วิธีบันทึกเอกสาร Word โดยไม่ต้องมาร์กอัป

โหมดตรวจสอบ Microsoft Word ซึ่งโดยทั่วไปจะอ้างถึงโดยคุณลักษณะยอดนิยม "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์และทำงานร่วมกันในเอกสารได้ การเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้จะทำให้ Word จดบันทึกการแก้ไขใดๆ ที่ทำกับเอกสารตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา และช่วยให้คุณสามารถแสดงความคิดเห็นสำหรับผู้ใช้รายอื่นที่ดูเอกสารได้ อย่างไรก็ตาม แม้ว่าการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word จะเป็นประโยชน์ แต่การส่งเอกสาร Word อาจน่าอายหรือถึงขั้นหายนะได้ ให้กับลูกค้า ผู้สอนในชั้นเรียน หรือเพื่อนร่วมงาน เพียงเพื่อจะบอกว่ามาร์กอัปและความคิดเห็นทั้งหมดจะมองเห็นได้เมื่อเปิด เอกสาร. คุณสามารถป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้โดยการปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word แต่คุณต้องเข้าใจว่า Word อาจยังคงติดตามการเปลี่ยนแปลงอยู่ แม้ว่าคุณจะมองไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงก็ตาม

ผู้ใช้ส่วนใหญ่ที่ส่งเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจซึ่งยังคงแสดงมาร์กอัปทำเพื่อเหตุผลง่ายๆ การซ่อนการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามจากมุมมองจะไม่ลบการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นออกจากเอกสาร Microsoft Word ช่วยให้ผู้ใช้สามารถซ่อนและเปิดเผยบันทึกย่อของเอกสารจากแท็บ "ตรวจสอบ" ได้ตามต้องการเพื่อเพิ่มความเร็ว ขึ้นโปรแกรมและลดสิ่งรบกวนที่มาพร้อมกับทุกการแก้ไขและประโยคใหม่เป็น เข้าสู่ระบบ ทำได้โดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงในแท็บตรวจสอบ ทางด้านขวาของปุ่ม "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" แม้ว่าโปรแกรมจะไม่แสดงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น หากเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ Word จะยังคงติดตามและบันทึกการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวในเอกสาร คุณสามารถบันทึกเอกสารโดยซ่อนการเปลี่ยนแปลงจากมุมมองของคุณ แต่การเปลี่ยนแปลงจะยังคงปรากฏต่อผู้ใช้รายอื่น เว้นแต่คุณจะลบออกอย่างถูกต้อง

แม้ว่าการบันทึกเอกสาร Word โดยไม่ต้องมาร์กอัปจะเคยซับซ้อน แต่ชุดโปรแกรม Microsoft Office 2016 ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น คลิกแท็บ "ตรวจทาน" ในเมนูด้านบนเอกสารเพื่อเริ่มดำเนินการ และเลือกปุ่ม "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" ในเมนูโหมดตรวจสอบเพื่อปิดการติดตาม หากคุณไม่เห็นบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ด้านบนทางด้านขวาของปุ่มติดตามการเปลี่ยนแปลง ควรอ่านว่า "ไม่มีมาร์กอัป" หากไม่เห็นการเปลี่ยนแปลง เลือก "มาร์กอัปทั้งหมด" เพื่อแสดงการแก้ไขที่บันทึกไว้สำหรับเอกสาร นอกจากนี้ยังแสดงความคิดเห็นในเอกสาร หากมี มองไปที่หน้าต่างทางด้านขวาของหน้าจอ คุณต้องแก้ไขหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงหรือความคิดเห็นแต่ละรายการเพื่อยกเลิก หากคุณต้องการทำอย่างรวดเร็ว ให้เลือกเมนูดรอปดาวน์ใต้ปุ่ม "ยอมรับ" หรือ "ปฏิเสธ" ในบานหน้าต่างการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งปุ่ม "ลบ" ในบานหน้าต่างความคิดเห็น การคลิกตัวเลือกเพื่อยอมรับ ปฏิเสธ หรือลบการเปลี่ยนแปลงหรือความคิดเห็นทั้งหมดจะทำให้การแก้ไขเปลี่ยนแปลงเร็วขึ้นมาก

เมื่อคุณแก้ไขการเปลี่ยนแปลงและลบความคิดเห็นแล้ว ให้บันทึกเอกสารของคุณแล้วเปิดอีกครั้งใน Word หากยังคงติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ Word จะแสดงบันทึกย่อของมาร์กอัปเมื่อเอกสารโหลด ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาและแก้ไขหรือลบออกได้ตามความจำเป็น คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันตัวตรวจสอบเอกสารของ Word เพื่อตรวจทานเอกสารโดยรวม เพื่อลบใดๆ ข้อมูลที่คุณอาจไม่ต้องการแชร์ เช่น ข้อมูลส่วนบุคคลที่คีย์ไปยังเอกสารหรือที่ซ่อนไว้ ข้อความ. ซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยคลิก "ไฟล์" จากเมนูที่ด้านบนของหน้าต่าง Word และเลือก "ข้อมูล" ตามด้วย "ตรวจหาปัญหา" และสุดท้าย "ตรวจสอบเอกสาร"