ยนเป็นสีเหลือง บูม คุณได้ตั้งค่าสถานะข้อความแล้ว มันสามารถหมายถึงสิ่งที่คุณต้องการ อีเมลที่ติดดาวอาจแท็กอีเมลว่าสำคัญ ต้องการการติดตาม หรืออย่างอื่น มันขึ้นอยู่กับคุณ.

สีเหลืองเป็นสิ่งที่ดี แต่คุณมีสีให้เลือกอีกมากมายเช่นกัน ซึ่งช่วยขยายมูลค่าองค์กรของไอคอนเล็กๆ เหล่านี้ได้อย่างมาก ทุกครั้งที่คุณคลิกดาว ดาวจะหมุนเวียนไปตามสีที่มีอยู่

แต่นี่เป็นเคล็ดลับ: คุณเป็นผู้ควบคุมว่าสีใด (และแม้กระทั่งรูปร่าง) ที่สามารถใช้ได้ คลิก เกียร์ และเลือก การตั้งค่า > ทั่วไป เลื่อนลงไปที่ ดาว. คุณสามารถลากดาว (และรูปร่าง) ระหว่างส่วน "ไม่ได้ใช้งาน" และ "กำลังใช้งาน" ได้ ทำให้คุณมีศักยภาพในการพิจารณาว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณคลิกดาวกลับมาในกล่องจดหมาย

เมื่อคุณเลือกสิ่งที่คุณต้องการแล้วอย่าลืมคลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง.

เมื่อคุณกลับมาที่กล่องจดหมายแล้ว คุณสามารถเลือกสีของดาวที่คุณต้องการ (หรือไอคอนอื่นๆ) ได้โดยคลิกไอคอนรูปดาวที่อยู่ถัดจากอีเมลของคุณซ้ำๆ มันจะทำงานผ่านตัวเลือกสีของคุณอย่างต่อเนื่อง

การสร้างตัวกรองเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของ Gmail โดยพื้นฐานแล้ว คุณกำลังสร้างกฎที่ทำให้ Gmail ตอบกลับอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาโดยที่คุณไม่ต้องจัดการกับอีเมลแต่ละฉบับอีกต่อไป กฎสามารถเป็นอะไรก็ได้ ตั้งแต่การย้ายอีเมล การส่งต่อ ไปจนถึงการส่งคำตอบสำเร็จรูป

ขั้นแรก เลือกอีเมลที่คุณต้องการสร้างตัวกรอง จากนั้นเลือก มากกว่า จากแถบเมนูด้านบนแล้วลงไปที่ กรองข้อความแบบนี้.

ในตัวอย่างด้านล่าง เราได้เลือกอีเมลทางการตลาดจากฟีนิกซ์ซิมโฟนี กล่องแรกที่ขึ้นมามี จาก: กรอกบรรทัด คลิกตรงที่เขียนว่า สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้.

เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะถูกนำไปที่กล่องอื่นซึ่งคุณสามารถสร้างกฎหรือตัวกรองที่คุณต้องการได้ ในกรณีนี้ เราจะสร้างกฎสองข้อ: ข้ามกล่องจดหมายและจัดหมวดหมู่อีเมลเหล่านี้เป็นโปรโมชัน หลังจากเลือกกฎแล้ว ให้คลิก สร้างตัวกรอง. เสร็จแล้วอีเมลทั้งหมดจากฝ่ายการตลาดของ Phoenix Symphony จะส่งผ่านกล่องจดหมายและไปที่ .โดยตรง โปรโมชั่น.

คุณจะเห็นในกล่องนี้ว่าคุณมีตัวเลือกมากมายในการสร้างตัวกรอง คุณสามารถติดดาวอีเมลทั้งหมดที่มาจากผู้ส่ง (ในกรณีนี้คือ phoenixsympony.org) ติดป้ายกำกับ ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว หรือลบออก รวมถึงความเป็นไปได้อื่นๆ

ด้วยการสร้างตัวกรอง คุณจะแนะนำโฟลว์ในกล่องจดหมายของคุณที่ช่วยให้อีเมลไปในทิศทางที่คุณต้องการ เพิ่มประสิทธิภาพอีเมลของคุณอย่างมาก

เมื่อคุณสร้างตัวกรอง จะไม่มีผลใดๆ กับอีเมลที่คุณได้รับแล้ว เว้นแต่คุณจะเลือก ใช้ตัวกรองกับการสนทนาที่ตรงกันด้วย ซึ่งเป็นช่องทำเครื่องหมายทางด้านขวาของ .ทันที สร้างตัวกรอง ปุ่ม.

