วิธีพิมพ์เช็คด้วย Excel

หากคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก การจ่ายเงินเดือนเป็นส่วนที่มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานานในการดำเนินงาน อย่างไรก็ตาม ด้วยเทคโนโลยี คุณไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าบริการของบุคคลที่สามหรือลงทุนในซอฟต์แวร์ราคาแพงเพื่อสร้างเช็คที่ใช้กระดาษ คุณสามารถพิมพ์เช็คเงินเดือนจาก Excel ได้อย่างง่ายดาย แต่จำเป็นต้องมีกระดาษและหมึกที่เหมาะสมสำหรับการพิมพ์ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณสามารถฝากเงินได้

ขั้นตอนแรกหากคุณต้องการพิมพ์เช็คเงินเดือนจาก Excel คือการค้นหาเทมเพลต คุณสามารถค้นหาสิ่งเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายผ่านการค้นหาเว็บ เทมเพลตพื้นฐานที่มาพร้อมกับ Excel ไม่รวมเช็ค แต่คุณสามารถหาเทมเพลตที่เป็นประโยชน์สำหรับเอกสารประกอบ เช่น ไทม์ชีทได้

เมื่อคุณพบและดาวน์โหลดเทมเพลตการพิมพ์เช็คสำหรับ Excel แล้ว คุณป้อนข้อมูลเฉพาะสำหรับผู้รับและเงินที่กำลังเบิกจ่าย คุณบันทึกเช็คเป็น PDF ซึ่งคุณสามารถพิมพ์และแจกจ่ายให้กับพนักงานได้

การมี PDF เทมเพลตการพิมพ์เช็คไม่เพียงพอ สถาบันการเงินมีความขยันหมั่นเพียรในการป้องกันการฉ้อโกง คุณจึงไม่สามารถพิมพ์เช็คบนกระดาษธรรมดาและส่งต่อให้เป็นทางการได้ ถ้าเป็นไปได้,

หลังจากที่คุณใช้เทมเพลตการพิมพ์เช็คใน Excel และสร้างเช็คในรูปแบบ PDF แล้ว ขั้นตอนคือการยืนยันว่ากระดาษและหมึกที่คุณต้องใช้ตรวจสอบกับเครื่องพิมพ์ที่คุณอยู่แล้ว มี. ถ้าไม่ คุณต้องไปซื้อเครื่องพิมพ์ใหม่

เมื่อคุณพิมพ์เช็คไปยังเครื่องพิมพ์ เช็คจะต้องใช้กระดาษที่หนักกว่าที่คุณใช้สำหรับการพิมพ์ทุกวัน ตัวอย่างเช่น, ธนาคารแห่งอเมริกา กำหนดให้เช็คบนกระดาษที่มีข้อกำหนดดังต่อไปนี้:

• ขนาดระหว่าง 7.75 x 2.75 นิ้ว และ 8.75 x 3.667 นิ้ว
• ระหว่าง 24 ปอนด์ และ 44 ปอนด์ น้ำหนัก
• เม็ดกระดาษวิ่งในแนวนอน

ข่าวดีก็คือคุณสามารถ ซื้อกระดาษเช็ค ที่ตรงตามข้อกำหนดของธนาคารส่วนใหญ่ ไปที่ร้านขายอุปกรณ์สำนักงานใกล้บ้านหรือซื้อของทางออนไลน์ และตรวจดูให้แน่ใจว่ากระดาษนั้นเข้ากันได้กับเครื่องพิมพ์ประเภทที่คุณมี

คุณไม่สามารถดำเนินการตรวจสอบผ่านเครื่องพิมพ์โดยใช้ตลับหมึกมาตรฐานได้ ธนาคารต้องการ การรู้จำอักขระหมึกแม่เหล็ก หมึกหรือโทนเนอร์สำหรับเช็ค หากคุณกำลังพิมพ์บนเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ท คุณต้องใช้หมึก MICR ในขณะที่พิมพ์เช็คบนเครื่องพิมพ์เลเซอร์ต้องใช้ผงหมึก MICR

หากคุณวางแผนที่จะพิมพ์เช็คเงินเดือนจาก Excel คุณควรใส่ใจกับข้อกำหนดของธนาคารเกี่ยวกับหมึกด้วย ด้วย Bank of America คุณไม่สามารถใช้โหมดพิมพ์สองด้านเพื่อพิมพ์เช็คของคุณได้ หากเช็คเงินเดือนของคุณเป็นแบบสองด้าน ด้านหลังจะต้องพิมพ์ด้วยหมึกที่ไม่ใช่ MICR หากคุณใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะด้านความปลอดภัยเพื่อป้องกันการปลอมแปลง เช่น ลายน้ำหรือสารเคมี ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการพิมพ์ของคุณเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับของธนาคารปลายทาง