วิธีการค้นหาในสเปรดชีต Excel

Excel เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างมากในการวิเคราะห์และสังเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก แต่ การค้นหาวลีหรือตัวเลขเดียวในสเปรดชีตจำนวนมากสามารถรู้สึกเหมือนกำลังค้นหาเข็มใน กองหญ้า ด้วยคอลัมน์และแถวของข้อมูลจำนวนมาก การค้นหาข้อมูลเพียงชิ้นเดียวด้วยตนเองจึงไม่ใช่เรื่องง่ายหรือในทางปฏิบัติ ซึ่งก็คือ เหตุใด Microsoft จึงรวมฟังก์ชันหลายอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อค้นหาใน Excel และเปิดข้อมูลของคุณ แสวงหา. อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้สองสามวิธี ดังนั้นคุณควรเรียนรู้เกี่ยวกับปัญหาทั้งหมดก่อนที่จะตัดสินใจเลือกวิธีที่ดีที่สุด

วิธีที่ง่ายที่สุดในการค้นหาสเปรดชีตสำหรับวลีหรือตัวเลขเฉพาะคือการใช้ หา หน้าต่างในลักษณะเดียวกับที่คุณทำใน Microsoft Word และโปรแกรม Office อื่นๆ อีกมากมาย ตัวเลือกนี้ไม่ต้องใช้รหัสใดๆ และส่งคืนสิ่งที่คุณกำลังมองหา – ตำแหน่งเซลล์ของสตริงข้อความหรือตัวเลขที่ระบุ ตัวเลือกอื่นๆ สำหรับการค้นหาข้อมูลเฉพาะในสเปรดชีตจะมีประโยชน์มากกว่าในการค้นหาบางอย่างภายในเซลล์ที่ต้องการ และต้องใช้การทำงานเพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อยเพื่อให้ได้สิ่งที่คุณต้องการ

ภายใต้ บ้าน ดูที่ด้านขวาสุดของริบบิ้นสำหรับ ค้นหาและเลือก ใน กำลังแก้ไข กลุ่ม. คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงแล้วเลือก หา หรือ แทนที่ จากตัวเลือกที่แสดง ดิ หา ตัวเลือกนี้ใช้สำหรับค้นหาข้อความบางข้อความเท่านั้นและแสดงหน้าต่างเวอร์ชันที่ง่ายที่สุด พิมพ์ข้อความที่คุณกำลังค้นหาลงใน หาอะไร ช่องแล้วคลิกอย่างใดอย่างหนึ่ง ค้นหาต่อไป เพื่อวนซ้ำทุกกรณีของคำ ตัวเลข หรือวลี หรือ ค้นหาทั้งหมด เพื่อแสดงตำแหน่งเซลล์ทั้งหมดที่มีคำค้นหา

คลิก ตัวเลือก>> เพื่อแสดงตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับสิ่งที่คุณต้องการให้หน้าต่างส่งคืน คุณสามารถเปลี่ยน ภายใน ฟิลด์เพื่อค้นหาแผ่นงานหรือสมุดงานทั้งหมด การค้นหาสามารถจัดระเบียบตามแถวหรือตามคอลัมน์โดยใช้ ค้นหา และคุณสามารถเลือกดูในสูตร ค่า หรือความคิดเห็นโดยใช้ มองเข้าไป สนาม. คุณยังมีตัวเลือกสำหรับ จับคู่เคสซึ่งส่งคืนเฉพาะเซลล์ที่มีตัวพิมพ์ตรงกันหรือ for จับคู่เนื้อหาของเซลล์ทั้งหมด เมื่อคุณต้องการเฉพาะผลลัพธ์ที่ข้อความค้นหาอยู่ในเซลล์ทั้งหมด คุณสามารถใช้ รูปแบบ ตัวเลือกเพื่อค้นหาอินสแตนซ์ของการจัดรูปแบบเฉพาะ

ดิ หา option ค้นหาคำที่คุณกำลังมองหา แต่ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงบางสิ่งในทุก ๆ กรณีจะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณระบุชื่อลูกค้าเป็น สมิท, แต่แท้จริงแล้วคือ สมิธคุณจะต้องเปลี่ยนทุกอินสแตนซ์ของ สมิธ ถึง สมิธ. ใช้ แทนที่ คุณสมบัตินี้ ซึ่งคุณเลือกโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงภายใต้ ค้นหาและแทนที่ หรือโดยการเปลี่ยนเป็น แทนที่ จากหน้าต่างที่คุณเปิดขึ้นในขั้นตอนสุดท้ายโดยใช้ปุ่ม หา ตัวเลือก.