คุณอาจได้ส่งอีเมลอย่างน้อยหนึ่งฉบับที่คุณต้องการจะได้รับกลับมา

ต้องการให้คุณคลิกยกเลิกช่วงเวลาหลังจากที่คุณคลิกส่งหรือไม่ โชคดีที่ใน Gmail คุณทำได้ คลิก เกียร์ แล้ว ตั้งค่า > ทั่วไป. คลิกช่องทำเครื่องหมายเพื่อเปิดใช้งาน เลิกทำการส่ง และเลือกระยะเวลาที่คุณต้องการให้ตัวเอง โปรดทราบว่ายิ่งคุณกำหนดระยะเวลาผ่อนผันการเลิกทำนานเท่าใด อีเมลแต่ละฉบับก็จะใช้เวลานานขึ้นเท่านั้นในการส่งจากกล่องขาออกของคุณ ดังนั้น 10 หรือ 20 วินาทีจึงน่าจะเพียงพอ

แป้นพิมพ์ลัดเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการย้ายผ่าน Gmail ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น คุณสามารถใช้เพื่อไปยังส่วนต่างๆ ของ Gmail และช่วยจัดเรียงข้อความได้ สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเปิดแป้นพิมพ์ลัดเนื่องจากตำแหน่งเริ่มต้นถูกปิดใช้งาน คุณทำได้โดยคลิกที่รูปเฟือง จากนั้น ตั้งค่า > ทั่วไป. ไปที่ แป้นพิมพ์ลัด และเลือกปุ่มตัวเลือกข้าง แป้นพิมพ์ลัดบน.

สำหรับรายการแป้นพิมพ์ลัดของ Gmail ทั้งหมด เยี่ยมชมที่นี่. คุณยังสามารถหาเอกสารข้อมูลสรุปของ Gmail ที่นี่.

พวกเราส่วนใหญ่มีบัญชีอีเมลมากกว่าหนึ่งบัญชี และคุณสามารถเพิ่มบัญชีเหล่านี้ใน Gmail ได้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้หลายบัญชีเพื่อตรวจสอบอีเมลของคุณ ตราบใดที่บัญชีเหล่านี้เป็นบัญชี POP3 ธรรมดา

คุณจะต้องทราบการตั้งค่าสำหรับบัญชีอีเมลที่คุณวางแผนจะเพิ่ม เมื่อคุณได้ข้อมูลนั้นแล้ว ให้ไปที่ Gear จากนั้น การตั้งค่า > บัญชีและการนำเข้า. จากนั้นเลือก เพิ่มบัญชีเมล POP3 ที่คุณเป็นเจ้าของ.

จากที่นี่ เพียงป้อนข้อมูลที่ Gmail ขอ Gmail จะพยายามเติมข้อมูลบางส่วนโดยอัตโนมัติ แต่อาจผิดพลาดได้ คุณควรทราบข้อมูลนี้ล่วงหน้าและป้อนข้อมูลด้วยตนเองจะดีกว่า คุณจะสังเกตเห็นปุ่มถัดจาก ฝากสำเนาข้อความที่ดึงมาไว้บนเซิร์ฟเวอร์. เลือกตัวเลือกนี้หากคุณตรวจสอบอีเมลบ่อยครั้งสำหรับบัญชีนั้นจากที่อื่น เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว คลิก เพิ่มบัญชี. คุณได้ตั้งค่า Gmail เพื่อรับอีเมลจากบัญชีอื่นของคุณแล้ว

คุณจะถูกถามด้วยว่าคุณต้องการที่จะสามารถ? ส่ง อีเมลจากบัญชีนี้ หากคุณเลือกใช่ คุณจะสังเกตเห็นในช่องถัดไปคุณจะถูกถามว่าคุณต้องการ ใช้เป็นนามแฝง. นี่เป็นตัวเลือกส่วนบุคคลที่ส่งผลต่อการตั้งค่าการค้นหามากกว่าสิ่งใด สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติม ที่นี่. โดยพื้นฐานแล้ว หากคุณเลือก ใช้เป็นนามแฝงเมื่อคุณค้นหา "จาก: ฉัน" Gmail จะถือว่าที่อยู่ใหม่นี้เป็น "ฉัน" ซึ่งหมายถึงคุณ และดึงอีเมลทั้งหมดจากบัญชีใหม่ที่คุณเพิ่มเข้ามา

คุณจะถูกขอให้กรอกข้อมูลเซิร์ฟเวอร์และรหัสผ่านขาออกของคุณ เมื่อคุณคลิกถัดไป คุณอาจถูกถามถึงรหัสยืนยันเพื่อพิสูจน์ว่าคุณเป็นเจ้าของบัญชีนั้นจริง ๆ ซึ่งจะถูกส่งทางอีเมลหรือส่งข้อความไปยังโทรศัพท์ของคุณ เมื่อทำตามขั้นตอนนั้นเสร็จแล้ว คุณก็พร้อมที่จะไป คุณจะเห็นอีเมลใหม่ภายใต้ ส่งจดหมายเป็น: ใน บัญชีและการนำเข้า ภายใต้การตั้งค่า

