เป็นเวลานานมากแล้วที่ Microsoft Word ได้รวมเทมเพลตสำหรับแผ่นฉลากที่พิมพ์ได้ เช่นเดียวกับเอกสารทั่วไป เช่น จดหมาย ด้วยเค้าโครงป้ายชื่อสำหรับผู้จัดจำหน่ายต่างๆ Word สามารถพิมพ์รายการเดียวบนป้ายผนึกเฉพาะหรือผลิตป้ายผนึกทั้งแผ่นในคราวเดียว
ถ้าคุณมีรายชื่อผู้ติดต่อในสมุดที่อยู่ Outlook หรือสเปรดชีต Excel หรือฐานข้อมูล Access Mail Merge สามารถนำเข้าข้อมูลเพื่อสร้างชุดป้ายชื่อโดยอัตโนมัติ หรือคุณสามารถสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณเองได้โดยตรงใน Word ระหว่างการรวมจดหมาย Mail Merge ของ Microsoft ไม่ใช่เวทย์มนตร์ แต่สามารถทำงานได้เกือบเร็วมาก
วิดีโอประจำวันนี้
เห็นได้ชัดว่า Mail Merge มีประโยชน์มากมายสำหรับการส่งจดหมายและบริษัทขนาดใหญ่ที่ดำเนินการส่งจดหมายจำนวนมาก แต่มันสะดวกมากสำหรับคนทั่วไป หากคุณไม่ต้องจ่าหน้าซองแต่ละซองอีกต่อไป ครอบครัวของคุณอาจกลับมาพร้อมส่งการ์ดวันหยุดที่สวยงาม (แบบกระดาษ) ทุกเดือนธันวาคม หากคุณช่วยดำเนินการ PTA ในพื้นที่หรือกองกำลังลูกเสือ Mail Merge อาจมีประโยชน์มากสำหรับการส่งใบปลิว
Mail Merge ทำงานอย่างไร
มีเอกสารสามฉบับที่เกี่ยวข้องกับจดหมายเวียน เมื่อพูดถึงป้ายผนึก เอกสารหลักคือเอกสารที่คุณใช้ในการตั้งค่าเค้าโครง รวมถึงโลโก้บริษัทหรือที่อยู่ผู้ส่งของคุณบนใบจ่าหน้าสำหรับการจัดส่ง หากคุณต้องการรวมสิ่งเหล่านี้ รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ซึ่งมีที่อยู่ที่จะพิมพ์บนฉลากคือแหล่งข้อมูล เอกสารทั้งสองนี้รวมกันผลิตป้ายที่อยู่ นี่คือไดอะแกรม:
มีบาง "gotchas" ที่ไม่คาดคิด
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังใช้ Excel, Outlook หรือ Access เป็นแหล่งข้อมูล คุณต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางอย่างที่อาจไม่ชัดเจนในทันที ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้สเปรดชีต Excel คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์สำหรับรหัสไปรษณีย์มีรูปแบบเป็นข้อความ เพื่อไม่ให้เลขศูนย์สูญหาย
นอกจากนี้ คุณไม่สามารถใช้ที่ติดต่อ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลได้ เว้นแต่คุณจะกำหนดให้ Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้น
การใช้ Word เป็นแหล่งข้อมูลของคุณอาจง่ายกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีประสบการณ์กับ Word แต่ไม่มีความรู้อย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานอื่นๆ ของ Microsoft
ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถสร้างและพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมายพื้นฐานได้อย่างรวดเร็วใน Word รุ่นส่วนใหญ่ ทั้งหมดนี้อยู่ใน Word โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการทำตามขั้นตอนของตัวช่วยสร้างการผสานจดหมายทีละขั้นตอนแบบเต็มที่เสียเวลามากขึ้น
ขั้นตอนที่ 1. เตรียมเอกสารหลักสำหรับฉลาก
ใน Word ให้ไปที่เมนูไฟล์ เลือก เอกสารใหม่ จากนั้นเลือก เอกสารเปล่า
ในแท็บ การส่งจดหมาย ไปที่กลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน แล้วเลือก เริ่มจดหมายเวียน ป้ายกำกับ ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกฉลาก ให้ทำเครื่องหมายว่าคุณวางแผนที่จะใช้เครื่องพิมพ์แบบป้อนกระดาษต่อเนื่องหรือแบบป้อนกระดาษ