วิธีนี้ทำงานในลักษณะเดียวกับ หา เว้นแต่จะมีช่องพิเศษเรียกว่า แทนที่ด้วย โดยที่คุณป้อนข้อความหรือตัวเลขที่คุณต้องการแทนที่ ในตัวอย่าง คุณจะต้องพิมพ์ สมิธ ใน หาอะไร สนามและ สมิธ ใน แทนที่ด้วย สนาม. ตัวเลือกอื่นๆ ทั้งหมดจะเหมือนกัน ดังนั้น คุณสามารถเลือกที่จะค้นหาคำศัพท์เฉพาะและฟอร์แมตเซลล์แต่ละเซลล์ที่มีคำนั้นใหม่ได้ ตัวอย่างเช่น โดยใช้ รูปแบบ ตัวเลือกถัดจาก แทนที่ด้วย สนาม.

เช่นเดียวกับใน หา ส่วนคุณสามารถคลิก แทนที่ หรือ แทนที่ทั้งหมด เพื่อแทนที่แต่ละอินสแตนซ์ในทางกลับกันหรือแทนที่ทั้งหมดพร้อมกัน

มีฟังก์ชัน Excel เฉพาะที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกับแง่มุมต่างๆ ของการค้นหาใน Excel ด้วย ค้นหา ทำหน้าที่เป็นหนึ่งในสองสิ่งที่สำคัญที่สุด ฟังก์ชันนี้ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณค้นหาเซลล์เฉพาะเพื่อหาสตริงอักขระ การเรียนรู้ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีใช้งานจะเป็นประโยชน์ในหลาย ๆ สถานการณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีเซลล์ที่มีอักขระหลายตัว

ดิ ค้นหา ฟังก์ชั่นบน Excel มีสามอาร์กิวเมนต์ในรูปแบบ ค้นหา(find_text, within_text, [start_num]) โดยใช้ศัพท์เฉพาะของ Excel ดิ find_text ส่วนเป็นที่ที่คุณป้อนสตริงข้อความที่คุณต้องการและ within_text ส่วนเป็นที่ที่คุณใส่ข้อมูลอ้างอิงสำหรับเซลล์ที่มีข้อความที่คุณต้องการค้นหา ส่งคืนตัวเลข ซึ่งจะบอกคุณถึงหมายเลขอักขระที่คำค้นหาของคุณเริ่มต้นหรือ #ค่า! หากไม่ปรากฏในเซลล์เลย คุณสามารถใช้อาร์กิวเมนต์ทางเลือกสุดท้าย [_start_num_] เพื่อป้อนหมายเลขอักขระ ซึ่งเริ่มการค้นหาที่หมายเลขอักขระนี้และละเว้นทุกอย่างที่อยู่ข้างหน้า

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังค้นหารหัสไปรษณีย์ 98199 จากชุดที่อยู่เพื่อค้นหาผู้คนในสเปรดชีตที่อาศัยอยู่ในสถานที่เฉพาะ คุณจะพิมพ์ =ค้นหา("98199", [การอ้างอิงเซลล์_]) โดยมีการอ้างอิงไปยังเซลล์เฉพาะในจุด [_cell reference_] ดังนั้น _=Search("98199", A3), ตัวอย่างเช่น. จากตรงนั้น คุณสามารถลากสูตรลงมาตามคอลัมน์หรือข้ามแถวเพื่อตรวจสอบเซลล์อื่นๆ โดยจะคืนค่า #ค่า! หากไม่ปรากฏคำนั้น