เมื่อคุณไปส่งอีเมลครั้งถัดไป คุณจะสังเกตเห็นกล่องดรอปดาวน์ใน จาก: บรรทัดของอีเมลของคุณ ให้คุณเลือกส่งอีเมลจากบัญชี Gmail เดิมหรือบัญชีใหม่ที่คุณเพิ่ม คุณอาจต้องการใช้ความระมัดระวังว่าคุณกำลังส่งจากที่อยู่ที่คุณต้องการส่ง มีการตั้งค่าใน บัญชีและการนำเข้า ที่ให้คุณ ตอบกลับจากที่อยู่เดียวกันกับข้อความที่ส่งถึง. เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ คุณควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใดๆ หากเป้าหมายของคุณคือการกำหนดให้: และจาก: เหมือนเดิม

การเพิ่มบัญชีอีเมลอื่นอาจซับซ้อนเล็กน้อย ดังนั้นเราจึงทำตามด้วยเคล็ดลับง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณไม่ต้องลำบากใจมาก บางทีคุณอาจสังเกตเห็นว่าคุณได้รวบรวมอีเมลส่งเสริมการขายที่ผิดศีลธรรมเป็นจำนวนมาก ได้เวลาบอกลาพวกเขาแล้วและใช้พื้นที่อันมีค่า 15GB อันมีค่าที่ Gmail จัดสรรให้คุณทำสิ่งที่สำคัญกว่า

คุณอาจรู้อยู่แล้วว่าถ้าคุณคลิก เลือกทั้งหมด ไอคอนที่มุมซ้ายสุดของแถบเมนูด้านบน จะมีการเลือกอีเมลเพียง 100 ฉบับ (หรือจำนวนอีเมลที่คุณตั้งค่าไว้สำหรับหน้าเดียว) หากคุณมีอีเมลจำนวนมาก การลบครั้งละ 100 ฉบับจะใช้เวลานาน

ปรากฎว่าวิธีแก้ปัญหาซ่อนอยู่ในสายตาธรรมดา - และคุณอาจไม่เคยสังเกตมาก่อน เมื่อคุณเลือกทั้งหมด หากมีอีเมลในโฟลเดอร์หรือป้ายกำกับนี้มากเกินพอดีในหน้าปัจจุบัน คุณจะได้รับตัวเลือกให้เลือกอีเมลทั้งหมดเสมอ คลิกลิงก์ในข้อความสีเหลืองเพื่อเลือกทุกอย่าง

เมื่อคุณเลือกอีเมลแล้ว ให้คลิก ลบ. เสร็จแล้วโว้ย!

โอเปอเรเตอร์การค้นหาคือแป้นพิมพ์ลัดของโลกการค้นหา การเรียนรู้ตอนนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาในการกลั่นกรองในภายหลัง พวกเขาจะช่วยปรับแต่งการค้นหาของคุณเมื่อคุณกำลังมองหาอีเมลนั้นในกองหญ้า

โอเปอเรเตอร์การค้นหาใน Gmail รวม จาก: ซึ่งเมื่อตามด้วยชื่อจะค้นหาอีเมลทั้งหมดจากบุคคลนั้นโดยอัตโนมัติ ในทำนองเดียวกันมี ถึง: ซึ่งระบุผู้รับ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการค้นหาจดหมายจากแฟนๆ ของคุณถึงสแตน ลีในตำนานหนังสือการ์ตูนอย่างรวดเร็ว ให้พิมพ์ ถึง: Stan Lee และรายการจะปรากฏในกล่องจดหมายของคุณ คุณยังสามารถค้นหาตามหัวเรื่องด้วย เรื่อง: หนังสือการ์ตูน. (โปรดทราบว่าต้องไม่มีช่องว่างระหว่างเครื่องหมายทวิภาคและข้อความค้นหา) คุณยังสามารถค้นหาโดยใช้ป้ายกำกับ (ฉลาก:) และจัดเรียงอีเมลตามไฟล์แนบ (มี: สิ่งที่แนบมา).

มีหลายวิธีในการค้นหาและ Gmail ให้รายชื่อโอเปอเรเตอร์การค้นหา ที่นี่.

วิศวกรของ Google มักเพิ่มสิ่งที่ "ทดลอง" เพื่อทำให้ Gmail ดีขึ้น Google Labs เป็นที่ที่คุณสามารถลองใช้คุณลักษณะใหม่เหล่านี้ก่อนได้

ดำน้ำโดยคลิกที่ เกียร์ และเลือก การตั้งค่า > Labs. คุณเพิ่งเข้าสู่พื้นที่ทดสอบ คุณจะพบสิ่งต่างๆ เช่น ไอคอนการตรวจสอบสิทธิ์สำหรับผู้ส่งที่ได้รับการยืนยัน (เครื่องมือสำหรับป้องกันนักส่งสแปมจากการเลียนแบบข้อความเพื่อให้ดูเหมือนว่ามาจากเว็บไซต์ที่เชื่อถือได้) ทดลองเล่น คลิก เปิดใช้งาน.

ลองอันไหนก็ได้ที่คุณชอบ; คุณสามารถปิดการใช้งานสิ่งที่คุณตัดสินใจว่าไม่ต้องการจริงๆ ได้เสมอ