เครดิตรูปภาพ: Jacqueline Emigh/Techwalla
จากนั้นภายใต้ข้อมูลฉลาก ให้เลือกผู้จำหน่ายฉลากของคุณและหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่สอดคล้องกับบรรจุภัณฑ์ของฉลากที่คุณจะใช้ กดตกลง
ขั้นตอนที่ 2. ตั้งค่ารายชื่อผู้รับจดหมายใน Word
ไปที่ Select Recipients แล้วเลือก Type a New List
ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ ที่ปรากฏขึ้น ให้พิมพ์ข้อมูลสำหรับสมาชิกแต่ละคนในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณในแต่ละคอลัมน์ตามความเหมาะสม (เราได้ทำสิ่งนี้ด้านล่างด้วยรายชื่อตัวละครสมมติ)
เครดิตรูปภาพ: Jacqueline Emigh, Techwalla
ใช้แป้น Tab เพื่อย้ายจากคอลัมน์หนึ่งไปยังคอลัมน์ถัดไป หรือเลื่อนไปยังแถวถัดไปในตาราง เมื่อต้องการสร้างแถวใหม่ในตาราง ให้เลือก รายการใหม่ หรือกด ALT+N
คุณลักษณะที่ใช้งานง่ายที่เรียกว่ากำหนดคอลัมน์เองช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นมากกว่าข้อมูลที่จะรวมไว้ในป้ายจ่าหน้าจดหมายของคุณ ตามที่ระบุไว้ด้านล่าง คุณสามารถลบคอลัมน์ เช่น ชื่อหรือที่อยู่บรรทัดที่ 2 คุณอาจลบหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลได้เช่นกัน เนื่องจากโดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องใช้หมายเลขเหล่านี้ในป้ายกำกับที่อยู่
เครดิตรูปภาพ: Jacqueline Emigh, Techwalla
นอกจากนี้ ในกำหนดคอลัมน์เอง คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ใหม่ เปลี่ยนชื่อคอลัมน์ที่มีอยู่ หรือเปลี่ยนลำดับของคอลัมน์ในรายการ หลังจากที่คุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณต้องการลงในคอลัมน์แล้ว ให้เลือก ตกลง
เมื่อคุณเพิ่มบุคคลทั้งหมดที่คุณต้องการลงในรายการเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง
ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรายการที่อยู่ ให้ตั้งชื่อไฟล์ใหม่ของคุณ แล้วเลือก บันทึก
หลังจากที่คุณได้เพิ่มที่อยู่ทั้งหมดลงในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณแล้ว คุณจะลงเอยด้วยรายชื่อผู้รับจดหมายเวียนที่มีลักษณะดังนี้:
เครดิตรูปภาพ: Jacqueline Emigh, Techwalla
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มที่อยู่ในป้ายกำกับของคุณ
Word ไม่จำเป็นต้องรู้ว่าคุณต้องการออกแบบฉลากอย่างไร ในขั้นตอนถัดไป ให้ไปที่ช่องที่อยู่เพื่อกำหนดที่อยู่ที่ควรปรากฏบนฉลาก
หลังจากเลือกช่องที่อยู่ให้คลิกตกลง Word จะแทรกช่องที่อยู่ในป้ายที่อยู่แรกบนหน้า หลังจากนั้น เลือก อัปเดตป้ายกำกับทั้งหมด เพื่อจำลองสมุดที่อยู่ในป้ายกำกับทั้งหมดทั่วทั้งหน้า
ขั้นตอนที่ 5 ดูตัวอย่างและพิมพ์ฉลากของคุณ
ในหน้า Preview Results คุณควรดูตัวอย่างที่อยู่ทั้งหมดบนหน้า
หากทุกอย่างดูหมดหวัง ให้ไปที่ Finish & Merge เพื่อพิมพ์ฉลากของคุณ หากคุณพบสิ่งผิดปกติใด ๆ หรือถ้าคุณตัดสินใจว่าต้องการป้ายกำกับที่ดูน่าสนใจ ให้กลับไปที่เมนูไฟล์และเริ่มต้นเอกสารเปล่าใหม่
กลับไปที่กลุ่ม Start Mail Merge คราวนี้เลือกตัวช่วยสร้าง ซึ่งแน่นอนว่าอยู่ใน Mail Merge ไม่ใช่ตัวใน Dorothy's Land of Oz