ดิ หา ฟังก์ชันใน Excel ทำงานเหมือนกับ ค้นหา ฟังก์ชันแต่ไม่ได้ผลเท่ากับการใช้ ค้นหาและแทนที่ ตัวเลือกหากคุณต้องการค้นหาทั้งแผ่นงาน ข้อโต้แย้งของ หา ฟังก์ชันจะเหมือนกับฟังก์ชันของ ค้นหา การทำงาน: find_text, within_text, [start_num]. ดังนั้นคุณใช้ในลักษณะเดียวกัน

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ คุณจะต้องพิมพ์ =ค้นหา("98199",A3) เพื่อดูว่ารหัสไปรษณีย์ปรากฏในเซลล์ A3 ที่ใด หากมี ผลลัพธ์ก็เหมือนกับสำหรับ ค้นหา การทำงาน. คุณสามารถพิมพ์สูตรนี้ลงในเซลล์เดียวแล้วลากเพื่อคัดลอกสูตรแต่เปลี่ยนเซลล์ใดก็ได้ อ้างอิงตามลำดับ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาสเปรดชีตหรือคอลัมน์หรือแถวภายในสเปรดชีตสำหรับ คำเฉพาะ

คุณอาจสงสัยว่าทำไม ค้นหา และ หา เป็นฟังก์ชัน Excel ที่แยกจากกัน หากมีอาร์กิวเมนต์เหมือนกันและส่งออกข้อมูลพื้นฐานที่เหมือนกัน ฟังก์ชันทั้งสองนี้มีความแตกต่างที่สำคัญสองประการ และการเรียนรู้สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณระบุสิ่งที่ดีที่สุดที่จะใช้ในแต่ละสถานการณ์

ดิ ค้นหา ฟังก์ชันไม่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์ แต่ หา เป็น. หากคุณกำลังค้นหา เขียว, ตัวอย่างเช่น, หา ฟังก์ชันจะไม่คืนค่าสำหรับเซลล์ที่มี เขียว, แต่ ค้นหา ฟังก์ชั่นจะ ข้อแตกต่างที่สำคัญอื่น ๆ ระหว่างทั้งสองก็คือ ค้นหา ให้คุณใช้อักขระตัวแทนในสตริงการค้นหาของคุณ ซึ่งมีประโยชน์ในหลาย ๆ สถานการณ์ แต่ หา ไม่

เมื่อคุณต้องการค้นหาจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของคำเฉพาะ แต่ต้องการส่งคืนผลลัพธ์ทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงสิ่งที่อยู่ตรงกลางของข้อความค้นหา คุณสามารถใช้อักขระตัวแทนได้ ? และ ***** ด้วยฟังก์ชันค้นหาหรือกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่

ดิ ? อักขระที่อยู่ตรงกลางของคำค้นหา (the find_text อาร์กิวเมนต์) บอกให้ Excel รวมคำศัพท์เฉพาะกับอักขระแต่ละตัวในช่องว่างที่มีเครื่องหมายคำถาม ตัวอย่างเช่น หากคุณค้นหา s? NS, คุณได้รับ นั่ง หรือ ชุด เป็นผล แต่ไม่ใช่ ค่าใช้จ่ายเนื่องจากตัวเลือกหลังมีหลายอักขระระหว่าง ส และ NS.

ดิ **** อักขระทำงานในลักษณะเดียวกับเครื่องหมายคำถาม ยกเว้นว่าจะมีจำนวนอักขระเท่าใดก็ได้ในช่องว่าง ตัวอย่างเช่น หากคุณค้นหา _st, _ ผลลัพธ์อาจรวมถึง นั่ง, นั่ง, น้ำลาย, จุด, ค่าใช้จ่าย และการรวมกันอื่น ๆ กับ ส และ NS ที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของมัน การใช้อักขระตัวแทนในการค้นหาของคุณจะมอบผลลัพธ์ทั้งหมดที่คุณต้องการโดยไม่พลาด สิ่งใดก็ตามที่อาจเกี่ยวข้อง แต่ระวังวิธีใช้งานเพราะมันอาจนำไปสู่ความไม่เกี่ยวข้องได้ ผลลัพธ์.

คุณจะทำอย่างไรเมื่อต้องการค้นหาเครื่องหมายคำถาม? คุณจะหยุด Excel ไม่ให้ถือว่าเป็นอักขระตัวแทนได้อย่างไร สามารถทำได้โดยการพิมพ์ตัวหนอน ~ ในสนามหน้าตัวละครที่คุณกำลังค้นหา เช่น ถ้าจะค้นหาเครื่องหมายคำถามในเซลล์ A2 ให้พิมพ์ =ค้นหา("~?",A2) ลงในเซลล์ว่าง

เมื่อคุณกำลังค้นหาคำใดคำหนึ่งจากหลายคำในเซลล์หนึ่งๆ วิธีการที่อธิบายไว้จนถึงตอนนี้จะไม่ทำงาน เว้นแต่คุณจะสร้างการค้นหาแยกสำหรับคำทุกคำ อย่างไรก็ตาม การใช้สูตรทำให้สามารถค้นหาคำหลายคำพร้อมกันได้ แม้ว่าวิธีนี้จะใช้เวลาสักครู่ในการตั้งค่าให้ถูกต้อง วิธีนี้เกี่ยวข้องกับ ค้นหา ฟังก์ชันที่ทำงานร่วมกับ IsNumber ฟังก์ชันและ ผลรวมสินค้า.

แม้ว่าจะไม่จำเป็น แต่การสร้าง a ชื่อ range สำหรับรายการสิ่งที่คุณต้องการทดสอบทำให้กระบวนการง่ายขึ้น ทำได้โดยป้อนคำค้นหาแต่ละคำในเซลล์ข้างเคียง เน้นเซลล์ทั้งหมด แล้วตั้งชื่อโดยพิมพ์ชื่อในช่องด้านซ้ายบนทางด้านซ้ายของแถบสูตร ซึ่งช่วยให้คุณสามารถดูรายการทั้งหมดโดยใช้ชื่อที่กำหนดได้ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถรวมข้อความค้นหาทั้งหมดโดยไม่ต้องสร้างช่วงที่มีชื่อโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคภายใน { } วงเล็บ

ในการทดสอบเซลล์ ให้ใช้สูตร:

=SUMPRODUCT(--ISNUMBER(SEARCH([named range],[cell])))>0

ที่ไหน [ชื่อช่วง] จะถูกแทนที่ด้วยชื่อของช่วงหรือวงเล็บ { } ที่มีคำศัพท์แต่ละคำแยกกันและ [เซลล์] จะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลอ้างอิงสำหรับเซลล์ที่คุณต้องการทดสอบ

สูตรส่งคืน a จริง ค่าถ้าเซลล์ที่เป็นปัญหามีหนึ่งในเงื่อนไขหรือ เท็จ หากไม่เป็นเช่นนั้น สามารถลากลงเพื่อตรวจสอบเซลล์อื่นๆ ได้ เนื่องจากการอ้างอิงเซลล์ในสูตรจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถค้นหาใน Excel ได้หลายวิธี คุณควรใช้วิธีใด คำตอบนั้นขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของคุณเป็นอย่างมาก หากคุณกำลังดูรายการเซลล์จำนวนมากสำหรับคำศัพท์เฉพาะหนึ่งคำ – และในสถานการณ์ส่วนใหญ่โดยทั่วไป – the ค้นหาและแทนที่ box เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการรับผลลัพธ์ของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการค้นหาคำศัพท์เฉพาะในชุดของเซลล์ยาว ค้นหา ฟังก์ชันน่าจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด เนื่องจากไม่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์ และช่วยให้คุณสามารถใช้อักขระตัวแทนได้

หากคุณกำลังมองหาสิ่งใดสิ่งหนึ่งจากหลายสิ่งหลายอย่างในเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง สูตรในส่วนก่อนหน้าคือวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการทำงานของคุณให้เสร็จสิ้น